職場領導成功秘訣:帶人不生氣的管理之道

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你可能覺得說我這輩子都不會當主管,所以我不需要學怎麼帶人。但是事實卻不是如此,當你工作了一年以上,熟悉了公司的行政流程之後,你會開始發現:不斷地有新人湧入,因為每年都會有畢業生,而且這些畢業生都要找工作。

如果你把帶人當作一個負面的事情,想說:要花時間,花心力來帶一個人,好像真的是額外的工作。這個想法也是不對的,這個想法可能來自於你在學校跟人同一組,然後東西怎麼催都催不到的陰影投射;也可能是來自於你過往帶人帶失敗的經驗造成的。其實,如果能夠正確地帶好一個人,你就會很快就能夠帶第二個,第三個。

如何帶人不會帶到上火?有幾個訣竅你必須要學會

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這些被你帶起來的人會幫你完成你不想要做的事,這時候你會非常地輕鬆,你只要居中協調跟提供指導就好,甚至你還可以叫他們互相學習。

但是事與願違,當你帶第一個人的時候,會很容易受挫,然後開始想說:「為什麼你怎麼教都不會?」其實帶人是有方法的,而且這個方法要從你開始執行才會出現效果。

如果是不對的的人,馬上就停止投資時間在他身上

一開始我的想法真的很天真,發揮孔子「有教無類」的精神。開始用愛的教育來帶新人。結果這個新人還真的完全「不甩我」。想說:「你是誰啊,為甚麼有資格教我?」。我本來想說,憑我的耐心應該慢慢能夠感化他。

大概過了一個月,有一天我越想越不對,於是跟主管說我希望能夠不要再帶他了,我想把時間花在有「投資報酬率」的地方。主管同意了,於是我開始帶另外一個新人,而另一個新人果然完全沒發生之前的現象,所以我就成功完成了第一次的帶人體驗。

帶人的時候你一定會給他指令,當給新人指令的時候,就要開始考驗這個新人是否有心想要學習。如果他是說:「好,我試著做看看。」而且他也確實在一定的期限之內完成了這項任務,那這個新人就是可以培養的人,即使他做出來的東西沒有很令人滿意,但是很快就會進步了。另一種,是會跟你回答一些:「可是主管沒有叫我做這件事。」的這種話,或是勉強答應了之後,在期限內卻完全生不出東西出來,那我真心建議你快點放棄帶他。「巴菲特說過:如果這檔股票我不想要持有10年以上,那我連10分鐘都不會持有。」依照我的經驗,這樣子的人不可能導正,還是快點把時間花在其他人身上吧。

把任務切碎,碎到新人花一點努力就可以執行的地步

你不太可能把你想要新人做的事情直接全部都端給他,你一定會發現:他做好幾個禮拜都做不出任何成果。這時候不要馬上就放棄,先把這件事情切碎。再來因為你想要新人成長,所以也不能碎到他本來就會做的地步,必須要讓他覺得有一點挑戰性,花一些時間就可以做到的,如此一來他也沒有理由說他做不到了。

拿做會議紀錄來說:你可以從給新人填開會日期開始,再來下標題,再來打個會議簡述,一步一步帶領他把整份會議紀錄完成。這些動作不一定要在一次就完成,可以分幾次,以我的經驗大概三次新人就能學會了。

任何一件事情一定都可以切碎,而且都可以碎到新人不會完全沒辦法做的程度。所以在交辦事情之前,你必須要花一點心思想說要怎麼樣拆解工作。在新人已經能夠完成一件事情的時候,要稍微紀錄一下,下次就不用再特別教他。如果他每次都能學會只少一項東西,很快就可以完成一件比較困難的事了。

新人犯錯的時候要馬上指正,而且說明改正原因

一定會發生一個狀況,新人做出來的東西不是你要的,這時候你必須要「第一時間」馬上跟他說「哪裡要改」,以及「為什麼要這麼改」。

如果你把任務都切的不錯,讓新人能夠做出一些小事,那你一定會發現到一個問題:新人上次已經做過的事情,還是有可能會退步。有可能是他一段時間沒做所以生疏了,也有可能是因為人事物改變了。因為他還沒有融會貫通,所以只要環境有變化的時候,可能就會開始「走鐘」。

這時候要馬上跟他說他哪裡沒做好,然後要怎麼改,這時候是一個最好建立觀念的時機,因為他現在還對他這件事印象深刻,等到隔天,他可能完全忘記為什麼會做出這件事了。再來透過告訴他為什麼要這樣改,可以慢慢地幫他塑造正確的觀念,你可以比較改完之後與改之前的差異性,來讓他清楚這兩者的差異在哪裡。有了正確的觀念之後,下次他遇到同樣的事情,就不會不知道這件事與上一件事其實是同一件事情了。

這個作法對於第一次帶人的人很難做到,你可能會覺得尷尬而沒辦法做好。但以我的經驗這樣做是絕對正確的,大概持續做一個月後,就會感覺很明顯地感覺到他的進步。

建立一個帶人的SOP

這也是我最初開始寫網誌的初衷,帶第一個人的時候你還不會感覺到這件事情的重要性。但是當你帶第二個、第三個人的時候你會發現:重複的東西我又要開始重講了。新人不會的事情通常都差不多,因為每個人在學校學的都跟現在要開始做的事情不太一樣,等於是要全部打掉重學。

你要照帶第一個人時遇到什麼樣的困難,然後你怎麼跟他說解決方法的,來建立一個SOP。SOP建立起來之後,對付源源不絕的新人就很好用了,建立SOP不用花什麼時間,搞不好一天就可以做好了,但是會幫你省下非常多的時間。

因為我自己有建立一些SOP,所以當有新人來的時候,我就叫他自己看一下,如果他不願意看的話,說真的,我也不願意再教這個人了,因為他就沒有學習的心,就不用浪費時間了。在寫SOP的時候,其實你會不停回想還有什麼樣的細節是不是有漏掉,導致新人下次又還會問同樣的問題。這個細節就可以在SOP補充,所以SOP是會越來越好用的一個機制,難就難在第一次建立他。

SOP建立的時機最好是你在第一次把這件事情教給別人的時候,當你建立SOP之後,你自然而然會去更新他。也很難保同一個人不會問同一件事情好幾遍,當他重複問同一件事的時候,你就可以直接把SOP給他,跟他說不會的時候就自己看這一份就好。


帶人之前,一定要先撇除掉「帶人好累」以及「這是一個額外的工作」這種想法」。如果你能夠把人帶好,你的工作量至少會減輕80%,而且如果你不是主管的話,帶一個能夠幫你做事的新人大概只要花到2個月左右,所以投資報酬率真的很高,千萬不能夠一遇到困難就放棄了。


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破除職場迷思及提升個人價值
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這個專題是專門寫給剛進入職場的新人看的,剛進入職場懵懵懂懂的,搞不清楚該學習那些技能嗎?是不是常常跟同事相處不順利?常常無法達到主管的期待?沒關係,這個專題都有解答。 你可以在這個沙龍發文討論以及交流。
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