高效生產｜ClickUp 超實用教學 : 多功能視覺看板與自動化團隊協作工具
更新於 2021/07/10閱讀時間約 8 分鐘
身為一名PMO(專案管理辦公室)的成員，外加對細節和美觀有點龜毛個性的我，一直在尋覓能夠同時管理大量專案+客製化專案資訊+高度自動化管理的專案管理工具，最！重！要！的是價格不能太貴，畢竟人家在公司屬於成本單位🥺
有鑑於ClickUp 2017年才創立，2020年剛完成A輪與B輪投資，網路上的使用教學非常少，但我真的非常喜歡與推薦，因此決定來寫一系列的使用教學與心得，歡迎各位共同交流與學習！
本篇將會分五個部分介紹：
(一) 為什麼激推ClickUp? -化繁為簡才能提升效率
(二) 基本架構介紹 -運用層級管理專案
(三) 快速檢視多種View -依據團隊需求協作專案
(四) 專案欄位客製化 -專案細節一覽無遺
(五) 流程自動化 -告別手動整理專案資訊
(一)為什麼激推ClickUp?
管理大量專案+客製化專案資訊+高度自動化管理
ClickUp的核心價值是希望透過「節省時間來提升生產效率」，例如：當我們想同時使用甘特圖(Gantt)與看板(Kanban)時，不能單只使用Trello，需要額外找其他平台來符合團隊多種協作需求，或者另外找插件，在不同應用程式交替使用的過程，無形中浪費許多時間；即使是Jira有符合多種View在同一平台，也需要User自行重新建立資料；Notion則是以筆記本用途為主，缺少許多專案管理的要素。
ClickUp完美解決了這些問題，它支援多種不同的View，包含最基本的表格(Table)、甘特圖(Gantt)、看板(Kanban)和行事曆等，User可依據不同利害關係人(stakeholder)或團隊需求，快速轉換檢視模式，並且可以像Excel一樣簡易快速的客製欄位，一鍵產生，完全不需要有程式能力，是專案管理者的一大利器。
最後，ClickUp還提供RPA(Robotic Process Automation 機器人流程自動化)，徹底把減少時間、化繁為簡做到極致，還有甚麼理由不開始使用ClickUp呢。
(二)基本架構介紹
ClickUp的層級架構共分為5+2層
【5大架構】
Workspace > Space > List > Task > Subtask > To Do List【2項分群】
Folder：將List歸類分群
Checklist：將To Do List歸類分群
Workspace
可依據不同需求開設Workspace進行管理，特別注意跨Workspace的資訊基本上是不具流通的特性，建議想同時瀏覽整間公司或部門不同專案的話，都開在同個Workspace底下。
【層級架構總覽 | 實際案例分享】
■ Space：部門
■ List：部門專案
■ Task：專案任務
ClickUp可依據點選左側工具欄Space、Folder、List，右側畫面分別呈現部門(Space)全部的Task或僅呈現單一專案(List)專案的Task，如下：
若想更細節看到任務(Task)的任務細節(Subtask)，也可以選取右上方的「subtask」勾選「Expand All」，瀏覽所有專案的任務細節，如下：
Subtask層級下繼續展開，管理所有專案細節
ClickUp最厲害的地方就是可以展開許多層級，並且具備完整的功能，從List/Task/Subtask皆有客製欄位與對話框(Chat)的功能，可以針對不同的任務項目進行即時溝通。
Subtask層級至少可以開到7層，完全夠用，絕對不輸Notion
每項Subtask底下還可以建立To Do List或Sub-Subtask，並且利用Checklist進行分類，請特別注意在To Do List的層級只能指派(Assign)人、勾選是否完成，並不能再持續展開下去或建立截止日期(Due Date)等其他細節資訊的功能。
(三)快速檢視多種View
因應不同部門或專案的屬性，甚至各種利害關係人的使用習慣，ClickUp提供共有13種View來管理專案(不定期持續增加中)，能在任何時候快速依據需求開啟、釘選與移除，甚至可以選擇個人檢視(Personal View)，避免不同人設置太多View，影響團隊協作的簡約性。
我最常使用的如下：
