【專案管理流程】什麼是專案管理？一篇掌握五大流程！ — ProjectManager

專案管理流程是專案管理工作必備的一系列步驟，用於指導和監控專案的進行，確保專案能在預定的時間、預算和品質範圍內完成，同時滿足所有利益相關者的期望。專案管理流程通常包括以下五個主要階段：專案啟動、專案規劃、專案執行、專案監控和專案結束。

在提高專案管理能力的過程中，你一定會不斷優化自己所執行的每一個步驟。那麼，了解熟悉專案管理的五大流程一定也是必不可少的存在。本文將詳細分析專案的啟動、規劃、執行、監控和結束五大流程，帶你一起全面掌握專案管理，快快看下去吧！

原文刊登於：【專案管理流程】什麼是專案管理？一篇掌握五大流程！

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專案管理流程一：專案啟動

啟動階段目的及重要性

專案啟動階段的主要目的是確定 專案 的目標和範疇，並組建好專案團隊。在這個階段，專案經理需要確定專案的需求、目標和預期成果，並選擇合適的團隊成員來完成專案任務。

啟動階段的重要性在於，明確和詳細的專案範疇可以讓所有的利益相關者明白專案的期望成果，並確定他們的角色和職責。此外，恰當的團隊成員也可以確保專案工作有足夠的資源和技能支援，從而有效達成專案目標。

啟動階段的措施

啟動階段應注意什麼？

在啟動階段，專案經理應注意以下幾點：

啟動階段教學案例

假設你的軟體開發公司正在計劃開發一款新的手機應用程式，以下則是其在啟動階段需要完成的步驟：

專案管理流程二：專案規劃

規劃階段目的及重要性

規劃階段的主要目的是為專案設定清晰的路線圖，包括具體的任務、資源分配、時間表和成本預算等。

在這個階段，專案經理需要確定如何達成在啟動階段設定的專案目標。

規劃階段的重要性在於，一個詳細和實際的專案計劃可以幫助專案團隊明確需要做什麼、何時做以及如何做，從而提高工作效率。此外，一個好的計劃還可以幫助專案經理在後續的執行和監控階段中，更好地管理和控制專案的工作進度和成本。

規劃階段的措施

規劃階段應注意什麼？

在規劃階段，專案經理應注意以下幾點：

規劃階段教學案例

如上文所提及的軟體開發公司需要開發一款新的手機應用程式，以下是這個專案團隊在規劃階段需要完成的步驟：

在這個階段，專案經理需要密切與團隊成員和其他利益相關者溝通，並根據他們的反饋調整計劃。例如，如果軟體工程師表示開發任務需要的時間比原先預計的多，專案經理可能需要調整時間表或重新分配資源。

一個好的專案計劃需要具備一定的彈性，因為在實際的執行過程中，可能會遇到預期之外的問題和變化。專案經理需要有能力根據變化調整計劃，以確保專案能夠成功完成。

專案管理流程三：專案執行

執行階段目的及重要性

執行階段是 專案管理 重要的一環，目標是按照專案計劃去實施和執行專案的各項活動，以達成專案的目標。在這階段，專案經理和團隊成員將會利用資源，在時間限制內完成各自的任務。

執行階段的重要性在於，只有通過有效的執行，才能將專案計劃轉化為實際的產出和結果。此外，有效的執行活動還能確保專案的質量，並提高專案的效率和效益。

執行階段的措施

執行階段應注意什麼？

在執行階段，專案經理應注意以下幾點：

執行階段教學案例

假設我們正在管理一個新的手機應用程式開發專案。在這個階段，主要的任務包括：

例如，在開發過程中，團隊發現一個重大的技術問題，該問題可能導致專案延期。在這種情況下，專案經理需要立即與團隊和利益相關者溝通，解釋問題的性質，並研究解決方案，這可能包括調整專案計劃或尋求額外的資源協助等。

此外，專案經理還需要更新風險管理計劃，以包含此風險和應對策略。

透過這種方式，專案經理可以確保專案在面對挑戰時仍能按計劃進行，而不會陷入混亂或延誤。

專案管理流程四：專案監控

監控階段目的及重要性

監控階段是專案管理過程中不容忽視的環節。在這個階段，專案經理和團隊需要根據先前定義的專案計劃和基礎，追蹤和評價專案各項工作的實際進度和團隊成員的具體表現。其主要目的是確保專案的進度、質量和成本與計劃相符，並有效控制專案過程中出現的各種變更。

監控階段的重要性在於能夠幫助專案經理時刻了解專案任務的實際情況，並通過分析提前發現可能存在或發生的問題及風險。此外，有效的監控還可以確保專案的資源被有效地利用，且團隊成員間能達到及時和高效的配合。

監控階段的措施

監控階段應注意什麼？

在監控階段，專案經理需要注意以下幾點：

監控階段教學案例

在一個建築專案中，你擔任專案經理的角色。專案的目標是在9個月內完成一棟五層的辦公大樓建設。專案團隊已經完成了專案啟動和規劃階段，開始進入執行階段。在專案任務的進行中，你需要不斷地監控和控制專案的進度、成本和質量，以確保專案按計劃順利交付成果。

進度監控

每週與團隊成員及利益相關者進行會議，了解每部分任務的進度和所需資料等，並及時調整計劃以確保專案按照預定的時間表進行。例如，如果發現「樓層建築」部分的進度落後，你可能需要增加建築工人的人力資源或調整其它工作順序來確保整體進度不受影響。

