打造超級幕僚#22｜幕僚的提案力：做好提案、發揮成效的兩個關鍵
閱讀時間約 13 分鐘
只要做出好的提案，就一定會被對方接受買單嗎？那可不一定。
對於幕僚角色來說，有更多機會向管理者或是在會議中提出自己的看法，希望能獲得認同、促成共識或做為決策參考，都可以視為「提案」的過程。
在成為幕僚角色的初期，我總認為只要用心做出好提案，就應該會被對方所接受。多年之後，我才明白不是好的提案就會被買單，而是被買單的才是好的提案。這是什麼意思？為什麼好的提案還不能被對方買單呢？
接下來讓我說明給你聽。
．．．
壞提案的四個共通點
說到不好的提案通常有四個共通點：聽不到關聯、看不見內容、讀不懂邏輯、躲不開公版。
一、聽不到關聯，是多數提案者最主要的問題。
自以為提出了很好的方案，能夠解決對方的問題、滿足對方的需求，但對方可能完全沒有感受到這一點。可能是你的方案其實並沒有解決對方的問題、滿足對方的需求；也可能你的方案的確能做到，但提案中並沒有讓對方感受到內容與他們有關、對他們有益，甚至根本不覺得你清楚明白他們的問題到底是什麼。
如果不是方案的內容有問題，就是你的表達方式出了問題。
二、看不見內容，有時並不是說內容真的看不到。
視覺上錯誤的呈現方式，的確也會影響對方觀看提案的成效，比方說字太多又太小、充斥著眼花撩亂的色彩與圖像等，讓對方無法看清內容。但是這裡所指的看不見內容，是對方明明看著提案內容卻視而不見。
可能是因為你所陳述的方式，過多的專業術語、技術文字，或是對方缺乏背景知識無法輕易的理解眼前所看見的資訊到底在說什麼？如果你不清楚這是什麼樣的感覺，不妨到書店隨手拿一本高等微積分或財務理論等專業書籍，隨便翻到某一頁閱讀一段文字內容，我想你就能明白我的意思了。
簡單來說，提案中每一個字都能讀懂，但合起來就看不懂你在說什麼。
三、讀不懂邏輯，也是常常導致提案失敗的問題。
可能是你沒有想清楚要表達的是什麼？在表達時也是想到什麼就說什麼，跳躍不連貫的邏輯讓對方聽不懂到底在說什麼。也有可能是你所謂的邏輯涵蓋了個人價值觀，但是在對方看見是一種偏見而無法接受這樣的觀點，因而覺得你的提案邏輯怪怪的。
四、躲不開公版，原本是一番美意、卻成了觀感不佳的惡意。
許多組織與企業，為了簡化與節省提案者需要投入的心力，大多會製作公版的提案範本，或是所謂的銷售簡報（Sales Kits）讓提案者可以直接使用，並保留彈性可修改內容來符合提案上的需求。
這原本是一番美意，讓你可以將心力專注在如何確保提案成功上的應對細節。但是大多數的實際情況是，不管面對任何提案場景，你都拿著同一份提案簡報進行報告，又或者是不清楚原有的提案架構下自行調整與添加了許多素材，到最後變成了大雜燴的「剪報」而不是言簡意賅的「簡報」了。
．．．
不是好提案就會被買單，而是被買單的才是好提案
那麼，我想請你先思考一個問題：
如果在提案中杜絕了這些問題，就是好的提案嗎？
我想這得看你對「好的提案」是如何定義的。
還記得一開始我告訴你的觀點嗎？在多年以後，我意識到「不是好提案就會被買單，而是被買單的才是好提案。」這個道理。
做好提案不是我們的目的，讓提案被買單才是，這兩者之間有很大的差異。我曾經以為「消除壞提案」和「打造好提案」是同一件事。
但是後來發現，其實在壞提案與好提案之間，還存在著「不好也不壞」的提案。
回想一下你是否看過這樣的提案：關聯明確、內容完整、邏輯也清晰，而且還是為提案對象進行客製化的內容。但是對方聽完後反應平平，說不出哪裡不好、也沒有太大的反應，甚至也沒有後續的行動。
之所以會有這樣的反應，是因為對方並沒有感受到這份提案與他們有關，又或者沒有足夠的誘因讓他們想要採取行動。消除了壞提案的共同因素，只是基本、達到「不壞」的程度，我們還需要進一步打造出好提案。而要做出好提案，就必須做到「解決問題、創造效益」兩個目標，也就是能明確讓對方感受到是在解決你的問題、創造出哪些效益，並值得為此採取行動。
那麼該怎麼做才能縮短這一段「提案到買單的距離」呢？
要想讓提案成功被買單，我們要解決三個階段的課題：減少拒絕的理由、提升買單的意願、增加買單的程度。