■ 清單 List：基本默認選項
■ 看板 Board(Kanban)
■ 表格 Table
■ 甘特圖 Gantt
■ 工作量 Workload
這邊也特別推薦：
■ 心智圖 MindMap
■ 行事曆 Calendar
ClickUp介面最上方，可自由選擇不同的View做切換，清單(List)則是系統一開始便默認的檢視選項。
這裡直接秀上幾個大家常會用到管理專案的View
(四)專案欄位客製化
相信許多人都曾因為不同的專案管理工具提供的欄位限制，無法將所需的專案資訊有效的整理到系統上，只能另外使用Excel來進行整理。即使少數有提供客製化功能的工具，多少都需要會點程式語言，對於非工程師的使用者來說，完全是雪上加霜。
ClickUp除了不同的View外，還能夠自行增減欄位，從專案起訖日、收入成本、各種檔案欄位與標籤(Tag)都有。
利用Formula高度客製化欄位
更狂的是還有公式(Formula)客製化，相當於把Excel的功能搬上來，完全能讓主管或專案經理(PM)，可以精心的分析與計算專案的狀態。
利用釘選客製化欄位創建基本資訊
從List層級開始，可以點選旁邊的「・・・」選擇「Custom fields」，客製專案所需的填寫的基本資訊，有效列管不同部門或專案。
在「Custom fields」被釘選的客製欄位，在每次開啟新的Task或Subtask時，都會附有基本資訊的表格，甚至會強制填寫才能創立，有效杜絕資訊混雜的情況。
(五)流程自動化
ClickUp也提供簡易的RPA(Robotic Process Automation 機器人流程自動化)，讓我們在建立或更新專案資訊時，能立即牽一髮動全身，不用花太多時間手動更新具關聯性的資訊。
自動化的設計，除了是不會程式語言管理者的福音，也讓我們感受到ClickUp一再強調的化繁為簡，減少時間浪費增加產能，讓專案管理能夠告別無效的溝通與繁瑣的資訊文件，把時間聚焦在真正重要有價值的事情上面。
工欲善其事，必先利其器
在尋找適合的專案管理工具的過程中，需要假設許多不同的部門與專案情境進行測試與評估，本篇 ClickUp 超超實用教學 是我在測試使用ClickUp時的精隨，希望能幫助到還在尋找合適工具或已經準備開始使用ClickUp的你。
若時間允許，還想要跟各位分享更多關於ClickUp好玩的功能，包含儀錶板(Dashboard)、自動化進階篇(Automation)、敏捷管理(Scrum)等，若你喜歡我的文章請不吝給我愛心，我才有動力繼續把這系列寫下去😊
若時間允許，還想要跟各位分享更多關於ClickUp好玩的功能，包含儀錶板(Dashboard)、自動化進階篇(Automation)、敏捷管理(Scrum)等，若你喜歡我的文章請不吝給我愛心，我才有動力繼續把這系列寫下去😊
若喜歡這篇文章或這類的分享，歡迎愛心💕或收藏📂，給我一點鼓勵，並分享給有興趣的朋友有任何建議，歡迎寄信聯絡我：hua.palace@gmail.com
9會員
11內容數
職場觀察｜出差旅遊｜自我成長 | 食書喫文 | 鑑影賞劇 | 高生產力工具
💼 科技業 · 亞太區市場營銷經理
🧬 高壓工作 · 深度旅遊 · 廣涉生活
💌 whorkation@gmail.com
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
徵的就是你 🫵 超ㄅㄧㄤˋ 獎品搭配超瞎趴的四大主題，等你踹共啦！還有機會獲得經典的「偉士牌樂高」喔！馬上來參加本次的活動吧！
隨著理財資訊的普及，越來越多台灣人不再將資產侷限於台股，而是將視野拓展到國際市場。特別是美國市場，其豐富的理財選擇，讓不少人開始思考將資金配置於海外市場的可能性。
然而，要參與美國市場並不只是盲目跟隨標的這麼簡單，而是需要策略和方式，尤其對新手而言，除了選股以外還會遇到語言、開戶流程、Ap
文：柚子貍
這個禮拜podcast節目中，談到了「半手愛心」。「半手愛心」顧名思義就是指只有前面救的動作，但愛心做一半，後面治療跟收養就理直氣壯的塞給私人中途善後。這個話題其實蠻具爭議性的，因為也有人認為，這總比看到受傷、受虐、甚至被遺棄的毛孩，卻完全置之不理，讓牠自生自滅好吧？！.
有網友聽完節
大家最近好嗎?
