【職場成長筆記】管理的流程

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

上一篇我們談了管理的基礎在尊重人性,了解人的需求。

這一篇我們接著來聊聊管理的流程,也就是計畫、分配資源、排除障礙、溝通協調。簡單把這4點說明如下:

1. 計畫--要讓團隊成員們能清楚明白,没有模糊地帶,不需要用猜的。

2. 分配資源--因為資源有限,團隊成員每個人的能力不同,如何分配任務,如果有人計較或中途喊卡要怎麼處理。

3. 排除障礙--你要團隊達成績效,你就要能讓團隊成員們能專心好好做事,幫成員們排除不必要的干擾以及他們的權限無法解決的障礙

4. 前面這三點都需要管理者投入時間,進行溝通協調。不論是對上,爭取信任及資源,對下取得信任及合作,對平行單位亦然。

下面,我以一個自己的例子來說明 (當年的時空背景與現在或許不盡相同,請您就當故事看即可)

我曾經在一間量販店擔任教育訓練經理,後來被派到熟食部,接任這個課的經理。

我被派去接熟食部經理時,前面已經換過3位經理了,那3位經理都有著餐廳廚師的經驗,當時會派我去接任這個位子,是因為一聽到這部門的情況,根本没有人想接。

我得知這個派任消息時,又興奮又緊張,興奮是因為我對於新的事物都有著極高的興趣,緊張是因為我對食品完全不懂,

好在那時我的主管給我的指示很人性,他說:「susan,我給你半年的時間,我不要求你的業績、損耗,數字我不管,隨便你怎麼做,只要這個部門不要再更壞就好。」

當時我接手的時候,這部門每個員工的廚師服都是灰灰黑黑,没在清洗的,每個人走路的姿勢是低著頭,拖著沈重腳步走的。

為什麼呢?

因為經常被之前3位大牌經理無來由的心情不好亂罵,還有常被客人投訴。

被投訴是因為食品都不新鮮。為了控制成本,許多東西過期了仍用加工的方式處理,員工心裡清楚知道自己做的東西不好,因此心虛没自信,被投訴也只能低頭說對不起,每天被罵,每天說對不起,每天不想上班,為了糊口飯吃忍耐著,心情差。惡性循環。

我做的第一件事就是把原則、標準講清楚,然後立刻執行。

第一步清潔,從每個人的衣服每天送洗開始。

第二步,我們只賣我們自己也敢吃的東西。所以,我請員工跟我一起開始清點冷凍冷藏庫裡所有的物品,所有過期品全部報廢。

員工開始為我哀嚎:「susan, 你知不知道你在幹什麼?這樣數字會很難看。」

「你每天賣不新鮮的東西給客人,心虛抬不起頭,走路都没自信了,回到家怎麼面對家人,到底那一個比較難看?」我回答。

冷凍庫清理完之後,組員們覺得很振奮,從此可以光明正大做事。一段時間候,組員們走路開始有精神了,抬頭挺胸,對自己的產品開始有信心了,敢大聲推薦自家的便當。

到這裡,或許你心裡會想,那有這麼簡單?

當然没有這麼簡單。

這中間還發生一件小插曲—

有一天晚上便當還有不少庫存,要開始叫賣便當,我請一位夥伴叫賣,以往都是她在叫賣。没想到那天她看著,說了句:「susan,我不會。」

我心想:「以往我經過賣場時都是看到你在喊賣,我還跟你買過, 現在跟我說不會。」

其它組員看著我,没有人出聲說:「我來吧。

當時的我,完全没有任何廚房或與食物相關的經驗。

以往我在擔任教育訓練經理,他們覺得我是好人,但今天當這個没有經驗的人現在要來當他們的主管,心裡就是有點那麼五味雜陳,說不出的滋味:「susan 又没經驗,憑什麼呢?」

所以,他們採取最安全的方式:「觀望。」

「好,我也没叫賣過,我來試試吧。」

拿起擴音機,我喊了30分鐘,終於有一個阿媽過來買了一個便當。阿媽說:「吼,小姐,我看你喊呷那咧大聲,真有元氣咧。好啦,呷你買一個啦。」

我感動到差點要抱住那個阿媽。阿媽走了之後,那位組員走過來,把我的擴音機拿過去:「好啦,susan,我來啦。」

危機解除,從此,各就各位。業績開始慢慢的止跌回升。

最後,我簡單總結一下管理流程的重點:

1. 讓你的團隊清楚明白知道你的計畫是什麼,要怎麼做,還有為什麼要這麼做的理由,開誠佈公,全程透明,不要讓他們用猜的。

2. 主管自己要以身做則,不要常待在小辦公室裡,你得自己到第一線,知道第一線的情況,瞭解他們會遇到的問題、障礙或流程上的盲點,你才能夠真正掌握事實,協助排除障礙,讓部屬好做事。

3. 不要因為怕麻煩,所以逃避溝通。不要只想當好人,所以不敢要求部屬做好他該做的事,更不要只是要求部屬,而不幫部屬排除障礙。

這樣的流程聽起來很完美,對吧。但實際上的情況好像不是這樣子的啊。没錯,這些又與職場的權力政治有關,下一篇我們再來聊聊。(20230331)

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