為什麼缺乏經驗的專案經理難以成功

我較早前參加了一些專案管理課程，希望更多的了解其他專案管理的方法。在課程上，總會有學員問一個問題，就是在學完專案管理課程或獲取相關的證照後，即使並未於行業中有太多工作經驗，也能當專案經理嗎？在早五、六年之前，我會覺得沒有問題。但是在實踐的過程中慢慢改變了我的想法。今天我會回答的答案絕對是「不行」！而為什麼不行呢，文本會嘗試探討我的一些想法。

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"管理技能"是專案管理的基礎

由專案管理一詞顧名思義，就是管理一個專案的意思，其重心在於管理。通過專案管理課程，能學會的是管理專案的知識框架。它只是一個know-what的過程，而在實務上，更多的是需要know-how的能力。而所謂的know-how，就是應該如何一步步把產品實現的知識。這部份知識並沒有包括在專案管理課程內，但又是實際完成產品的基礎。雖然管理者並不需要實際動手工作，但是管理者必須具備對工作的知識，甚至必須比員工更清楚他們手中的工作，並學習其他相關領域的知識，才能以鳥瞰專案的全貌並且有安排和執行工作。

而所謂良好的管理，通俗點來說，就是在專案開始前投入的一元在專案結束後能產出比一元或更多的價值。管理學之父彼得．杜拉克在《彼得．杜拉克的管理聖經》一書中對管理職責的描述為：

經理人只能藉由所產生的經濟成果來證明自己存在的價值和權威...如果企業不能產出經 濟成果，就是經理人失職。

雖然杜拉克上述的觀點是針對企業管理者，但是我認為專案經理同樣適用。即專案經理在專案實施的過程中，需要有效地產出經濟成果。通俗的說就是專案產出的結果必須大於最初投入資源的價值。而這就是管理最重要也是不可或缺的作用。

缺乏經驗的管理者面對的困難

上面說了那麼多，到底沒有經驗的管理者在實施管理時，會面對那些困難呢? 以下是我認為會面對的一些困難。

• 難以協助解決團隊所需和問題
• 難以確定決策的好壞
• 難以監督工作完成的品質

難以協助解決團隊所需和問題

要說到管理者，其中一個很重要的職責就是整合了。整合的意思是把各方面的資源包括人力和物力有系統地整合在一起以有效地產出。而在整合的過程中最大的挑戰應屬問題解決了。不管團隊或客戶，在專案過程中必定有許多問題，可能是需求的問題，也有可能是技術的難題等。而要解決問題，管理者必須有能力理解問題到底是什麼。更重要的一點是會不會反過來提出問題，解決問題應該從提問開始，並把問題的核心給找出來。例如有時候，工程師都會跟我說，客戶提的這個需求做不到，能不能向客戶說我們不去實施這個需求。如果沒太多經驗的專案經理，很多時候就直接相信了他們的話而向客戶反映了。但在我眼裡，做不到不是真正的問題，問題的核心其實是其他原因。有時候可能是技術難度太大、不能直接程現客戶想要的效果或者可能需要的時間比較長，會超出預期的交付時間。在重新界定問題後，那麼就能對問題作進一步分析。例如那裡技術難度大、為什麼不能程現客戶想要的...這些都需要大量的業務和行業經驗的支撐，或者說是能身同感受，才能得出能解決問題的方法。試想一下在討論方案的時候連工程師所描述的東西是什麼都不能理解的話，怎能知道如何破解？

有時候我會聽到別人說：「雖然我不會技術，但是我會找懂技術的人幫忙。」在某一層面來說，他說得沒有錯。但問題是在不懂問題是什麼的情況下，真的能找到對的人幫忙嗎？另外，找別人幫忙也得向對方表明要他幫忙具體的是什麼吧，在問題也不能好好表達清楚的前題下，真的能說服別人過來幫忙嗎？我覺得並不好說，除非跟他的關系並不一般。因此要解決問題，必須懂得下屬的工作和所面對的事情是什麼才有解決的可能。

難以確定決策的好壞

這是上一點的延伸，如果專案在執行過程中發生問題。而在作問題分析以後團隊得出一些結論和解決方案，管理者則需要在平衡各個方案的優劣以後，決定要採取那一個方案，或者需要另外尋找其他更好的解決方案。那麼問題來了，管理者要如何才能夠有效評估各方案的優劣呢？方案的選擇關乎的並非只有眼前的問題，而是需要能往更長遠的地方思考，仔細推敲未來可能發生的影響。這就有如下棋，我決定的每一步都著實影響著未來，更有可能一子錯滿盤皆落索。即只要作出一個錯誤的決定，可能會摧毀專案而更專案失敗。當然，未來沒有人能夠準確預料，因此對結果負責也是管理者必須具備的能力。不能因為方案並非是自己的提義而一味把責任推給給出方案的人。

總以監督工作完成的品質

要說工作的完成有分為兩種不同的定義，一個是「做完」另一個是「做好」。做完的意思是表面上工作完成了，但後續還需要修正質量不好的地方。而做好的意思是比較完整的把工作完成，不需要作出大量的修訂也能投入使用。這好比學生時老師分配的寫作作業，有的同學雖然把文章寫出來了，字數也達到要求。但是文章的內容並不合理，也存在很多錯字等問題，後續需要家長檢查內容，再花時間檢視和修改。

管理者需要的能力，就是上述作為家長檢查內容的能力。即能辨別文章好壞的能力。如果管理者並不理解文章的內容，試問如何辨別文章的好壞？又如何能提出改善建議？此等能力也是需要一定的歷練的，並非朝夕能成。且作為管理人員，也需要為任務先設置合格品質的標準，讓工作的人清晰的知道何謂做好也是非常重要。

結論

管理並不是一件簡單的事，它除了需要於某專業領域具備一定的專案知識之外，更需要的是智識泛化的能力。缺乏域領知識會讓管理出現很多問題。因此我並不建議在缺乏基礎知識的人當管理崗位，即更看似並不需要行業知識的專案經理也不例外。