本書的目標[如何不花費任何功夫和時間,就能輕鬆整理和工作有關的一切事務?]
【整理】
名片整理
- 蓋上當天的日期章
- 拍照放在同一個檔案裏面
- 用橡皮筋綁起來 (把最有印象的放在最上面)
錢包整理
- 背包裡面有固定的東西就放在固定的袋子裡面。
- 找一個錢包放進去每兩個星期需要用的現金。
- 每天固定放$3000NTD 在錢包裡面 (零錢也固定放$100)
- 每天回家清空錢包,零錢放入存錢筒,發票掃描,電子記帳,公帳貼在A4紙上
書架整理
- 減少書架的數量,變成兩個,多的書架放儲藏室。
- 看完的書籍,留下[上下顛倒放],賣出[Tazze上架],放到待售區。
- 從書架拿下來的書籍放回去時要放在書架的最右側。
- 不可以把書橫躺放置。
製作清單,就算工作爆量也不拖延
- 將到終點為主的路線圖寫在筆記本上。
- 詳細分解工作內容,越詳細越能有效果。
- 能消除猶豫和迷惘。
Action: 製作以下清單
- 出差清單(事前 中間 事後)
- 報告製作清單 (準備 寫作 審核 上傳)
- Daily routine 清單
- 報帳清單
【清單】
電腦螢幕周圍不能貼便利貼,因為會分散注意力。
- 將寫有待辦事項的便利貼,貼在筆記本或手帳的封面上。
- 筆記本或手帳要打開,蓋起來才看到便利貼,才不會分心。
(桌面只擺放當時工作需要的東西) (吃完營養品就收起來)
透過分割和集結來清理瑣碎事務
- 分割: 將一連串的工作步驟分割成細項作業,便能得出[這項作業其實可以單獨分開進行]
- 報帳作業
- 寫日記 (早上 中午 睡前)
- 家事
- 集結: 事先找出重要度較低且較瑣碎的作業,另用三到五分鐘的短暫時間,兩項工作之間的空檔時間,或專注力無法持續時處理完畢。
- 掃描發票
製作早晨清單養成好習慣,向拖延說Bye Bye
- 列出早晨起床後十分鐘必須做的事項,製作成一張清單。
- 重點是自己想做的事情和覺得麻煩的是必須同時進行。
- 務必在設計完計時器後,再開始執行早晨清單內的項目
【軟體】
電腦檔案整理
- 將使用頻率高的移到眼睛容易看到的地方,不是放在原本儲存位置。
- 將檔案分成[經常使用]和[不常使用]兩種,單純管理。
- 檔案名[日期-客戶名/主題名-地點]等關鍵字。
手機APP整理
- 主桌面只放置工作上常用的APP。
- 分頁二後依照APP的類型放置。
- 讓你不知不覺就會打開的社群軟體,遊戲APP放在資料夾內,避免在第一階層直接啟動軟體。
【信箱】
- 一封郵件一個主題
- 先回覆能回答的部分,剩下則是告訴對方[之後再回覆您],然後同時寄密件副本給自己。
- [今天真是謝謝您]改成[XX的演講真是謝謝您]
- 發現改變主題之後,先更改主旨在回信。
- 將重要或是有附件的檔案寄到EVERNOTE專屬電郵
社群人脈
筆記
- 利用時間順序管理。
- 在寫有[該做的事項]的頁面上貼上便利貼。
- 當場寫下完成期限的日期。
用[倒序推演法]反推,就能累積大量資訊變權威
- 如果能清楚知道活用資訊的目的,以及蒐集資訊的方向和規則,在蒐集資訊時,資訊自然會呈現已整理過的狀態。
- 當要蒐集全新領域的相關資訊時,請務必在決定目的和規則後,再開始執行作業。
蒐集資訊
- 透過[定點觀測]抓住趨勢。
- 訂定閱讀時間,一封電子期刊只閱讀20分鐘,事先設定好時間。
- 制定保存資訊的流程。看到想收藏的文章,傳到Evernote裡面的[NEWS_CLIP]。