數位工作不是省時間，而是在有限時間內做更多事情

2019/06/12閱讀時間約 8 分鐘

有時候我們以為手持智慧型手機、指間不離筆電，就是高效能人士的形象，他們往往能透過一堆神奇的數位工具，省下非常多的時間來愜意地享受生活；但反觀自己，忙了一天手機訊息仍是跳個不停，似乎永遠都有做不完的工作，這才是現代人的真實寫照。

畢竟我們只有一顆腦袋、一雙拳腳，想要借助數位工具快速搞定工作其實並不難，但真正的關鍵，應該是讓這些工具與你的生活步調契合，以達到真正的「效率」；因此我認為「高效率」的重點不是在「省時間」，而是能在同樣、甚至更有限的時間內，做好比一般人更多的事情。

多說無益，下面我就用自己一天的作息來舉例吧。

你的一天，其實從前一晚就開始了

我們的一天，並不始於早上睜開眼睛的那一刻，而是從前天晚上闔眼前就開始了。我會在就寢前把隔天要做的事情想一遍，然後記在跟時間有關的數位工具上；我推薦你用「Google 日曆」與「Google Tasks」，若是 Apple 用戶的話，可以跟我一樣用原生的「行事曆」+「提醒事項」。

在記錄工作任務的時候，建議這樣分類：

有明確的「開始」與「結束」，能形成一個時間區段的任務，用「Google 日曆 / 行事曆」來管理。
僅有「開始時間點」，屬於單項具體任務的工作，記在「Google Tasks / 提醒事項」上。

因此你的行事曆上只會有「13:00～14:30：與 OOO 開會」這樣的行程，而不會有「19:30 - 19:32：買香蕉」（誰會買 2 分鐘的香蕉？）這種單項具體的任務請記到備忘錄清單上並設定一個提醒就好。

若使用「Google 日曆」的網頁版，它一次整合「日曆」與「Google Tasks」在同一個介面，當你在右欄的輸入待辦清單後，如果有指定截止日也會直接幫你標注在日曆上，非常方便！

【Tips】設定日曆時請適當的留彈性時間，建議每個行程之間至少空出 10-15 分鐘；千萬不要把自己的日程塞得滿滿，因為你永遠不知道上一個會議會不會 delay。

起床後，用知識來醒腦！

我通常 06:30 前起床，第一件事情是戴上耳機聽 Podcast（播客）這類的聲音媒介學習平台，早上非常適合用聲音來醒腦，邊聽邊享用早餐，也能前往健身房，既鍛鍊體力，也提升腦力；如果喜歡用觀看方式學習的話，也可以用 YouTube 到《CrashCourse》，這是我覺得非常棒的知識型頻道。總之晨間我會盡量不讓自己刷 FB、LINE 等容易上癮的社交 App、或是打遊戲。

【Tips】如果你是用 iOS 系統，可以直接在 Apple 官方的「Podcast」App 上聆聽免費節目；而不論是 iOS 還是 Android 用戶，我推薦使用《得到》，這是中國「羅輯思維」出品的知識服務應用，但專欄課程多半要收費。

通勤中，邊整理筆記邊思考

通勤途中是最好整理思緒的時刻，我會建議盡量搭大眾交通工具而不要自己駕車，不僅找停車位麻煩，你的雙手還會被束縛住，錯失很多用手機高效整理筆記與思考的機會。

我會把上午聽到、看到的內容用筆記軟體記錄下來，紀錄的時候至少寫一句自己的想法，讓這個靈感嵌入在腦海中；我推薦使用 Evernote、Bear、OneNote 這些第三方筆記軟體，它們大多不會受限於 PC / Mac / Android / iOS 等系統，並能將你所有的知識與靈感都保存在雲端上。

會議中，無紙化與同步協作

開會是每個人都會經歷的工作環節，這邊先不探討「怎麼開一場高效率的會議？」，而是讓所有人在會議中高效的交流資訊與想法；我認為最好的方式是採用「雲端協作」；我推薦 Google Docs、Dropbox Paper、Notion 這類的雲端文件服務，它們有下面三個好處：

