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Remote Work 遠距工作的時間與任務管理
更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
如我上一篇文章「Remote Work 遠距工作的兩個實用技巧」所提，遠距工作缺少上司、同事、辦公室隔間等外力約束，我們容易被懶惰的本性牽著走，能少做事就不會多做（可能我自己特別懶啦）。要想在缺少直接壓力的情況下，依然如期完成工作，就得確切掌握自己的節奏才行。
遠距工作三年來，我在生產力工具的輔助下，逐步建立一套時間與任務管理方法，今天就來和大家分享。本文不討論團隊溝通協作，純粹以工作者自身出發，來討論遠距工作時間與任務管理。
掌握「生產力時數」
我認為一切要從「計時」開始。時間是最寶貴的資產，如果你平常會記帳，看自己怎麼花錢，那你更應該計時，看自己把時間花去哪裡。
遠距工作這三年來，我習慣用 toggl 記錄自己每天在幹嘛。toggl 就像有分析功能的碼表，使用者可以自行定義 project，用 timer 紀錄每個 project 花費的時間，後台可以直接看報表，這些功能免費版都有涵蓋，對個人工作者而言已經夠用。
toggl ：https://toggl.com/
我什麼都計，吃飯、睡覺、搭車，當然沒有瘋狂到連上廁所 30 秒都要按碼表，但就算明知自己在賴床、看 YouTube 看 Netflix，我全部都計，像記帳一樣鉅細彌遺，而且「完全誠實、不帶批判」。唯有如此，才能了解真實的自己，我必須知道自己在放鬆多久後會產生罪惡感而跑去工作，做了多久之後需要放鬆來平衡一下，才有辦法依據自身狀態安排任務。
大概計時三個月之後，我就發現自己的行為模式，比如：我每天要睡 7 小時，如果沒睡飽，我一定會無法克制地用更多時間補償，因此不可能犧牲睡眠提高產能；更重要的是，我掌握了我的「生產力時數」。
安排「可行的」To-Do List
一天 24 小時當中，人究竟可以專注多久？一般來說辦公室工作時間至少 8 小時起跳，但是回想那些在會議室、茶水間、樓梯間、便利商店徘徊的片刻，再問自己一次：在辦公室的時間裡，真正專注於工作的時數有多少呢？
根據我的時間紀錄，我一天能專注工作的時間大概是「6 小時」，硬要擠也頂多 7-8 小時，超過的話效率會大幅下降。我把這 6 小時當作我的「生產力時數」，用在工作、開會等需要聚精會神的任務上。
事實上就算我想做更多，也拿不出更多精力，因為人的注意力是有限度的。To-Do List 應該是來幫助我們，不是來唱衰我們的，有多少「生產力時數」就做排多少待辦事項，否則也只是給自己徒增壓力。
我習慣用 Todoist 把接下來 5–7 天的待辦事項一次排好，用優先順序標記每天早上、下午、傍晚、晚上的行程，每個時段以「2小時」為單位安排任務，每完成一項就消滅一項。Todoist 的 UI 設計非常直觀，如果要調度任務，只要拖曳或更改 due date，非常靈活。
通常我會在專注工作六小時後，做點別的事來平衡身心，比如這樣搭配：「工作 6 小時＋整理房間 1 小時＋運動 1 小時」。運用上一篇的方法，轉換空間或創造儀式在事項之間切換狀態，將工作量控制在生產力時數內，完成工作後仍有餘力生活，再次進入工作狀態時才不會疲乏。
Todoist: https://zhtw.todoist.com/downloads
番茄鐘、蘋果鐘，能幫助自己都是好鐘
許多人效法唐鳳使用「番茄鐘工作法」，不過對我而言「專注工作 25 分鐘、5 分鐘專心休息」實在切得太細了，讓我如坐針氈。要想操作小番茄，得像唐鳳這樣累積 20 年的遠距工作功力，就像 @許明恩 說的，初學者從大番茄開始也無妨，重點是要「做得到」。
其實方法都是次要，我認為最根本的是「自我覺察」的能力。我不是一個天生有紀律的人，厭惡鬧鐘、課表、死線、打上班卡等逼迫我非得在某個時間點做某件事的規範；直到我有意識地觀察自己的行為，我才明白自己並不是天生懶散，我只是被放進不適合自己的框架裡，只要找到自己的節奏，還是可以高效產出。
最後總結幾個問題，讓大家在安排時間與任務的時候有所依據：
- 觀察你的生產力時數：你工作超過幾個小時之後，會開始有透支的感覺？
- 如何切分工作，分配在生產力時數之中，對你而言最舒適？
- 你是否太心急，想一口氣完成很多事而預支自己的生產力時數？如何安排優先順序，來避免寅吃卯糧？
- 你的工作量是否遠超出你的「生產力時數」？哪些工作項目在侵蝕你的時間？能否透過優化工作方法，或與同事協調解決？
文末不忘再說一次：遠距工作依然是在工作，只是因為少了辦公室帶來的約束力，不用浪費時間刷存在感，可以集中精力做事。趁著這波疫情衝擊，建立一套屬於自己的時間與任務管理方法，無論之後有沒有回到辦公室，相信都能受用。
