與唐鳳學習開會藝術｜閱讀筆記#1：《唐鳳的破框思考力：關於工作、學習與行動的方法》
2022/10/16閱讀時間約 6 分鐘
再聰明的人都有力有未逮的時候，急著把問題完美解決的結果，就是其他人學不到東西。— 唐鳳，行政院數位政委。
前情提要
前陣子讀完《唐鳳的破框思考力: 關於工作、學習與行動的方法》，這是本非常適合這個世代的書，我們經歷資訊爆炸，遇到越來越多過去以往商學院經典教條與心靈雞湯無法解決的問題，在這樣的前提下，這本書提供一個新的思路。
你是否曾經遇過以下狀況…
裝開放的會議獨裁者
當你提出不同觀點，卻被主持人當成很有意見的異議份子。你希望主持人如果沒有要廣納意見的話，就不要浪費時間開會。相信我，你會希望他去閱讀這本書。
當你提出不同觀點，卻被主持人當成很有意見的異議份子。你希望主持人如果沒有要廣納意見的話，就不要浪費時間開會。相信我，你會希望他去閱讀這本書。
面對情緒發言的頭痛主持人
身為會議主持人，最頭痛有人開始有情緒化發言，你希望他可以成熟的提出一套完整的建設性建議而非純粹發洩。要如何把情緒發言轉成具體意見呢？
身為會議主持人，最頭痛有人開始有情緒化發言，你希望他可以成熟的提出一套完整的建設性建議而非純粹發洩。要如何把情緒發言轉成具體意見呢？
想開會但又怕變成會議馬拉松
你想召開會議搜集更多意見，但你也非常擔心召開一場每個人各抒己見、卻沒有結論的5hr馬拉松會議馬拉松，要怎麼樣召開一場有效益的會議呢？
你想召開會議搜集更多意見，但你也非常擔心召開一場每個人各抒己見、卻沒有結論的5hr馬拉松會議馬拉松，要怎麼樣召開一場有效益的會議呢？
為了解決我自己內心的疑惑，因此參考書的內容，撰寫出這篇文章。
會議前
老套的、先確定會議目的
會需要召開會議的目的不外乎是：
- 共享資訊、工作進度報告：部門大會、Stap-up meeting、W.I.P 等。
- 尋求共識決議：提案並請與會者approve、委員會或預算審核會議。有點畫押的概念。
- 借用眾人之力共思方案：Brainstorming
- 單方面資訊佈達：教育訓練、公司大事（更像宣導秀？）
不同的會議目標，會使邀請的對象、會議進行方式都會不同。
避免雞同鴨講，會議前先確保共同經驗
以共同經驗、體驗事實最為開會前提，才能有效讓會議聚焦。如何營造與會者的共同經驗呢？
- 會議前提供相關會議資料和議程
- 提供討論議題的statkeholder的訪談逐字稿，讓與會者透過事前閱讀進入狀況。（例如：公部門路權案，提供交通部、警察、機車民間協會、機車族等角度的採訪或資料）
- 直接到現場感受情境。唐鳳相信empower people closest to the pain，舉例來說，在參加Uber納法會議前，唐鳳會親自搭乘uber，討論網路買酒管制前，唐鳳會親自試試網路購酒流程。
以上幾個方式都可考慮，最怕的就是前提不一樣。當與會者腦海中的客觀事實無法對齊時，就會各說各話：你在講A、他在講B。因此，先確定與會者有共同經驗，接著會議以「請與會者抒發感受」作為開頭，敘述感受時情緒很容易共鳴，進入同樣脈絡後就會方便後續討論。
在廣告業，我們曾在酒品牌campaign的brainstorming會議前，現場開一瓶威士忌。會議開始時，比起請每個人提出具體行銷方案，改成讓大家分享對這瓶酒的感覺、自己非常難忘的品酒經驗、購買酒經驗等等，後續因此產出了很多很創意。
會議中
掌握會議脈絡：焦點討論法 ORID
唐鳳使用焦點討論法 (Focused Conversation Method, ORID)，引導團隊進行有效溝通。
我認為最難的會是 Interpretive。傳統教育訓練很少這種訓練，讓我們直面感受後、試圖詮釋或進一步分析產生感受的原因，並提出建言，從感性拉回理性。因此一般會議中我們很常看到有人在反覆跳腳陳述感受，或是在第四階段的方案彼此硬碰硬。
由於會議過程中討論是動態的，可以善用便利貼來輔佐：
