【超閱讀觀點28】做好簡報檔不等於成功的簡報，做簡報前該知道的八件事。《如何幫雞洗澡》
「要怎樣才能做好簡報？」
這是一個很常見的問題，但這個問題中的「簡報」，通常指的是「PPT（或Keynote）」，也就是說，問的是「如何做好PPT？」
一場成功的正式會議，最重要的是要爭取與會人員的認同，達成共識並促成行動。因此，簡報中的PPT（或Keynote）固然重要，但絕對不是全部。舉凡簡報的目的、簡報前的溝通、聽眾掌握、場地檢查、簡報中的問答，都是影響簡報、會議成敗的至要關鍵。
《如何幫雞洗澡》書名看似很鬧，其實是作者小時候參加簡報比賽時，真的帶了一隻雞，向評審簡報「如何幫雞洗澡」的故事而來，當然雞不像簡報一樣溫馴可操控，作者在簡報過程中雖然歷經許多突發狀況，不過最終仍獲得評審一致好評。
不過這本書要強調的是，它所指的簡報，主要是以商務簡報而言。TED跟賈伯斯的演講很棒，但把結局留在最後，或是賣關子的方式，比較不適用商務簡報，作者也不建議模仿。
除非你是賈伯斯。
西恩看完後，整理出以下八點重點，提供大家參考。
- 做好簡報的第一步，先問自己是不是非做簡報不可？
- 簡報的目標為何？
- 了解聽眾的屬性
- 提要報告的重要與必要性
- 成功簡報背後看不見的努力-預先推銷
- 成也資料敗也資料
- 你害怕ＱＡ時段嗎？
- 簡報的研究
做好簡報的第一步，先問自己是不是非做簡報不可？
要打造精彩的簡報不是一件容易的事，一旦決定做簡報，包含簡報故事構思、找出關鍵數據、雕琢文稿內容等，必須花費許多時間，因此如果可以不做簡報，就可以達成目的，那就可以把節省下來的時間拿來做更有意義的事。
而需要做簡報的時機，有需要大家做決定時、需要支援時、必須讓大家了解某個狀況時與老闆需要你做簡報時；不該做簡報的時機，則有可以改用其他更簡便的方式傳遞訊息時、尚未有明確建議時、大家意見不合時
簡報的目標為何？
「簡報不就是先擬好草稿後、再依據草稿插入適當的頁面，然後組合好順序嗎？」
看起來沒錯，但這就陷入最常見的簡報製作誤區，如果簡報只是把事實跟資料蒐整好，那只是一份沒有價值的簡報。因此，一開始必須要先釐清會議重點為何？要傳遞的訊息為何？討論的目標是什麼？想要聽眾達成何種行動？
「先找出訊息，言詞自然隨之而來」--羅馬共和國傳奇演說家加圖（Cato）
了解聽眾的屬性
找出目標觀眾偏好
每個人都是獨一無二，想要用同一份簡報打動所有人是不可能的事。簡報前，必須要清楚掌握目標觀眾，他們喜歡大團體或是小團體簡報？是讀者型還是聽者型？他們信任誰？他們的思維模式為何？才能在一開始立於不敗之地。
了解其優先重點
另一方面，要考量的是目標觀眾與簡報主題的關係，除了了解主題的重要性、觀眾的目標，以及觀眾已經知道了多少資訊等面向外，最重要的是，要知道觀眾是否心中已經有了定見。如果觀眾反對你的立場，那簡報就要把可能選項的優缺點都列出，才能找出最適合的結論；如果觀眾贊成你的論點，那就可以儘速談到簡報者的建議。
提要報告的重要與必要性
就商業簡報而言，提要報告的重要性在於，聽眾可能來自各部門，都有自己的事情要處理，因此能抓住聽眾注意力的時間有限，在一開始就以一頁左右的提要報告，陳述簡報重點，包含建議事項，除了可以讓聽眾先了解簡報的精華外，更重要的是，如果一開始就能獲取聽眾的認同，那麼自然在後的簡報中，遭遇的阻力會大幅縮小。
成功簡報背後看不見的努力-預先推銷
如果你的簡報是涉及跨部門的議題，但是與會人員是在正式會議上才第一次看到簡報內容，那會發生怎樣的狀況？
眾人提出的疑問、質疑與建議，可能就會讓簡報的評價大打折扣。
要避免這樣的狀況，可以先預先推銷，優點在於可以掌握眾人的立場，並且集思廣益，如果有反對意見的話，可以藉此機會了解原因，想辦法消弭，並在這過程中，讓大家感受到尊重。比較好的做法是在正式會議幾天前，甚至前一週，先安排小型會議，在了解大家的看法後，徵詢與會人員的建議，在正式會議前消除疑慮，並採納建議，確保正式會議時，簡報能更加順遂。
