將傳達內容簡化為三個重點

2021/11/28閱讀時間約 3 分鐘
職場上回答問題,有一定的技巧與陳述方式,身邊總是有些人講話常常聽不到重點,提出的問題也聽不懂在問甚麼,而且越聽會越讓人沒耐心,只想趕緊請對方結束這個話題。
但少數懂得回答問題的人,總會有辦法勾起聽眾的興趣,願意靜下來慢慢聽取內容,甚至進一步直接認同結果。
由於大多數人並沒有太多的提案機會,或是相關的職場經驗,必須在主管、老闆、客戶面前做專案簡報。
不知道該如何著手的狀況下,會按照過往的經驗法則先去做主題陳述、再列舉出相關問題,接著是提出市場機會點、以及可能的解決改善方案,最後才是答案。
這樣的方式並沒有錯,只是流水式的例行性流程無法吸引人專注於你當下的提案,若沒有辦法勾起聽眾的興趣,要達到共識就需要更多時間的溝通,這樣其實很累人。
嘗試調整一下順序,常常會有不錯的效果。
在提案開場的主題詳細陳述後,接著提出對於市場的基礎觀點,也代表你對市場的了解,並不是憑空虛構。再來直接進入答案,你打算怎麼做,預期可以帶來的效果是甚麼。在場的人大多會立刻被吸引,直接有了定論,又是如何做到的。
快速的直接跳到最後的步驟,在心理層面上會形成好奇的心態,完全沒有過程、直接有了答案,反而對事件的本身創造更多的注意力。一但專注在專案主題上,過程中的共鳴點就會提高,有更高的機會將結論引導到你希望的成果。
接下來的步驟就循著結果論的內容,依序反推專案帶來的市場機會點與改善的方案,以及預期達到的效益,最後因應這些操作的內容而解決了哪些問題點,再回到專案主題去做收尾。但市場的變化常常會超越原本的計畫,再附上預期可能發生的備案與大綱內容,表示已做足完善的規劃。
這種提案或回覆問題的SOP流程,主要重點分為三個階段。
第一、回覆答案,第二、詳解原由,第三、提出備案。
這三項重點包含了事件所有的評估觀察項目,每一個步驟都能準確地完成,就能降低產生錯誤的機率。尤其當職場歷練還不足夠的時候,每一項工作的邏輯架構沒有這麼準確,就會常常發生遺漏的事件。
這其實不算錯誤,只不過是經驗不足,而且職場上不一定有前輩可以指導,亦或是自身解讀能力不夠,也達不到預期的效果。
除了回答問題之外,尤其能夠從一堆雜亂的訊息當中,整理出重點資訊,問出好問題,是成為管理者必要的高階技能。我們可以稱為這個為更高階的第四點能力,「提出好問題,引導出最好的結果」。
用上方的案例作為延伸,除了上述三點的基本答覆之外,利用提案的結論與備案的方向作為提出問題的核心,反推此次專案執行的最終目的為何,尋求與業主的基本共識。
第四點的預判結果,反推了業主的主要需求與期待。將整個專案的主導權拉回我們手上,由我們反向提出問題,引導出業主期望的執行模式以及市場的預期成效,去作為專案核心主軸。
許多業主在提出需求的當下,不會直接明瞭的告訴你目的,這多少帶有考驗的意味,甚至有些根本不知道自己要的結果是甚麼,很多都是抱著做做看再說的心態。
由我們做出市場的預期反應以及預判結論,再由業主選擇他們想要的成效,能更快的讓專案順利進行以及達到預期目標,這是成熟經理人會有的專業素養,而且,能做到這樣的職場技能並不常見。
但只要多加訓練,依然可以達到這樣的職場專業能力,一但習慣了,SOP的程序可以依照個人的特質與說話邏輯去做調整,以達到最好的效果為目的。
現在,你可以將近期主管交辦你的任務,用以上方式作為練習,列出一到四項的重點後,與你之前所做的結果去相互比較,或許會有不一樣的收穫。
記得,讓業主對提案內容產生興趣,就能縮減雙方的溝通時間,建立專案共識,才能讓所有進度都能順利進行。
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職場、行銷、個人品牌都是同一堂必修的「表演課」,差別只在於受眾不同,劇本怎麼撰寫,在於你的選擇,人生的樣貌由你自己刻畫。 我是葛捷思,是設計師、是行銷人、也是職場資深經理人,當市場願意買單,你才叫品牌。更多資訊請見葛捷思品牌經營學粉絲團。
職場嘛,就是一個賺錢生活的地方,沒這麼多冠冕堂皇的理由去說服我們該怎麼做,決定要怎麼做的只有自己。 老闆的思維在我們身上不一定有效,誰說每個人都嚮往當著大老闆的生活,其實你的日子通常比這些人更精采,我們,只是不想炫耀。
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