由於我們提案的內容，對方未必會照單全收。因此在提升買單的意願之後，還得設法增加買單的程度，來創造雙方最大的效益，也就是透過如何讓對方感受到「解決問題、創造效益」這兩點。
我用一張圖來說明，從壞提案到好提案的過程應該滿足的條件。
- 首先，提案完整性是基本，包括言之有理、言之有物、言之有序、言之有據。
- 其次，讓提案對象清楚感受到目標合理、計劃可行，也就是這是在做對的事、而你也能把事做對。但這樣還不夠，讓對方買單的關鍵在於成果有價值，也就是值得去做。唯有當對方認同了值得去做，才會回過頭來思考這是不是做對的事？你能不能把事做對？
這樣的鋪陳脈絡，都是基於一個原則：先解決對方的問題，再處理自己的問題。
．．．
提案對象，面對提案又是怎麼想的？
我們常說要換位思考，提案這件事也是如此。
在提案過程中，你可能一心只想著如何讓對方點頭，而忽略了以下幾個問題：為什麼對方要接受你的提案？只要沒有理由拒絕，就一定會買單嗎？有沒有可能你的提案沒有不好，但別人的提案也是，那麼對方為什麼一定要選擇你呢？
提案對象的心裡其實是這麼想的：
你超厲害跟我有什麼關係？你能解決我的問題、而且夠專業，我才想聽。如果又能為我帶來預期外的價值，我更有興趣了解。價值性越強，越快做決定。
什麼是價值性？可以分為三種層次。
- 第一種層次，用更少的時間與成本，達成我的期望；
- 第二種層次，以相同的時間與成本，做出超乎我的期望；
- 第三種層次，用更少的時間與成本，超乎我的期望。
．．．
如果這些都做到了，對方還是不買單怎麼辦？
如果你完成了「減少拒絕的理由、提升買單的意願、增加買單的程度」這三個課題，對方還是沒有接受的意願，問題出在哪裡？
我想可能是：雙方的問題認知可能不同、你的說服方式可能不恰當。
彼此對於問題的認知與定位不同，所以對於問題解決的對策與效益也有著不同的期待；雖然你給出了很好的對策、也說明了效益，但不是對方所期待的。也有可能是你的的表達方式並不恰當，所以沒能發揮成效，甚至是自己也沒有察覺到造成了說服阻力。
因此，除了提案內容要滿足「目標合理、計畫可行與成果有值」這三個要素之外，要想讓好提案發揮成效、成功被買單，更重要的是做到兩個關鍵：精準的問題定位、有效的說服方式。
關鍵一、精準的問題定位：你所認為的問題，是對方的問題嗎？
你對眼前問題的判斷，是否符合對方認知？
在前一篇文章《幕僚的提案力：提案的本質是什麼？問題定位對了，再加上好的對策與效益》中，我提到了問題的四種定位，包括恢復原狀、追求卓越、防範未然與把握機會，以及相應的對策該如何擬定。
能夠掌握對方對於問題的判斷，就是讓提案產生說服力的關鍵。即使你發現到對方對問題的判斷是錯誤的，自己對問題的理解才是對的，也不要急著直接否定對方，而是先求同、再存異。具體來說，就是先迎合對方對現況的認知後，再以認知的問題類型，點出問題所在。
倘若提案對象不只一位，又存在多個不同的立場與觀點時，怎麼辦？
千萬不要想著要迎合所有人，而是必須選擇一種問題定位作為問題描述的中心思想；選擇的基準就是先辨識出利害關係人，誰是決策者、影響者。在提案時盡可能先迎合這些人的觀點與認知後，再逐步導回到你所期望的問題定位。
舉例來說，面對以下三種提案場景，該如何設定問題定位？
第一種場景，大型且金額高的提案，應該定位成哪一種問題類型？
- 定位成「恢復原狀」類型，則無法明確描述對現況造成影響，容易被否決。
- 定位成「追求卓越」類型，又缺乏急迫性，容易被忽視。
- 定位成「防範未然」類型，強調避免問題惡化，訴諸急迫性與成本可產生的績效，反而容易獲得提案對象的認同。
第二種場景，在面對公司高層或投資人提案，應該定位成哪一種問題類型？
- 定位成「恢復原狀」類型，維持現狀會被視為理所當然。
- 定位成「追求卓越」類型，符合對方想看到代表成長策略的積極方案，而且樂觀預估，投資費用可正當化。
- 定位成「防範未然」類型，易引起不安，傾向保守態度而不願接受提議。
第三種場景，與組織人事相關的提案，應該定位成哪一種問題類型？
- 定位成「恢復原狀」類型，在找出真因的階段就難有共識。
- 定位成「追求卓越」類型，可避免針對性，不須檢討原因。