請給我一個愛心，我會覺得很溫暖❤️
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台北出生台北長大，難以滿足的溫室小孩。
19歲在紐約探險，23歲在歐洲流浪，27歲在上海見世面， 現在醉心於台灣的山林與海洋，努力實踐數位遊牧的生活型態。
熱衷於各種表達方式：寫作、旅行、跳舞、說故事。我不知道要表達多少才會滿足，可能永遠不會滿足吧？
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本篇參與的主題活動
疫情之初，人們囤積衛生紙；疫情之未，雲端服務業囤積伺服器；6 月 15 日解封的加州將面臨缺人、缺工、缺料及物價爆漲的後疫情之亂⋯⋯而這背後都有一些共同的原因。
數位遊牧生活一年多前因疫情危機被迫停止，我在巴拿馬體驗了六個月封城。一年多後的今天，我剛剛打完疫苗第二劑，此時我沒有興奮，只有鬆一口氣。若你覺得現在未來充滿未知，我想與你分享我和新冠肺炎相處一年多來的總結：「與其等待恢復自由那一天的到來，倒不如現在就開始練習與疫情共存。」
全國升級為三級警戒，不知道大家還好嗎？突然改成在家上班/上課，是不是有些不習慣，或是手忙腳亂呢？今天法科暫時不聊劇，先來跟大家分享一下，自己在國外居家上班/上課超過一年後，所歸納出的三個提升居家生活的小提案。
這週因為疫情的關係，公司開始實習遠距工作後，除了拜讀網路上已經有多年經驗的文章之外，可以藉這個機會嘗試使用新工具也算是我很喜歡的環節。以下就簡單的分享這幾天發現的好玩工具，雖然不一定在公司內部能推行起來，但至少有一個機會開始讓大家願意去摸索不一樣的東西。
最近因為疫情升溫，愈來愈多朋友必須在家工作、孩子也得在家遠距上課，維持正常作息時間，定時工作／上課或休息，變得非常重要。
有朋友說可在家中播放學校鐘聲來維持作息，這真是好主意，但要怎麼讓鐘聲按時自動響起呢？如果你家有 Apple TV、HomePod，就可以用下方的步驟，自動在設定的時間於指定的裝置
被瘟疫趕鴨子上架的遠端工作，在矽谷竟意外地玩出了火花。現在各大公司都食髓知味，紛紛開始計劃玩更大的下一步。以後的職場會不會只剩下一張書桌和電腦？
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數位遊牧生活一年多前因疫情危機被迫停止，我在巴拿馬體驗了六個月封城。一年多後的今天，我剛剛打完疫苗第二劑，此時我沒有興奮，只有鬆一口氣。若你覺得現在未來充滿未知，我想與你分享我和新冠肺炎相處一年多來的總結：「與其等待恢復自由那一天的到來，倒不如現在就開始練習與疫情共存。」
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『居家工作者』需要的自律，與強力的時間管理
這一套方法，適合所有居家工作的人使用，尤其適合『運用零碎時間累積工作的人』，例如：家庭主婦、作家、藝術家、自由接案SOHO族……等等。
你只需要兩本記事本：一本使用你習慣的格式就好，另外一本請選把一天可使用時間都列出來的工作日誌。
我建議使用紙本筆記，
在我的一天工作中，我採用了一種獨特的工作與休息間歇式交替流程，每個工作單位為70分鐘。其中，深度工作持續50分鐘，然後休息20分鐘。這種方法讓我一天能完成300分鐘的深度專注工作。
▋深度工作的秘密
這種間歇式工作的秘密在於，我在深度工作50分鐘前，會先確定這段時間的目標產出。這樣做能幫
會不會有時候只是想要簡單的快速影片去背,剛好電腦沒有安裝適合的影片剪接軟體呢?pinokio這網站提共大量的AI小工具,只要安裝他在桌面,立即可獲最新的AI工具,並且他隨時更新最新版本,省下大量爬文搜尋時間,正適合不會程式的使用者一鍵無腦享受AI帶來的便利與快速。
這次介紹裡面一個好用的小工具"R
我的每個工作單位是70分鐘。
其中，深度工作50分鐘以後，就要休息20分鐘。
這種工作與休息間歇式交替的流程，
是我一天能完成300分鐘深度專注的秘密。
深度工作50分鐘開始前，
我就會已經確定好這50分鐘的目標產出是什麼。
這個規定能有效幫助我的身心靈預期產出，
許多企業主公開宣布要再次推動員工「回到辦公室」。不過一項新調查顯示，高層預期遠距工作模式將會持續成長。事實證明員工更喜歡遠程工作，相關科技也不斷改進。對於混合工作模式來說，生產力並未因此損失。儘管媒體標題可能強調回到辦公室的趨勢，但高層領導人預計，未來五年內，混合工作和完全遠程工作，都將繼續增加。
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