4個識別利害關係人的技巧

更新於 2024/09/22發佈於 2023/09/23閱讀時間約 5 分鐘

了解專案的關係人

專案是為了人而存在，沒有人的話就不需要專案了。但要知道人是這個社會上最難管理的生物。和一般的職能經理有實權不同，專案經理在很多情況下是沒有多少權力的，因此更難以管理人的行為。專案管理知識體系（PMBOK）指南第七版中，把「利害關係人」這個績效域放在了第一位，可見這個部份的管理跟其他部份的管理更為重要！

誰是利害關係人

要去理解什麼是利害關係人，我覺得最好的解釋是以下這一句：

Someone who could act against the project if their needs are not considered.

簡單來說，就是專案會直接或間接會動到他（同時也包括自己）的利益的話，就能說是專案的利害關係人。衹要在管理時不好好照顧他們關心的利益，他們必定會跳出來妨礙專案的進行。所以不把這些人搞定，專案要成功是十分困難的。

管理「利害關係人」的流程

＂專案管理＂跟一般的企業管理相同，也很重視人的管理。但專案管理在管人這一塊更為重視，主要的原因是因為專案必定會帶來一定程度的變革。衹要有變革的發生就一定會有人的利益受損或從中得益。專案經理必須好好的去聆聽、分析和平衡他們的利益，專案才能有一個良好的結果。

我相信在網上已經有不少的文章有介紹管理利害關係人的內容，而PMBOK指南第七版也給出管理他們完整流程。我不打算在此展開說明這每一部份到底是做什麼或是為何而做，有興趣的讀者可以在文未的參考資料內找到更加詳細的介紹。以下是PMBOK第七版中給出利害關係人的管理流程：

Engage Stakeholder (PMBOK 7th Guide)

左邊流程圖的核心簡單來說就是找到誰跟專案有關係，知道他們想要的或關心的是什麼、在專案執行的過程中給他們想要的信息或要求他們給予意見，持續地關注他們想法的變化，並回到找人中去。

識別利害關係人的目的

為什麼要先識別利害關係人呢？不識別不行嗎？反正如果有人發現他的利益受損了，他也必定會出現呀！

上面的問題我想說的是＂對的＂，但我想說如果真的發生這樣的情況，管理可以說是失敗的。一般來說我們說管理，是就算真的發生一些意想不到的情況，專案經理也應該已經有對應的方案或立刻按預設的流程找出對策，以減低對專案的影響，即專案的三重約束（成本、時間和範圍）。

因此專案經理必須要先找到相關的人，了解他們所憂慮的東西並對他們進行期望管理，才能減低專案失敗的風險。

識別利害關係人的4個技巧

上面我說了那麼多識別人的內容，那到底要怎樣才能找到那些人呢？下面我分享一下我自己的一些經驗，以供參考。

找你的上司：這個方法特別適合於企業內的專案。因為這個案子在成功立案前，上頭通常已經是有過一翻的討論。簡單來說是你上司大概率會知道這專案會有那個部門的人牽涉其中，找上司為你引薦其他關係人會更加的有效。
找專案領域直接相關的人：以我軟體開發專案為例，如果今天的案子是開發HR系統，那找人力資源部是一定不會錯。如果是財務系統，那財務部也一定跑不了。重點是在和他們溝通的過程中，他們很多時候會不知覺的提到其他人或部門的名稱，這樣我們就能夠用順藤摩瓜的方法把其他和專案有關的人、部門和其他企業也包含其中了。
找其他有經驗的專案經理：這個方法主要是乙方（供應方）的專案經理，在不清楚甲方（採購方）組織架構的情況下使用。通過找做過相關專案的專案經理先了解一下甲方的權力架構，或者說希望他能給一些提議。然後基於那些提議再引導甲方的專案負責人為自己引薦相關的人。當然如果甲方的負責人是經理老到的人，那直接跟他要意見就更好了，當然前提是你們的關係已經有打好了。
頭腦風暴：我要先說這個方法通常效率奇低。但如果專案有牽涉到外部的人或組織（通常是間接影響）的話，頭腦風暴就能為你找到一條生路。即希望可以集每個人的智慧，識別出其他可能相關的人或組織，之後再對他們進行後續的工作。要注意的是參加頭腦風暴的人是從上面識別出來的那些相關方，而不是自己的團隊，因為通常他們是更為了解巿場或是外圍世界的。