- 藍色便利貼：議題的事實
- 黃色便利貼：這些事實帶來哪些感受
- 綠色便利貼：這些感受讓大家提出哪些感覺更好的具體建議
- 橘色便利貼：這些具體建議哪些是可行的
這套讓我想到IDEO曾經紅極一時的Design thinking，有異曲同工之妙。
論主持人引導討論的藝術
會議最重要的是讓討論朝向可執行面前進，如果遇到卡關的話，主持人要如何引導呢？唐鳳提供了一些例句：
情境一：當意見不同時，對方要辯個輸贏，陷入情緒化
意見不同時，不需爭論對錯，而可以說：「你有這麼強烈的感受，是不是你觀察的哪一些事實，是不是可以分享這個？」
情境一：當意見不同時，對方要辯個輸贏，陷入情緒化
意見不同時，不需爭論對錯，而可以說：「你有這麼強烈的感受，是不是你觀察的哪一些事實，是不是可以分享這個？」
情境二：對方訴諸情緒，不停的分享感受，無法理性討論時
可引導對方從感性到理性，從感受傾吐進入到分析和詮釋的階段，可以說「形成這個感受的當下，還記不記得是甚麼客觀的事實讓你這樣覺得？」
可引導對方從感性到理性，從感受傾吐進入到分析和詮釋的階段，可以說「形成這個感受的當下，還記不記得是甚麼客觀的事實讓你這樣覺得？」
除了主持人的引導外，也可以透過以下小Tips來幫助會議進行：
Tip1: 讓非專業者擔任會議主題
刻意安排非專業的人擔主持人時，由於他很陌生，因此更願意聆聽大家的想法，而在場的專家也因此必須消化要講的內容，用更淺顯易懂的方式來分享。
Tip1: 讓非專業者擔任會議主題
刻意安排非專業的人擔主持人時，由於他很陌生，因此更願意聆聽大家的想法，而在場的專家也因此必須消化要講的內容，用更淺顯易懂的方式來分享。
Tip2: 會議過程透過動態紀錄來聚焦
唐鳳在進行會議時會投影她的會議筆記出來，讓與會者聚焦思考脈絡。在廣告業就是用會議室白板，主持人邊聽與會者發言、邊把重點記錄上去。
唐鳳在進行會議時會投影她的會議筆記出來，讓與會者聚焦思考脈絡。在廣告業就是用會議室白板，主持人邊聽與會者發言、邊把重點記錄上去。
切記！會議的大敵—追求完美解方
「最好，是夠好的敵人。」就是在講述這個概念。
會議的目的是形成「粗略的共識」，也就是夠好、與會者都可以勉強接受的方案，而不是要追求「完美標準答案」。如果一味追求最好的完美解方，只會造成大家不爽，會議永遠都開不完，不如從大家可接受的粗略共識下手，在執行過程中累積共同經驗，持續優化和改進。
聽起來簡單，但實際上卻不容易。仔細回想，過去會議中大家是否常在為哪個方案比較好而爭執不下？如果所有與會者都意識到會議目的不是「證明自己是對的」而是「尋求夠好解」，相信可以節省很多時間。
情境：當與會者爭論不修提出不同觀點時
身為主持人可直接依照目前所獲得的事實來進行粗略的小結，可以說「基於某些事實，我們是不是可以先認定…」聚焦成粗略的共識。
身為主持人可直接依照目前所獲得的事實來進行粗略的小結，可以說「基於某些事實，我們是不是可以先認定…」聚焦成粗略的共識。
會議後
有記錄，才能保存想法
會議紀錄是必要的，因為人是健忘的，否則下次開會又會推翻結論。為避免記錄和發言者表達不一，唐鳳會採用「逐字紀錄」，並寄給與會者，給大家十天修訂內容，除了讓紀錄更完整，更可讓大家重新複習內容。
以下是工作上常用的兩種紀錄格式：
但結論和Next Step一定是最重要的。
後記
感觸最深的是，雖然唐鳳常常被稱呼為天才，但他把自己當成有限的個體，因此，他強調的不是怎麼讓大家聽你的話，而是如何創造好的會議體驗，讓每個人暢所欲言，提出有價值的觀點。當解決方案容納越多方意見，就會更趨完善。
在這個鼓勵人人都有一堆意見和想法的年代，最稀缺的「開會議的才能」已不再是你的論述口才、肢體魅力、辯贏別人的邏輯，而是能引導會議、整合不同意見達成粗略共識、化眾人想法為一體的人，或許才是這個時代最需要的開會人才。
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