方格精選
PM中的航海王-資料整理達人
閱讀時間約 6 分鐘
我看著A君整理的報告，驚嘆的問：「你這種分類方式是誰教你的？」
「這真的是經驗。」A君認真的看著我說。
「不、不只是經驗．．．」我搖搖頭：「絕對還有一套知識架構在你腦中。」
我看過很多資料整理達人，看完他們整理完畢的資料，我心中都有一種感覺：
「奇怪！這條路根本就是顯而易見的存在，怎麼我都沒注意到．．．」
「奇怪！這條路根本就是顯而易見的存在，怎麼我都沒注意到．．．」
這裡說的資料整理指的不是擁有固定的資料庫、然後整理出既定的格式那類的工作；那類工作當然有其專業，甚至對工具的熟練度要求很高。
這裡想討論的是針對PM常遇到的開放式問題（Open Questions），必須自己去找相關的資料回來整理爬梳。
我總是覺得這些資料整理達人〈Data Insight Manager〉就像是PM中的航海王，
一片片將破碎的航海圖拼湊起來，讓藏寶圖的水路自動浮現出來。
自己畫出寶藏位置的藏寶圖
相當可惜的是，在藏寶圖的水路透過PM的巧思浮現出來之前，並沒有任何人知道是否有寶藏？以及寶藏位置在哪裡？
資料整理是有順序的、呈現有意義的資料大致上可以根據以下的做事順序來達成：
資料整理是有順序的、呈現有意義的資料大致上可以根據以下的做事順序來達成：
- 寶藏位置＝要解決的問題
偉大的航道、一望無際的海洋，無論是多有經驗的水手PM都無法整理出一份人人可用的藏寶航海圖，因為每位尋寶者心中的寶藏完全不一樣；有人想找到珠寶黃金、有人需要一片肥沃的土地、有人尋求沒有地震的古老地殼．．．
所以資料整理的第一步：
根據尋寶者〈當然有時候就是PM本身〉的需求、即我們整理這份資料是為了「找出」有什麼需要解決的問題來定義出寶藏位置，然後根據寶藏位置附近的地理環境、搜集相關的資料。
例如我們直覺過去的專案管理方式效率可能有改善的空間，那我們就應該針對專案管理方式所用到的工具、搭配團隊跟產生的結果去搜集資料。而不是一頭熱就馬上去研究最新的專案管理方法。
根據尋寶者〈當然有時候就是PM本身〉的需求、即我們整理這份資料是為了「找出」有什麼需要解決的問題來定義出寶藏位置，然後根據寶藏位置附近的地理環境、搜集相關的資料。
例如我們直覺過去的專案管理方式效率可能有改善的空間，那我們就應該針對專案管理方式所用到的工具、搭配團隊跟產生的結果去搜集資料。而不是一頭熱就馬上去研究最新的專案管理方法。
此時你心中一定在想：那第二步就是「搜集」相關的資料了吧？
- 知道使用這份藏寶圖的人開的船跟知識水準
修豆麻ㄉㄟˋ，資料整理的第二步其實是去探知尋寶者的知識水準。航海圖的標示有最基礎的、有超專業的；有前後左右標示的、有術語縮寫的。尋寶者要看得懂，資料整理才有意義。
世上沒有哪類型式的資料整理一定較其他類型相對專業，
只有針對使用者需求跟程度設計出來的資料整理才是專業！
接下來的第三部分對於如何找出要解決的問題跟對於已定義好的問題要建議解決方法〈Solutions〉都有幫助。
每條水路都要評估「承擔風險」跟「沿途總獲益」
當我們圍繞著我們標示的寶藏位置去拼湊藏寶圖水路時，很可能會發現以下幾種狀況：
- 根本沒有路可以到達那樣的地方
- 只有一條路可以達到
- 不只一條路可以達到
剛進行資料整理的PM很容易在這個階段以為找出一條水路是最重要的，但根據我的經驗是：以上三種狀況都同樣重要！
也許比較沒經驗的PM會認為以上三種狀況不就是廢話嗎？要嘛找得到路、要嘛沒有路、就這麼簡單！
我說三種狀況都同樣重要的理由是：那是一套知識架構。
當你發現根本沒有存在水路〈方法〉找到這樣的寶藏〈需求〉，那同樣是很重要的資料，未來我們可以省了非常多的資源在尋找這樣的可能性，當然，這是在環境與參數都沒改變的前提下。