全國的三級警戒延長至6/14，可能有些人已經開始在家工作了，今天跟大家分享五個在家工作仍能維持產出的方法。
1.整理床鋪
因為我的工作桌就在床旁邊，喔～看著它是不是不禁會想上去躺一躺，告訴你千萬別這麼做，因為床是用來休息，不是來工作的！
所以一早要先做的事情就是「整理床鋪」，把
這個世界如此美好，值得人們為它奮鬥。我只同意後半句。
－海明威
手機悅耳的鈴聲和鬧鐘如萬針穿腦，直鑽耳膜的聲響，讓我們從床上彈起，匆忙的哄小孩出門上學，趕著到公司上班。
進到辦公室，看到桌上一堆文件，打開電腦塞滿許多待辦清單，手機的line叮咚叮咚的響，老闆和客戶又要交代事情了。快快快
活用九宮格高效筆記法，提高工作與生活的效率
無論您是學生或上班族，說到做筆記這件事，我想大家應該都不陌生吧？做筆記聽起來雖然很簡單，但其實箇中的學問也真不少，光從坊間居然有多達上百本有關各種筆記術的書籍，便可知道社會大眾對於做筆記的需求有多麼殷切了！
試想如果您有機會參加一場講座或會議，會怎樣做筆記
氣溫下探的這幾天早晨，總在溫暖的被窩中游移掙扎，到底該繼續倒頭大睡，還是要下床開始一天的行程安排？眼看新年假期結束，我翻開筆記本，年初寫下的文字似乎在提醒我：「越自律越自由」，是時候上軌道，開啟自律的一年了！
船曳美也子。2015。聯經出版。陳嫻若譯。
推薦給：
女醫師寫的東西也是最懂女人的答案！而且她都用生理學的角度去描述，真令我滿意！還有「進化心理學」的這個詞，真是一個面對現代人生活的一針見血的良方之一啊！
佳句摘錄
P55
理智明知道自己必須減肥，可是眼睛忍不住會飄向擠滿鮮奶油的蛋糕上。為什麼
產業地位概述： 國內規模最大之高爐水泥與爐石粉生產及廢棄物處理之專業公司。
徵的就是你 🫵 超ㄅㄧㄤˋ 獎品搭配超瞎趴的四大主題，等你踹共啦！還有機會獲得經典的「偉士牌樂高」喔！馬上來參加本次的活動吧！
隨著理財資訊的普及，越來越多台灣人不再將資產侷限於台股，而是將視野拓展到國際市場。特別是美國市場，其豐富的理財選擇，讓不少人開始思考將資金配置於海外市場的可能性。
然而，要參與美國市場並不只是盲目跟隨標的這麼簡單，而是需要策略和方式，尤其對新手而言，除了選股以外還會遇到語言、開戶流程、Ap
文：柚子貍
這個禮拜podcast節目中，談到了「半手愛心」。「半手愛心」顧名思義就是指只有前面救的動作，但愛心做一半，後面治療跟收養就理直氣壯的塞給私人中途善後。這個話題其實蠻具爭議性的，因為也有人認為，這總比看到受傷、受虐、甚至被遺棄的毛孩，卻完全置之不理，讓牠自生自滅好吧？！.
有網友聽完節
大家最近好嗎?
全國的三級警戒延長至6/14，可能有些人已經開始在家工作了，今天跟大家分享五個在家工作仍能維持產出的方法。
1.整理床鋪
因為我的工作桌就在床旁邊，喔～看著它是不是不禁會想上去躺一躺，告訴你千萬別這麼做，因為床是用來休息，不是來工作的！
所以一早要先做的事情就是「整理床鋪」，把
這個世界如此美好，值得人們為它奮鬥。我只同意後半句。
－海明威
手機悅耳的鈴聲和鬧鐘如萬針穿腦，直鑽耳膜的聲響，讓我們從床上彈起，匆忙的哄小孩出門上學，趕著到公司上班。
進到辦公室，看到桌上一堆文件，打開電腦塞滿許多待辦清單，手機的line叮咚叮咚的響，老闆和客戶又要交代事情了。快快快
活用九宮格高效筆記法，提高工作與生活的效率
無論您是學生或上班族，說到做筆記這件事，我想大家應該都不陌生吧？做筆記聽起來雖然很簡單，但其實箇中的學問也真不少，光從坊間居然有多達上百本有關各種筆記術的書籍，便可知道社會大眾對於做筆記的需求有多麼殷切了！
試想如果您有機會參加一場講座或會議，會怎樣做筆記
氣溫下探的這幾天早晨，總在溫暖的被窩中游移掙扎，到底該繼續倒頭大睡，還是要下床開始一天的行程安排？眼看新年假期結束，我翻開筆記本，年初寫下的文字似乎在提醒我：「越自律越自由」，是時候上軌道，開啟自律的一年了！
船曳美也子。2015。聯經出版。陳嫻若譯。
推薦給：
女醫師寫的東西也是最懂女人的答案！而且她都用生理學的角度去描述，真令我滿意！還有「進化心理學」的這個詞，真是一個面對現代人生活的一針見血的良方之一啊！
佳句摘錄
P55
理智明知道自己必須減肥，可是眼睛忍不住會飄向擠滿鮮奶油的蛋糕上。為什麼
產業地位概述： 國內規模最大之高爐水泥與爐石粉生產及廢棄物處理之專業公司。