如何在參與線上會議時展現專業形象?掌握3大重點

不論是遠距辦公或和分公司同事討論公事，甚至是因為借不到會議室，而選擇在自己的座位上開會等等，已經有太多的機會參與到線上會議，但還是有許多人不太習慣將會議搬到線上，因為過於緊張而忘記該如何發言，或對系統不熟悉，導致在視訊鏡頭前慌了手腳，無法展現應有的專業度。以下提供幾個參加線上會議時應注意的重點，協助大家在每次會議都能順利進行。

在會議開始之前，需先整理好自己的儀容，別因是參加線上會議，就只注意上半身的穿著，下面就隨便穿著睡褲等過於休閒的服裝。

因視訊鏡頭有強化的效果，女性可稍微加強妝感，搭配較俐落的服裝及髮型，男性則可適當的修飾鬍子讓自己看起來乾淨和清爽。另外，也可以在臉部打上自然光，讓自己看起來更有精神。

若因為遠距辦公，無法在家中打造出一個合適的辦公環境，在視訊的過程當中，其他同事可能就會因為看到背景有各種物品導致分心，也會影響到個人形象。

使用Lale Meet企業視訊平台進行線上會議時，可透過更換視訊背景功能來建立個人專業形象。現在有許多網站都有提供各式視訊會議背景圖可免費下載，也可自行設計素面的背景再加上企業的Logo圖案。

在進入Lale Meet線上會議室前，可先確認自己的儀容和周遭環境是否得體，並根據每場會議設定顯示暱稱、是否開啟音訊及鏡頭，避免手忙腳亂。

即使是在家裡辦公，還是需要找個合適的空間，避免躺在床上或沙發上進行室會議。當輪到自己發言時，身體可稍微往前，讓其他人可以看清楚自己的臉部表情，但需注意鏡頭的角度，才不會讓同事看著自己的雙下巴講話。

沒有發言時，應保持畫面可以完整地呈現自己的頭頂至胸口，雙手可自然地擺放於桌面，並抬頭挺胸，讓自己看起來有精神、專心聆聽。

盡量將視訊鏡頭調整到和眼睛水平的高度，當發言時可直視鏡頭或是鏡頭下緣約2~5公分的位置，這樣看起來就會像是進行面對面談話時，注視著對方眼睛的感覺，能讓其他人感受到尊重，即使戴著口罩，也可透過眼神表達善意。

在進行任何會議時不要吃東西，也不要處理其他的私事，除了給其他人尊重之外，在進行線上會議時，畫面會帶到每個人的臉，會比在面對面開會時更容易注意到大家的行為，只要不專心都會被別人注意到。

在會議之前，需將開會時間、討論主題及相關資料提供給所有與會者，一方面可幫助大家更進入狀況，也可減少在會議中思考的時間。若有重大事項需要佈達，建議事先擬定講稿，避免有所遺漏。

參與線上會議時，因少了面對面的接觸，增加不少困難度，為擁有更好的溝通效率，建議會議時間控制在1小時以內，若討論的內容較多，也要適時的休息5~10分鐘，避免大家注意力下降。

開會的時間建議訂在下午3、4點，先確認同仁隔天的工作待辦事項，讓大家在隔天一進公司就可以立刻處理，有時會比在一大早開會的效果還要更好。且因接近下班時間，在受到時間的壓力之下，能使會議更有效率。

開會對公司來說是一個成本，對於老闆和主管來說，他們不需要知道所有工作的細節，所以當輪到自己進行報告時，可以直接提重點或是告訴大家結論，再根據目前的會議氣氛和態度，來判斷要講到多深入，是否需要其他人提供協助，或要求公司提供適當的資源來完成工作等等。

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。