- 定位成「防範未然」類型，引起不安與反彈。
透過這三種場景案例，希望能讓你更了解「問題定位」對於提案成效所帶來的影響比你想像的來得大，不可不注意。
關鍵二、有效的說服方式：從四個方面來改善表達的成效
包括提高對象掌握、改變說話邏輯、降低理解門檻，以及優化表達方式
首先是提高對象掌握。問問自己「在每一次的提案，對於提案對象了解多少？」
如果你的答案是不確定，代表你可能只想到自己要提案，而忽略了提案對象不該一視同仁，聽取提案的每一個人對於提案的需求與偏好也會不同。
舉例來說，你在面對提案對象時的開場白會是什麼？
如果我在面對客戶提案時，可能有這四種開場白，分別是從合作機會、產業趨勢、公司動態與眼前問題切入，試圖與客戶建立連結。你認為哪一種會是比較好的開場方式呢？
我想根據你對客戶的了解，來選擇後面三種方式都會比選擇第一種，直接訴求合作機會來得有效建立彼此的連結。所以，現在請你想想，當你在提案時，你的開場白是什麼呢？內容是對方感興趣的觀點、還是只顧著說自己想說的呢？
著名的麥肯錫顧問公司，在訓練新進人員時，也會要求在提案前思考三個問題：
- 你希望對方怎麼做？
- 你能為對方解決什麼問題？
- 如何增加說服力？
如果沒能想清楚這三個問題，提案失敗也是理所當然的。
提昇說服成效的第二個面向，是改變說話邏輯。重點就在於掌握組織角色、產業領域與國情文化所產生的痛點與舒適點差異，投其所好、誤踩地雷。
比方說，在面對財務、採購、業務或人事單位時，在提案時對方所在意的點可能不同，我們就應該調整說話的邏輯，用對方能接受的方式來說明。對方如果重視的是價格，那麼你一直強調品質與效率，肯定是無法打動對方的；反之亦然，重視品質的提案對象，你也不該一再強調價格優勢。至少，你得先讓對方認同品質是符合期望的，再提到價格上也有優勢。
為了讓提案有更好的成效，我會建議在一開始就說結論會是比較好的做法。你可以參考以下的邏輯布局。
- 首先，在摘要先說明三件事：為什麼由我來？解決對方的什麼問題？能為對方帶來什麼好處？也就是目的、關聯與效益，在最短的時間內與對方建立連結，讓對方有意願繼續聽你說下去。
- 其次，是提案的結論，包括三個重點：關於前面提到的問題解決，你是如何做到的？效益的評估，使用前後比較的方式是最清楚易懂的；當然，也要簡要說明成本與風險，讓對方可以快速判斷值不值得？
- 然後，是提案的內容，不一定要說完。如果發現對方已經接受提案時，就可以快速導向下一步合作的細節，不用硬要將所有的內容都報告完，有時反而會弄巧成拙。記得一點：提案是為了讓對方買單，而不是做出完美的報告。
- 最後，再重申一次結論，同時喚起行動。
提昇說服成效的第三個面向，是降低理解門檻。最有效的方式，就是將傳達的資訊化繁為簡，結合視覺化的呈現方式，讓提案對象一看就能理解。我會在下一篇文章中說明如何用視覺溝通，將訊息植入對方的大腦中。
提昇說服成效的第四個面向，是優化表達方式。包括你的穿著、語調都屬於品牌的延伸，所以如果品牌屬於專業穩重的調性，那麼在提案時的穿著與說話語調就不適合太過活潑輕鬆的形式。
此外，善用肢體語言來輔助、正視著對方說話，以及配合對方背景使用專業術語都是需要注意的細節。近年來，在中文語系中越來越多簡中、繁中用語的混雜，在面對外部客戶提案時，也要多加注意口頭說明與資料中用詞的一致性，以及提案對象對於習慣用語的接受程度。
這些小地方，或許不是提案準備中最重要的部分，但往往扮演著影響成敗的關鍵。
．．．
最後，是兩個關於提升提案成效的善意提醒。
- 先解決對方的問題、再處理自己的問題；先處理心情、再處理事情。
- 讓對方容易做決定、而不是困難做判斷，更不要讓對方自己找答案。
好提案能否發揮成效，除了這兩個關鍵與兩個提醒之外，視覺在提案中也扮演了很重要的角色。在下一篇文章中，我將會告訴你如何用視覺溝通，將訊息植入對方的大腦中。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)
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