經過了幾次的一頁紙課程中與實際操作者的討論互動,我發現有幾種問題是比較難利用短時間來說明清楚,所以我想利用這篇文章來釐清一些使用上的困惑與解決方式
1. 主要任務有順序嗎?
主要任務當然有優先次序的考慮,比如說新產品上市活動中,活動的預演就不太可能發生在預定場地這個任務的前面,對嗎?
裝潢房子也一定是先打地基,然後泥水才能施作,木工才能進去,木工可以在泥水施作前進去嗎??恩有時候可以,如果你蓋的是木屋…
所以大都數的案子是有先後順序考量的,當然你也可能會遇到某些案子你認為不需要考慮,沒錯!如果有這樣的案例我也很歡迎你分享給我,讓我也共同成長!
2. 任務進度可以知道完成百分比嗎?
在一頁紙的原始設計中是頃向越簡單越好的,後來我們把時序中的狀態改成用空心圓、實心圓、實心紅燈分別表示預計、已完成、出問題.一般專案的執行過程中,這三種現象已經足表示專案目前的狀態.
但如果你是很注重專案執行百分比的人,你也可以如圖示所用的方法在一頁紙中加入你對進度的表示方法,如果能對你所處的產業,有更為直觀的閱讀體驗,那就真的不用拘泥在某種形式中.
在一般的專案報告上,我還是比較傾向選擇原始版,因為對主管或老闆而言,任務只有分完成跟沒有完成,完成了多少%很少是老闆會關心的事項,而標示出問題的紅燈只是提醒你要針對紅燈進行說明,如果有需要老闆或主管協助也請適時的提出,不要等到最後專案該產出成果的時候,你才兩手一攤,說做不出來.
3. 品質要求與主要任務應該怎麼一起看
最近常遇到有參與討論者不清楚在同一個時間下品質怎麼與任務去做連結,以這張圖中間的紅色線為例子,在當週期下一共有15個任務+5個品質目標應該怎麼做連結呢?
我們來仔細看看,在這個週期下有進行或預備進行的任務應該只有三個分別是3製作活動企劃書4預定場訂5製作與確認EDM,往下呢則有五個品質要求A確認活動企劃與目標一致B EDM吸引人願意參加C設計物吸引人D新聞稿夠吸引人E預演與上市精彩,我們把任務跟品質進行mapping你會發覺,3製作活動企劃書與A確認活動企劃與目標一致是可以對的起來,所以我們就可以利用A確認活動企劃與目標一致這個品質要求來衡量3製作活動企劃書的這項任務在品質上是否讓人滿意,其他的兩項也可以用此方法衡量,如下圖
後面會陸續將使用上最容易碰到的問題增加上來,希望對每個使用一頁紙進行專案管理及匯報的人會有更大的幫助!
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