提高效率：選擇適合你的規劃方式

前言

你會不會每天行程滿檔，即便如此，有時候從忙碌的空檔探出頭，卻又發現要洗的髒衣服堆得像山一樣高！你有過在臺北市區開車的經驗嗎？你能想像當你未曾在開車出門前規劃路徑、研究路況的結果嗎？你知道一個有兒童的家庭裡，若是大人没規劃假日活動，那個假日大家會過得如何呢?

以上的情境應該都是無法想像的大災難…

那麼，我們可以做些什麼來預防這些災難呢?如果我們能事先規劃好接下來的劇本，那麼結果會有所不同嗎?

我們可以改變局勢，改變這些困擾我們的情勢。主動出擊，將掌控權交還自己手中，即使結局可能不會100%完美，但是一定比現在的坐以待斃更好。今天跟大家聊聊如何事先規劃。

Photo by Patrick Perkins on Unsplash在進到主題之前，想問大家幾個問題。通常大家都是在什麼時候會開始想做規劃呢？有固定一週或一個月做一次規劃嗎？週計劃或月計劃的擬定，習慣上是利用APP或紙本做規劃嗎？今天分享一個有趣的測驗，讓你更了解自己大腦思考的主力區塊，幫助自己利用適合自己的學習技巧完成各項任務，以及幾個我最常使用的APP協助我有效率的記錄瑣碎的雜務。如果各位有更方便、又有效率的規劃或紀錄方式，也在這裡邀請您的反饋與分享。

Alvaro Reyes on Unsplash

預先規劃的好處

節省精力

不需要多花精神重複做同一件事。例如，料理準備。

節省時間

有效率使用時間。避免浪費時間在同一件事上。例如，用品採買。

掌控全局

協助自己馬上進入狀況。例如，工作面試。

減少壓力

Photo by Jazmin Quaynor on Unsplash除了避免讓事情在最後1分鐘才完成之外，事先規劃能減少心理上的無力感與壓力。

個人事先規劃分享

至於要如何事先規劃呢？我以自己做例子，以APP規劃日常行程。

• 列出必須完成的清單

當我知道孩子下個禮拜需要準備萬聖節的服裝打扮。再與孩子討論要採買的材料後，列出一張材料的清單。(因為，有時候這些材料沒有辦法在同一間賣場一次全部買齊，所以，我會在清單上將不同材料依照不同賣場依色紙區分。你可能會覺得怎麼那麼麻煩，還要拿色紙出來列出採購品項，其實一點也不麻煩因為我利用了3M的Post-it APP，這個軟體可以協助你將不同的品項，依照不同族群做分類也可以將單個選項拖曳到別的群組中，如果我在A賣場找不到想要的材料，那麼或許在B賣場找得到，我就會將材料拖曳到B賣場的群組裡。)

• 在GTasks APP上，依照日期標註當天要採買萬聖節的材料。

(GTasks APP比較像是To Do List/待辦清單的應用，如果材料可以全部在同一個的賣場買齊的話，我會直接寫入待辦清單，在同一個賣場一起買齊) 。

• 在Google calendar上按照日期標註當天要去的賣場。

(我想Google calendar是大家比較熟悉的APP，按照你要選取的日期選擇特定的時間，也可以將行程標註為私人或工作行程等等的分類，也可以用不同顏色來呈現不同的類別。當你在檢視週或月行程表時，可以很容易辨識出行程的歸類以及所佔用的時間。)

當我將這些需要準備的材料以及當天的行程排好之後，接下來，我們就可以按照這些規劃好的時間，時間一到就到賣場採買清單所列的品項。另外，我們會在出發前列好一周或兩周的生活用品清單，一同在賣場採買。

以上的APP分享只是單純個人覺得還蠻方便的做法分享，如果你有更有效率的APP也歡迎您的分享。

聽了以上分享後，我相信應該還是有些人覺得事先規劃是有困難度的。偷偷告訴你，你絕對不是唯一一個對規劃有瓶頸的人。有一個概念是，我們的左腦善於分析、組織、統計，依據圖案做記憶，主要以文字語言做記憶；右腦則擅長整合、空間關係、對藝術、音樂的鑑賞力，依據圖案做記憶，所以右腦屬於圖像腦。就像有人用左手寫字，也有人習慣用右手。左右腦各司其職，不會因為你改用哪種方式就會比較聰明。重點在於認清自己的強弱項，才能讓自己在處理事情上效率更高。

所以，如果提前規劃會讓你有挫折感，那麼不妨試試看以下的方法：