文件優先，效率至上

2021/06/28閱讀時間約 4 分鐘

亞馬遜「文件優先」的文化，在業界已算是廣為人知。大家從科技媒體聽到的只有「開會前先讀文件」這樣的重點而已，但其實「文件優先」的文化不只是讓會議的效率更高，更讓亞馬遜的工作產出比其他人有著更高的完成度。

在亞馬遜中，要開會是一定要先有文件的，沒有文件的話是不能開會的。這個文化的落實程度，是已經融合在工作系統中的。當預約了會議室後，系統會直接附上表單，供預約者去撰寫這次會議中，與會者所需要看的文件。文件的格式不管是「6頁式(Six Pager)」還是「新聞稿/常見問答(PR/FAQ)」，基本上都是在描述一個問題的環境或來龍去脈，裡面也可以含有一些圖表，重點就是要讓與會者能有效的掌握問題的聚焦範圍。最有趣的不是文件長什麼樣子，而是文件怎麼被使用。會議一開始就是約10–30分鐘的閱讀時間，即便文件再怎麼長，內容最多就是6頁。與會者再怎麼多，也一定會排入足夠的閱讀及討論時間，閱讀時間就是會議時間的一部分。

作者是在AWS Container Service的資深工程師，以他在亞馬遜以外的工作經驗，他花不少時間寫好的會議文件，通常是3個下場:

沒人真的讀過文件，他得在會議中全部重新解釋一次。
雖然有人讀過文件，但他們是在會議前一天或前一小時讀的，所以有些細節已經模糊。
有人讀過文件，而且能在會議前提出問題，並在信件來回中進行問答。

最多的當然是第一項，當然這也是最沒有效率的那種會議。

在文件優先的會議模式下，作者分析了以下幾個最大的好處:

主持人在解釋問題的過程，不會再那麼緊張。而且整個問題描述，所提供的資訊，要討論的題目都會比較完整且不帶偏見的。
由於與會者是用「自己語調」在讀取資訊，所以比較不會受主持人的口音，語速或肢體動作所影響理解程度。
文件是「不插電」的，沒有需要投影機，設定臨時異常，或是解析度不佳的問題。
有豐富的產品文件資源在每次開會中產出，不只是產品最終給用戶看的文件，或是產品演化的歷史，都有完整保存下來的記錄。
在文件能提前釋出的前提下，即便沒辦法準時與會，與會者也可以自己先行閱讀，再於正式討論的時間加入即可，而不會無法參與討論。
由於是在討論前才讀文件，所以與會者對問題的背景，自己的觀察及可能的解決方案都是最清晰的狀態。

對想導入「文件優先」的企業來說，最大的技術困難點可能就是寫作。工程式一向不善於有效的表達他們面對的問題及自己的想法，這造成他們和他人溝通上很大的障礙。在亞馬遜有許多內訓課程，來教導工程師們怎麼成為一個好的文件寫作者。這樣的文化薰陶及要求下，就像Steve Yegge在「你應該寫博客」裡不斷強調的，對工程師的實力養成有莫大的助益。

作者曾經被導師這麼告誡:「如果沒有文件，事情就沒有”完成”」。就像開會這件事，在沒有文件的情況下不能進行，是一樣的道理。文件在產品思維(Product Thinking)上也提供了更多面向，也更深度的思考。在他的職涯中，雖然他已不親自實作功能，但來自於他自己的想法，用戶的反饋，都會將其文件化，討論，實質的對產品造成影響。即便是一些小的靈感，功能試作，或是要迭代的目標上，也都是先有文件才有實作的。僅管文件的寫作是一件不容易的事，閱讀更不會是有趣的事，但文件一直都是重要決策的重要部分。

亞馬遜在遠距工作的基礎一直非常紮實，除了許多方便的通訊工具及架構設計以外，很大一部分也來自於「文件優先」的文化。許多時區不同的工作者，基本上都是仰賴完整的文件，在非同步的狀況下以最有效率的狀況進行討論。大家也都有一致的共識: 因為大家都投入了時間，所以更不要浪費別人的時間。

小結

在之前寫過的「「遠距辦公」的效率不是來自於方式，而是態度」中，其實就發現到「文件」其實是知識工作者一種工作態度表現。在看到亞馬遜決定用API串連公司內部所有服務，造就了後續「外銷」的AWS服務產品後，再深入看看它們「文件優先」的開會要求，就不會覺得那麼驚世駭俗了。會而必議，議而必決，大家沒有同樣的問題背景，沒有足夠的知識素材，又要怎麼做得到呢？開會前花30分鐘很浪費時間？花了一個鐘頭卻無有效共識的結果，我想是更貴，也令人喪氣的結果。

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