能跨作業系統、平台的同步文件資料。
所有成員皆能同時協作一份文件，不用寄來寄去。
能追蹤與檢視個別成員的意見與修改過程。

用雲端文件的好處是不會因為電腦系統與格式不同，就無法開啟別人傳給你的檔案；同時大家能在同一份文件中協作，你會看到隔壁的小美很認真的輸入，然後自己的螢幕上即時跳出⋯⋯她打錯字了。

【Tips】使用雲端協作文件開會時，建議只讓 1-2 個人有編輯權限負責會議記錄，其他人則用 Comment（備註）功能將意見附在指定的文字上，避免大家重複編輯亂成一團。

工作中，應對無時無刻的訊息

每次點開同事的 LINE 群組，迎面而來的是一大坨的貼圖⋯⋯把重要的訊息都給洗下去了；又或是當你想回覆老闆工作進度時，瞥見女友的訊息：「北鼻今天晚上要鼻要吃鍋鍋～來接偶。」不知不覺就開始聊起要不要吃海某撈啊？工作什麼的全都拋在腦後了。我們的日常聯繫已經離不開社交軟體，因此我建議將工作與私人的通訊管道直接分離：

（一）重要的工商事務，請用 E-mal

重要的工商事務切記不要用社交軟體，尤其是涉及到交件期限、修改項目、合約等商業溝通，請一定要用 E-mail 留存重要紀錄，並 CC、BCC 你的同事；關於怎樣寫好一封商務信件，可以看我之前過的《為什麼對方不回我的信？人人必學的職場郵件攻略法》文章。

（二）團隊內部交流，不要用 LINE

像 LINE、FB Messenger 這類的通訊軟體有「貼圖」的設計，且往往會跟私人訊息混雜到讓你超容易分心；我建議團隊內部改用 Slack、Telegram 這兩款相對比較少人用、但功能非常齊全的通訊軟體，與私人社交做區分。

我滿推薦 Slack 的，它能針對專案或是團隊開群組（Channel），另外能將單一群組設定暫時靜音，不怕被同事訂飲料的閒聊打擾；在交流過程中還能很方便的用「Pin」功能，將重要的訊息與資料釘起來，方便隨時查看。

【Tips】私人社交中，我建議不要快速回覆那些「不重要的訊息」，因為這並不會讓你顯得很高效率，反而會讓人覺得你無時無刻都很閒；回覆別人時也盡量說：「我查看一下行事曆。」讓對方覺得你很重視這次會面，同時你也尊重自己的時間。

下班前，把你的桌面清空

我建議所有的文件與資料除了電腦中存一份，也要同步上傳到雲端檔案夾，可使用 Google Drive、Dropbox、OneDrive 這類的雲端服務，它們能將你的檔案同步到手機中隨身帶著走，你不再需要用 USB 整天拔拔插插，或是擔心咖啡灑到電腦上歐買尬資料通通消失。另外檔案管理平時一定要養成幾個好習慣：

（一）替檔案取好名稱：

建議用「180829_專案名稱」這樣的結構來命名，且用檔案夾管理檔案分層時，盡量不要超過三層；因為一層一層的點開，就像拆驚喜包一樣麻煩，如果你的檔案有上百個，要找一份陳年老檔你會翻到起肖的。

（二）用電腦的文件「搜尋」，取代手動翻找：

這也是為什麼我們要命名好檔案的原因，每次想到檔案它老人家，請用電腦自帶的搜尋文件功能，以「關鍵字」召喚檔案，取代手動點選檔案夾一層一層翻找。

（三）保持電腦桌面淨空：

最後，桌面是「正在執行的專案」暫置處，而不是用來堆積所有資料的地方；別以為資料通通堆在桌面這樣拿取最快，如果有 40-50 份檔案夾、文件、試算表、簡報，那不就跟玩踩地雷一樣刺激？凌亂的桌面也會讓經過的同事感覺你不太可靠⋯⋯會不敢把重要工作交到你手上。

每次都要 5-10 秒才能找到自己要的文件，還不能看到美美的桌布，何必呢？