疫情的關係，許多人開始轉變成遠距工作，但在溝通上有個痛點是，少了語氣、表情、肢體動作，該怎麼精準表達，又不過度強硬咄咄逼人。這也是我一年前，轉為遠距接案後一開始的煩惱，發送文字前，常打了又刪，刪了又打。後來慢慢摸索出幾個關鍵，幫助我能快速打出有禮貌，又不拐彎抹角的得體文字。
1.簡短本身就是粗暴的命令句，記得寫長一點
在文字溝通上，追求的是立場清楚、意圖輕處，但語氣尊重禮貌。
對比以下，哪一種說法，你看完能感受到自己被尊重？
｜6/1文件必須完成，謝謝
｜根據工作的進度，再請你於6/1將文件上傳到雲端，讓我們團隊後續可以接手處理，感謝
第一種說法，文字簡短，儘管打字者本身沒有意圖，下命令，但讀者看來就像一種權威式的話語。
而第二種說法，將前因後果立場表明清楚，訴諸原因，讓人更心安情願的配合安排。
想寫出禮貌的文字，避免劈頭就跟對方說結論，請他照做，記得將一句話，變兩三句話寫，像對方交代事情的始末，他會更樂意配合。
2.用關心做為開頭
少了在辦公室的閒聊時間，每一次文字溝通都以工作為主，容易讓彼此感情更疏遠冷漠，但人跟人之間共識，最重要的就是信任感，所以想順暢溝通，文字不是單純目的導向的，也需要有感性、溫暖的成分在。
有時在發送訊息，我會在談工作前，簡單關心一下對方的狀況。
｜看到你昨天半夜還在打文件，還好嗎？辛苦了....
｜你提的企劃我覺得蠻好的，期待之後的成果......
不知道大家有沒有訊息恐懼症，看到訊息時，心想真煩，又有問題要處理，但如果在訊息的開頭，有更多關心，是否就能讓彼此不再抗拒焦慮。
3.用問句提問
再追問對方時，其實本意很簡單，只是想確認進度，但如果只打「東西好了嗎？」
容易讓人聯想到，一邊翻白眼，一邊爆氣的情緒，除非你真的就是在爆氣，這樣表達完全沒問題。
但如果你沒有生氣，只是想施加點壓力、確認進度，或因為是對老闆不太好意思催促，可以參考以下的問句模式。
｜是不是忘了？需要協助嗎？
｜我記得明天是交付日，對嗎？進度還順暢嗎？
｜上次提到要給xx的文件，你還在處理中嗎？
問句是比直述句更有後勁的句型，不正面說破，讓對方自己想辦法，如此就能避開兇巴巴的語氣，同時能了解到該項工作的進度。
補充
1.句末結尾，表示出歡迎討論
在報告或詢問後，最後給出開放式的態度，讓對方知道溝通是可雙向，而非上對下，無討論空間的。
｜歡迎留言或電話討論，期待你的建議
｜有任何回饋，我們可約時間會議討論
2.加點表情符號，讓人更安心
加點表情符號的習慣，是從和一位業主接洽後的習慣，他是小有知名度的KOL，初期溝通我內心頗緊張，但每當看到他在謝謝後面加個 「 : ) 」我就安心多了，從那之後若碰到少見面，新接觸的人，在文字溝通時，我都會補上 : )。
｜謝謝
｜謝謝 : )
只差一個笑臉，但能讓對方更確定，你是真的在說謝謝，而不是 謝 謝 歐。
記得文字越短，越有力道，但不論是對上、對平行、對下，儘管是訴求、期待對方配合完成，把一句話，變成兩三句話講，都能讓讀者的感受更舒服。
希望這篇文能幫助到你，在文字溝同時，邁過自己內心的小劇場，文章看到此，幫我動動手指按個愛心，追蹤一下，是我寫下去的動力 : )
