數位工作不是省時間，而是在有限時間內做更多事情
更新於 2021/07/29閱讀時間約 8 分鐘
有時候我們以為手持智慧型手機、指間不離筆電，就是高效能人士的形象，他們往往能透過一堆神奇的數位工具，省下非常多的時間來愜意地享受生活；但反觀自己，忙了一天手機訊息仍是跳個不停，似乎永遠都有做不完的工作，這才是現代人的真實寫照。
畢竟我們只有一顆腦袋、一雙拳腳，想要借助數位工具快速搞定工作其實並不難，但真正的關鍵，應該是讓這些工具與你的生活步調契合，以達到真正的「效率」；因此我認為「高效率」的重點不是在「省時間」，而是能在同樣、甚至更有限的時間內，做好比一般人更多的事情。
多說無益，下面我就用自己一天的作息來舉例吧。
你的一天，其實從前一晚就開始了
我們的一天，並不始於早上睜開眼睛的那一刻，而是從前天晚上闔眼前就開始了。我會在就寢前把隔天要做的事情想一遍，然後記在跟時間有關的數位工具上；我推薦你用「Google 日曆」與「Google Tasks」，若是 Apple 用戶的話，可以跟我一樣用原生的「行事曆」+「提醒事項」。
在記錄工作任務的時候，建議這樣分類：
- 有明確的「開始」與「結束」，能形成一個時間區段的任務，用「Google 日曆 / 行事曆」來管理。
- 僅有「開始時間點」，屬於單項具體任務的工作，記在「Google Tasks / 提醒事項」上。
因此你的行事曆上只會有「13:00～14:30：與 OOO 開會」這樣的行程，而不會有「19:30 - 19:32：買香蕉」（誰會買 2 分鐘的香蕉？）這種單項具體的任務請記到備忘錄清單上並設定一個提醒就好。
【Tips】設定日曆時請適當的留彈性時間，建議每個行程之間至少空出 10-15 分鐘；千萬不要把自己的日程塞得滿滿，因為你永遠不知道上一個會議會不會 delay。
起床後，用知識來醒腦！
我通常 06:30 前起床，第一件事情是戴上耳機聽 Podcast（播客）這類的聲音媒介學習平台，早上非常適合用聲音來醒腦，邊聽邊享用早餐，也能前往健身房，既鍛鍊體力，也提升腦力；如果喜歡用觀看方式學習的話，也可以用 YouTube 到《CrashCourse》，這是我覺得非常棒的知識型頻道。總之晨間我會盡量不讓自己刷 FB、LINE 等容易上癮的社交 App、或是打遊戲。
【Tips】如果你是用 iOS 系統，可以直接在 Apple 官方的「Podcast」App 上聆聽免費節目；而不論是 iOS 還是 Android 用戶，我推薦使用《得到》，這是中國「羅輯思維」出品的知識服務應用，但專欄課程多半要收費。
通勤中，邊整理筆記邊思考
通勤途中是最好整理思緒的時刻，我會建議盡量搭大眾交通工具而不要自己駕車，不僅找停車位麻煩，你的雙手還會被束縛住，錯失很多用手機高效整理筆記與思考的機會。
我會把上午聽到、看到的內容用筆記軟體記錄下來，紀錄的時候至少寫一句自己的想法，讓這個靈感嵌入在腦海中；我推薦使用 Evernote、Bear、OneNote 這些第三方筆記軟體，它們大多不會受限於 PC / Mac / Android / iOS 等系統，並能將你所有的知識與靈感都保存在雲端上。
會議中，無紙化與同步協作
開會是每個人都會經歷的工作環節，這邊先不探討「怎麼開一場高效率的會議？」，而是讓所有人在會議中高效的交流資訊與想法；我認為最好的方式是採用「雲端協作」；我推薦 Google Docs、Dropbox Paper、Notion 這類的雲端文件服務，它們有下面三個好處：
- 能跨作業系統、平台的同步文件資料。
- 所有成員皆能同時協作一份文件，不用寄來寄去。
- 能追蹤與檢視個別成員的意見與修改過程。
【Tips】使用雲端協作文件開會時，建議只讓 1-2 個人有編輯權限負責會議記錄，其他人則用 Comment（備註）功能將意見附在指定的文字上，避免大家重複編輯亂成一團。
工作中，應對無時無刻的訊息
每次點開同事的 LINE 群組，迎面而來的是一大坨的貼圖⋯⋯把重要的訊息都給洗下去了；又或是當你想回覆老闆工作進度時，瞥見女友的訊息：「北鼻今天晚上要鼻要吃鍋鍋～來接偶。」不知不覺就開始聊起要不要吃海某撈啊？工作什麼的全都拋在腦後了。我們的日常聯繫已經離不開社交軟體，因此我建議將工作與私人的通訊管道直接分離：
（一）重要的工商事務，請用 E-mal
重要的工商事務切記不要用社交軟體，尤其是涉及到交件期限、修改項目、合約等商業溝通，請一定要用 E-mail 留存重要紀錄，並 CC、BCC 你的同事；關於怎樣寫好一封商務信件，可以看我之前過的《為什麼對方不回我的信？人人必學的職場郵件攻略法》文章。
