【職人觀點】資訊不明的陌生開發,如何做好提案?把握三個關鍵,先提問、再提案

2021/12/15閱讀時間約 5 分鐘
從職場工作者到自雇者的身分轉換,提案對我是個既熟悉又陌生的任務。儘管有豐富的提案經驗,但在面對每一次的新提案,經驗只能保證你不犯下低級錯誤,要做出讓客戶買單的提案,還是得做足功夫。

目的、對象與時間,是提案前首要釐清的關鍵

為什麼要提案?不只是提案對象的目的,也包括自己的、提案中的受眾,還有與你接洽的窗口。對!你接洽的窗口,這個很容易被忽略的對象,卻可能是第一個看你提案的人,怎能不重視?
所以,與提案相關的利害關係人,我們在提案前都應該好好思考一下:他們的目的是什麼?問題又是什麼?需要什麼樣的助力、又會遇到什麼樣的阻力?
舉個最簡單的例子,你有沒有想過當接洽窗口聽完了你的提案,回頭需要做些什麼?需不需要向上回報、與其他提案做比較、或是告訴決策者選擇你的理由?那麼,你能不能幫對方在這些事情上多做些什麼?如果你提供了,就是在減少對方的阻力。
阻力沒有消除,提案中再多的助力也會相形失色。
釐清了目的、對象之外,還有一項重要因素:時間。
對於商業場景中的提案、簡報或任何溝通表達也好,其實遭遇最大的挑戰在於時間壓力。如果提案的時間臨時被壓縮了怎麼辦?如果我馬上就要提案,但根本沒時間準備又該怎麼辦?
在時間壓力下,原本能做好的事情也會變得棘手。
所以要做好時間彈性的準備,隨時都能說重點、講中對方的要點;甚至你要有用一張紙表達的能力。對於經驗老到的提案者都很清楚,對方在審視一份提案時,只要先掌握三件事:提案目標、關鍵行動和成果效益,就能判斷要不要再繼續看下去。
因為這三件事分別代表「做對的事(提案目標)」與「把事做對(關鍵行動)」還有「值得去做(成果效益)」這三個決策關鍵。尤其是成果效益,對於老闆或決策者來說,是首先要關注的一件事;如果成果效益根本不值得做,那麼這個目標再對、你也能把事情做對,都沒有任何意義。
這是商業的基本考量:能不能創造價值?
目的、對象與時間,就是提案前首要釐清的三個關鍵。但真實世界裡往往沒有這麼美好!總是有一些突發狀況或危機,但如果你懂得如何應對,就能化危機為轉機,成為自己的機會。
...

資訊不明的陌生開發,提案要怎麼做?

有時候在面對客戶提案時可能會遇到一種狀況:
手頭上沒有任何資訊,而客戶卻希望你先提案再做評估。
怎麼辦?你會怎麼做?
  1. 客戶搞不清楚狀況,直接跳過好了。
  2. 上網查察客戶背景,拿既有提案見招拆招。
  3. 直接丟公版提案,不要拉倒。
  4. 留下聯絡資訊,有專人會為您服務。
這四種方式都有人使用,在各自的條件下不能說不對,但有沒有其他的可能做法?我是這樣做的:先提問、再提案
你可能會想,這有什麼特別的?是沒什麼特別的,但如果你可以在初次見面時,就一次性的完成這些,我想提案被買單的機率會很高!
怎麼做?就是想著輸出來輸入。
我在出版的兩本著作中都有提到「問題框架」與「課題框架」的運用。(參閱《高產出的本事》與《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》)
問題框架與課題框架,常用於提案報告的準備
見面時,客戶可能會有他的想法和需求,我建議聽聽放在一邊就好。不是說這些不重要,而是需要更多資訊來做判斷,至少當下還不是做判斷的好時機。
要什麼、給什麼,提案不會過;即使過了,後面也會有很大的概率出問題,或是創造的價值有限。更重要的是,你和其他人沒什麼兩樣,很容易淪為成本考量下的替代品或犧牲品。
換作是我,會這麼做:
請客戶描述目前的問題場景,盡可能的聽他說完;然後問對方這些問題,造成了誰的哪些影響?影響又有多大?
再將這些影響轉化爲多個課題,與客戶討論確認哪些課題是他們希望解決的?期望的目標、預期的效益是什麼?在現有的限制條件下,這些課題的選擇優先列後是什麼?
最後,針對選定的課題提出解決對策。
這樣的過程就是利用「問題框架」的情境、衝擊、課題與對策,做為提問的架構蒐集素材,同時也做為提案的架構與內容鋪陳,只要稍加整理就好。如果有白板,我會在白板上完成這個過程;或者在紙上也可以,然後拍照留存,白板或紙留給客戶。
回頭我再補上正式提案就好,但是在當下已經將提案植入對方的腦袋了;也一定程度的影響客戶對於問題的認知,至於一開始的需求是什麼,已經不太重要了。
用「問題框架」完成提案雛型,將其中的「對策」用「課題框架」進一步展開為課題描述、課題目標、關鍵行動、成果效益,就是完整的提案內容。
如果你的經驗夠豐富,其實在現場就可以直接完成所有的提案內容;打字快的還可以直接印出來,不過我沒法做到就是了⋯⋯
這就是我在面對各種提案場景的做法;剛剛才結束一場對談,也是運用這種方式。
提案的關鍵不外乎三件事:
  1. 讓對方明白這是做對的事、我能把事做對,還有這是值得去做的事。
  2. 先解決對方的問題,再處理自己的問題。
  3. 讓對方容易做決定,而不是困難的做判斷,更不要讓對方自己找答案。
想知道更多的話,可以到我的書裡找找,或是參考我過往的文章,裡面都有寫 : )

劉奕酉|知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報,擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家,多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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鉑澈行銷顧問策略長。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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