成也資料敗也資料
出色的簡報通常會以數據資訊最為基礎，有了強而有力的資料作為支撐，簡報才能令人信服。
不過也因此，在數據資訊運用上要更加小心，除了要考量所引用的數據，對自己簡報相關主張是否能形成強而有力的支撐外，更要注意資訊的來源是否具公信力，是否有誤，才不會反而讓觀眾提出質疑。
書中也提出實驗結果顯示，複雜的分析具有強化論點的效果，人只要遇到數理公式，就會覺得研究特別嚴謹，有助於提升簡報公信力。但在實際運用這些複雜資料前，必須先向觀眾解釋。另一方面，簡單的數據則因計算過程前顯易懂，因此容易贏得大家的信任。簡單與複雜數據各有其優缺，端看簡報內容決定如何運用。
你害怕ＱＡ時段嗎？
商務簡報與TED演講一個不同的地方是，通常會允許提問。
觀眾提問不見得都是壞事，不過如果能掌握清楚問題與答案，那自然更能夠化阻力為助力。
要預防突如其來問題的方式，最積極的作為，是在簡報前先預測觀眾可能會提出的問題，並先琢磨如何應對，如果已經確定某些重點是觀眾必定會提出的問題，那與其等觀眾問，可以先點明問題說明。
在解答過程中，務必要先仔細聆聽問題到最後一句一字，好好聽清楚問題，一來不至於會錯意，二來表示對提問者的尊重。在聽完問題後，可以重述一次問題，盡可能完整回答，一併提供數據，強化論述，並在回答過程中，觀察提問者的反應。
但如果遇到不知如何回答的犀利問題呢？
可以用婉轉措辭。比如不確定的數據，可以用「接近多少」取代精準數據，在會議結束查明後發電子郵件給對方說明。
另一方面，可以請對問題更有研究的其他人代答，如果真的不知道，那麼坦誠以對，說明「不清楚答案，會在會議結束後查明並回覆」，也是一個答案。
簡報的研究
書中提出幾個與簡報有關的實驗結果，非常有意思。
一、簡報內容用字艱深，不會讓觀眾覺得簡報者比較聰明。
二、人們喜歡複雜，但複雜卻不容易引發人們做出決定。從簡報角度來看，聽眾可能會希望你提出更多的資訊與細節，但過於龐雜的簡報，不容易取得大家的共識、促成行動。
三、人碰到難讀的東西會覺得它特別難，如果簡報呈現上，讓觀眾覺得不好懂，會引發抗拒心態。
西恩後見
在看《如何幫雞洗澡》過程中，前面有許多各界推薦好評，原以為這本書是在講如何製作簡報，但其實更多是在講「製作簡報檔」以外的事，而這也是最為大家所忽略的。
以前西恩會認為，「要如何講好簡報」，但看更多簡報相關書後，發現其實應該是要從講者角度，轉化成聽者的角度，從「要如何講好簡報？」變成「什麼是聽眾關心的重點？」
西恩想起，前陣子在臉書上看到一位追蹤的攝影師，提到回學校上課時，第一節課間休息時，學生反應講的內容不是他們想要的，攝影師因而為此動怒，好在第二節課即時做了調整，也讓反應活絡起來。
如果我們努力準備，卻不是對方要的，這過程中所花費的時間與精力也就白費，而中間所產生的落差，就可能讓原本好的結果走向壞的結局。
簡報就跟平常與別人應對進退一樣，很多時候，出發點都是好的，但中間呈現方式不對了，結局就可能不符預期。
最後分享書中兩句讓西恩有感的話。
如果想要成功，就不能甘於「不錯」，一定要設法出類拔萃。
簡報是一種不斷循環的過程，而非一次性活動。
如果想要學做好簡報檔的細節，《如何幫雞洗澡》可能不是好選項，除此以外的，都可以在書中找到解答，讓簡報不止於「不錯的簡報」的地步，而達到出色的境界。
西恩的文章都是花費時間閱讀、整理與提出心得，如果喜歡或是覺得有幫助到你，可以日行一善，在下方幫我按五下拍手鼓勵（化讚為賞幫助我）、留言（交流內心想法），或是按愛心（讓我知道有幫助到你），一起用實際行動，營造正向力量：）
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