（二）團隊內部交流，不要用 LINE
像 LINE、FB Messenger 這類的通訊軟體有「貼圖」的設計，且往往會跟私人訊息混雜到讓你超容易分心；我建議團隊內部改用 Slack、Telegram 這兩款相對比較少人用、但功能非常齊全的通訊軟體，與私人社交做區分。
【Tips】私人社交中，我建議不要快速回覆那些「不重要的訊息」，因為這並不會讓你顯得很高效率，反而會讓人覺得你無時無刻都很閒；回覆別人時也盡量說：「我查看一下行事曆。」讓對方覺得你很重視這次會面，同時你也尊重自己的時間。
下班前，把你的桌面清空
我建議所有的文件與資料除了電腦中存一份，也要同步上傳到雲端檔案夾，可使用 Google Drive、Dropbox、OneDrive 這類的雲端服務，它們能將你的檔案同步到手機中隨身帶著走，你不再需要用 USB 整天拔拔插插，或是擔心咖啡灑到電腦上歐買尬資料通通消失。另外檔案管理平時一定要養成幾個好習慣：
（一）替檔案取好名稱：
建議用「180829_專案名稱」這樣的結構來命名，且用檔案夾管理檔案分層時，盡量不要超過三層；因為一層一層的點開，就像拆驚喜包一樣麻煩，如果你的檔案有上百個，要找一份陳年老檔你會翻到起肖的。
（二）用電腦的文件「搜尋」，取代手動翻找：
這也是為什麼我們要命名好檔案的原因，每次想到檔案它老人家，請用電腦自帶的搜尋文件功能，以「關鍵字」召喚檔案，取代手動點選檔案夾一層一層翻找。
（三）保持電腦桌面淨空：
最後，桌面是「正在執行的專案」暫置處，而不是用來堆積所有資料的地方；別以為資料通通堆在桌面這樣拿取最快，如果有 40-50 份檔案夾、文件、試算表、簡報，那不就跟玩踩地雷一樣刺激？凌亂的桌面也會讓經過的同事感覺你不太可靠⋯⋯會不敢把重要工作交到你手上。
結語：高效率不是追求全面數位化
在工作上的效率達到極致，並不代表你在整段生命中能獲取最高的效益。
我一直都把這句話放在心裡，這不是什麼「政治正確」或「心靈雞湯」的話，真的沒有必要事事都追求高效，或以為什麼東西都能用數位工具來搞定，有時候我也會偷懶一下、或刻意慢下來，我把這稱作「合理的懶癌釋放」。
再次重申，「效率」這件事不是你節省了多少時間能去休息、追劇、打 Game，而是能在有限的時間內，做好比一般人更多的事情；盡量讓重複、無聊的瑣事外包給數位工具，將自己的腦袋與時間留下來思考，並珍惜身邊重要的人、事、物，久而久之你自然會成為一位「快樂又超有效率」的人。
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*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
剛出社會的時候，很常在各種 Podcast 或 YouTube 甚至是在朋友間聊天，都會聽到各種市場動態、理財話題，像是：聯準會降息或是近期哪些科
徵的就是你 🫵 超ㄅㄧㄤˋ 獎品搭配超瞎趴的四大主題，等你踹共啦！還有機會獲得經典的「偉士牌樂高」喔！馬上來參加本次的活動吧！
大家好 我是不男孩
做過服務業的同仁們，應該都知道，工作過程中，除了奧克這種惱人的生物外，另一個就是老闆這個變異種了。
本書的作者：中島 聰，正是大家都有用過滑鼠的右鍵與左鍵點兩下和拖放功能的發明者！
他也是微軟 Window95 的發明人，有聽過/用過這個作業系統的人，現在應該算是老人了吧（汗）
這本書講了很多在微軟工作關於軟體開發的事情，很適合軟體工程師看。不過裡頭提到很多管理時間的方法，倒是很適合普羅大眾應用
有人留言給我說：「我以為你是全職部落客不用上班！」我說：「我只是在家接案，不工作是要吃土嗎？」看來有一天要寫「上班」跟「工作」這兩個名詞的說明。但原則上我基本上不把我可以用來糊口的那些事視為「工作」，或者更準確地說：「我把工作視為我的生活，而不是工作！」
身為一個在家工作十多年的自由工作者，每次看到那種要求自己在家工作要學會「自律」或是「規律」（紀律）安排時間的說法，就感到被約束和被框架而覺得心的不自由。倒也不是說自由工作者不需要在時間上有所規劃，而是不需要用這種有規範性的詞𢑥來限制在家工作時可自由支配的時間。
根據統計，台灣單單在台北市就有數百家共同工作空間（Co-working space）。雖然「共同工作空間」時常跟新創圈連結在一起，事實上並不必然一定跟創業有關。共同工作空間的原始定義，是提供辦公空間讓不同的個別工作者（或團隊）共同工作，並於過程中交流或創發新的合作可能。
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