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Remote Work 遠距工作的時間與任務管理

2020/03/31閱讀時間約 5 分鐘
人生有這麼簡單就好啦
如我上一篇文章「Remote Work 遠距工作的兩個實用技巧」所提,遠距工作缺少上司、同事、辦公室隔間等外力約束,我們容易被懶惰的本性牽著走,能少做事就不會多做(可能我自己特別懶啦)。要想在缺少直接壓力的情況下,依然如期完成工作,就得確切掌握自己的節奏才行。
遠距工作三年來,我在生產力工具的輔助下,逐步建立一套時間與任務管理方法,今天就來和大家分享。本文不討論團隊溝通協作,純粹以工作者自身出發,來討論遠距工作時間與任務管理。
掌握「生產力時數」
我認為一切要從「計時」開始。時間是最寶貴的資產,如果你平常會記帳,看自己怎麼花錢,那你更應該計時,看自己把時間花去哪裡。
遠距工作這三年來,我習慣用 toggl 記錄自己每天在幹嘛。toggl 就像有分析功能的碼表,使用者可以自行定義 project,用 timer 紀錄每個 project 花費的時間,後台可以直接看報表,這些功能免費版都有涵蓋,對個人工作者而言已經夠用。
toggl :https://toggl.com/
把時間分配變成圓餅圖的那一刻非常療癒
我什麼都計,吃飯、睡覺、搭車,當然沒有瘋狂到連上廁所 30 秒都要按碼表,但就算明知自己在賴床、看 YouTube 看 Netflix,我全部都計,像記帳一樣鉅細彌遺,而且「完全誠實、不帶批判」。唯有如此,才能了解真實的自己,我必須知道自己在放鬆多久後會產生罪惡感而跑去工作,做了多久之後需要放鬆來平衡一下,才有辦法依據自身狀態安排任務。
大概計時三個月之後,我就發現自己的行為模式,比如:我每天要睡 7 小時,如果沒睡飽,我一定會無法克制地用更多時間補償,因此不可能犧牲睡眠提高產能;更重要的是,我掌握了我的「生產力時數」。
安排「可行的」To-Do List
一天 24 小時當中,人究竟可以專注多久?一般來說辦公室工作時間至少 8 小時起跳,但是回想那些在會議室、茶水間、樓梯間、便利商店徘徊的片刻,再問自己一次:在辦公室的時間裡,真正專注於工作的時數有多少呢?
根據我的時間紀錄,我一天能專注工作的時間大概是「6 小時」,硬要擠也頂多 7-8 小時,超過的話效率會大幅下降。我把這 6 小時當作我的「生產力時數」,用在工作、開會等需要聚精會神的任務上。
事實上就算我想做更多,也拿不出更多精力,因為人的注意力是有限度的。To-Do List 應該是來幫助我們,不是來唱衰我們的,有多少「生產力時數」就做排多少待辦事項,否則也只是給自己徒增壓力。
但是也不要跟我說你一天生產力時數只有 2 小時,你不是無尾熊。
我習慣用 Todoist 把接下來 5–7 天的待辦事項一次排好,用優先順序標記每天早上、下午、傍晚、晚上的行程,每個時段以「2小時」為單位安排任務,每完成一項就消滅一項。Todoist 的 UI 設計非常直觀,如果要調度任務,只要拖曳或更改 due date,非常靈活。
通常我會在專注工作六小時後,做點別的事來平衡身心,比如這樣搭配:「工作 6 小時+整理房間 1 小時+運動 1 小時」。運用上一篇的方法,轉換空間或創造儀式在事項之間切換狀態,將工作量控制在生產力時數內,完成工作後仍有餘力生活,再次進入工作狀態時才不會疲乏。
Todoist: https://zhtw.todoist.com/downloads
當你把待辦事項清完,todoist 還會恭喜你
番茄鐘、蘋果鐘,能幫助自己都是好鐘
許多人效法唐鳳使用「番茄鐘工作法」,不過對我而言「專注工作 25 分鐘、5 分鐘專心休息」實在切得太細了,讓我如坐針氈。要想操作小番茄,得像唐鳳這樣累積 20 年的遠距工作功力,就像 @許明恩 說的,初學者從大番茄開始也無妨,重點是要「做得到」。
其實方法都是次要,我認為最根本的是「自我覺察」的能力。我不是一個天生有紀律的人,厭惡鬧鐘、課表、死線、打上班卡等逼迫我非得在某個時間點做某件事的規範;直到我有意識地觀察自己的行為,我才明白自己並不是天生懶散,我只是被放進不適合自己的框架裡,只要找到自己的節奏,還是可以高效產出。
最後總結幾個問題,讓大家在安排時間與任務的時候有所依據:
  • 觀察你的生產力時數:你工作超過幾個小時之後,會開始有透支的感覺?
  • 如何切分工作,分配在生產力時數之中,對你而言最舒適?
  • 你是否太心急,想一口氣完成很多事而預支自己的生產力時數?如何安排優先順序,來避免寅吃卯糧?
  • 你的工作量是否遠超出你的「生產力時數」?哪些工作項目在侵蝕你的時間?能否透過優化工作方法,或與同事協調解決?
文末不忘再說一次:遠距工作依然是在工作,只是因為少了辦公室帶來的約束力,不用浪費時間刷存在感,可以集中精力做事。趁著這波疫情衝擊,建立一套屬於自己的時間與任務管理方法,無論之後有沒有回到辦公室,相信都能受用。

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