那至於為何定義只有一條路跟一條以上的路很重要呢？
因為那事關你願意花多少成本去達到這樣的需求目的，當成為世界第一只剩打敗所有人這條單一的路，我相信你會全心全意打造最強悍的船跟招募最強的水手，不惜所有成本，如果成為世界第一的回饋是無限大。
我想這時你也會回顧我所提到的資料整理第二步，確認一下尋寶者開的船跟程度。
因為那事關你願意花多少成本去達到這樣的需求目的，當成為世界第一只剩打敗所有人這條單一的路，我相信你會全心全意打造最強悍的船跟招募最強的水手，不惜所有成本，如果成為世界第一的回饋是無限大。
我想這時你也會回顧我所提到的資料整理第二步，確認一下尋寶者開的船跟程度。
但如果有多種選擇方法都可以達到寶藏位置〈達成需求〉，那你需要的是花較多心力去評估每條水路的「承擔風險」跟「沿途總獲益」。然後就會自然地浮現出一條最佳的航海路線。
有沒有發現在第三步的步驟裡，我已經不太重視是否找出了一條水路。
資料整理最大的失誤莫過於把應有多種達成方法的目標，在發現第一條方法後就固執地認為只有一種方法，然後不計成本去追尋那個回饋有限的寶藏。
真正的困難點將會是評估承擔風險跟沿途總獲益，這裡先留個坑，我們未來再來談談怎麼評估風險跟獲益吧。
當你學會了這種思維，那會是一種「反脆弱」的人生思維，你會很輕易的把PM工作上的所學應用到你的人生之中，相信我、那會是相當美妙的體驗跟人生經營方式。
當你學會了這種思維，那會是一種「反脆弱」的人生思維，你會很輕易的把PM工作上的所學應用到你的人生之中，相信我、那會是相當美妙的體驗跟人生經營方式。
資料的呈現方式
有關資料的呈現方式，我相信講得比我好的人比比皆是，而且說實話，我也覺得PM不需要用到太難以理解的格式來呈現資料。以下列出我認為PM常用的兩個格式跟他們出現的時機：
矩陣型表格【Matrix】
使用時機：適用於多種方法的比較、且「比較要素」已萃取過，易於呈現風險與效益評估。
畫龍點睛：每個方法的最後一欄加入行動〈Actions〉，以尋寶者容易順手完成的小事出發，有投入沉默成本的事項比較容易讓尋寶者有參與感，也容易完成它。
樹狀圖【Tree Diagram】
使用時機：適用於浮現「全局觀」的思考邏輯，很好讓大家理解篩選過後的全貌，期望能迅速「借到大家的時間跟腦袋」。
畫龍點睛：利用粗線條或顏色凸顯我們建議的最佳方法。
資料整理跟簡報的差異？
剛剛提到的資料整理跟簡報〈Presentation〉的差異：
我認為最大的差異是資料整理都是針對「事實」的呈現，必須自行對藏寶位置定位，利用事實的整理讓需要解決的問題浮現出來，屬於PM邏輯思考中的「Why」。
我認為最大的差異是資料整理都是針對「事實」的呈現，必須自行對藏寶位置定位，利用事實的整理讓需要解決的問題浮現出來，屬於PM邏輯思考中的「Why」。
而簡報裡卻會包含「更多的資訊」，從事實類的資料、個人意見跟預設提問等去探討如何做是對聽眾最好的方案，屬於PM邏輯思考中的「How」。
我刻意把資料整理這篇文章都統一用「資料」兩個字來寫作、避免用「資訊」這兩字來混淆讀者。
我刻意把資料整理這篇文章都統一用「資料」兩個字來寫作、避免用「資訊」這兩字來混淆讀者。
- 資料＝事實
- 資訊＝資料、立場以及預設疑問
下次我們再來談談升官三訣竅裡的第二點：簡報〈Presentation〉
商科PM是擁有十餘年以上經驗的IC設計業PM主管，如果覺得我的文章有一點點幫助，請記得按下追蹤跟給我個愛心鼓勵喔。 這裡的文章跟資料主要是為了以下需求所設計、歡迎追蹤跟轉發（請務必標示出處）
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