成本監控

你需要密切關注專案的成本，以確保不超出預算。這包括了人工成本、材料成本、設備租賃等各種成本。如果發現某一部分的成本超出預算，你需要及時找出原因並採取適當的措施，例如優化建築工作流程、尋找更具性價比的建材供應商等。

質量監控

你需要確保專案的結果達到預期的質量標準。這可能需要定期檢查地基樓層等建築的質量、測試建築材料的穩固性或評估所修建的辦公大樓是否每一部分都達到了文件標示的檢測標準等。如果發現存在質量不佳等問題時，你需要找出問題根源，追責相關負責人員並處理問題，進行重建等，以確保最終的專案結果（辦公大樓）達到預期的質量標準。

專案管理流程五：專案總結

總結階段目的及重要性

專案管理的總結階段，也被稱為專案結束或專案關閉階段，其主要目的是確保所有工作已經完成，並且已經順利達成專案目標。這是一個評估專案表現並學習經驗教訓的機會，對未來的專案管理可以提供寶貴的參考資訊。

總結階段的重要性在於，它提供了一個機會去評估專案的成功與否，理解並記錄專案的挑戰和困難，以及解決問題的方法。這可以幫助組織改進專案經理、團隊成員和利益相關方等人員的專案管理實踐，並且將這些學習應用於未來的專案。

總結階段的措施

總結階段應注意什麼？

總結階段教學案例

在一個為期6個月的軟體開發專案中，專案團隊成功地完成了所有的工作和交付物，並且達成了專案的目標。在總結階段，專案經理進行了以下活動：

與團隊和利害關係者一起進行了後期審查，評估了專案的成功效果，並識別了可以改進的領域和學習的經驗教訓。例如，他們發現在用戶需求分析階段有些溝通不清的問題導致了產品開發工作延遲，並決定在未來的專案中改進這個過程。

編制了專案結束報告，記錄了專案過程中開發工程師和產品經理的優異表現，後期軟體測試過程中遇到的挑戰和通過這次開發工作所學習到的經驗教訓。這份報告將被存檔，並在未來的專案中作為參考。

結束了全部的合約，如軟體零件供應商、產品發佈場地、用戶調查委托團隊等，並確定了所有支付和費用都已經結算。

最後，專案經理組織了一個慶祝活動，以感謝團隊的努力並慶祝專案的成功。他們也將專案的結果和學習的教訓與所有的利害關係者共享。

五款提速增效的專案管理軟體工具

透過上述討論，相信你已經對專案管理的五大核心流程有了深入理解。從專案啟動到專案結束，每一個階段都發揮著不可忽視的重要作用，並為專案的成功提供了堅實基礎。如何更好地貫徹執行這些流程呢？這裡為大家推薦五款多功能的 專案管理軟體工具 ，能夠幫助你快速啟動專案管理，高效執行並追蹤專案工作，提升專案管理效能！

ClickUp

ClickUp 是一個全方位的專案管理軟體工具，提供了各種功能以幫助你更有效地管理和追蹤專案工作。ClickUp 的功能包括任務管理，時間追蹤，文件共享， Gantt Chart（甘特圖） ，和集成與其他工具（如 Google Drive，Slack，GitHub）等等。

使用 ClickUp，你可以輕鬆地分配任務，追蹤進度，並與團隊成員進行有效的溝通。

例如，如果你正在管理一個新產品開發專案，你可以使用 ClickUp 建立和分配任務，並通過 甘特圖來視覺化整個專案的時間表。你也可以使用時間追蹤功能來追蹤團隊的工作時間和任務進展，並確保成員的專案工作保持在預定的時間範圍內。

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Monday.com

Monday.com 是一個高度靈活和可自訂的專案管理軟體工具，你可以根據自己或團隊的專案需求和工作流程來設定相應的專屬工作板。

Monday.com 的專案管理功能包括任務和子任務管理，時間線視圖，自動化工作流程，以及與其他工具（如 Slack，Google Drive，and Microsoft Office）的集成等。

以一個營銷專案為例，你可以使用 Monday.com 建立一個任務板，將任務按照進度（如待辦，進行中，已完成）分類。你也可以設定自動化規則，例如當一個任務完成時，自動將其移動到已完成列，以此節約團隊工作時間和精力。

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Notion

Notion 是一款多功能的軟體工具，提供了文檔管理、數據庫管理、 專案管理（Notion Projects）和 Notion AI等 專案管理功能 。它的強大之處在於其文檔和數據庫管理功能，讓你可以根據專案工作需求來創建專屬工作空間和系統，集成並分析所需專案資訊，尤其適合處理大型或複雜專案。

假設你正在管理一個書籍出版專案，你可以 使用 Notion 建立一個數據庫來追蹤所有的出版工作項目，包括作者的寫作工作進展、封面設計處理、印刷工廠產品交付時間等各項任務的進展、負責人、截止日期等等。你也可以創建專屬的專案日曆來視覺化所有的截止日期和重要事件，確保書籍能夠準時進行出版。

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Teamwork

Teamwork 是一款針對專案管理開發的軟體工具，提供了一個集中的平台來組織和追蹤專案的所有方面。功能包括時間追蹤、資源管理、網頁管理、全局視圖和項目計劃等，尤其適合協助你處理客戶服務、網站開發建設、銷售團隊等相關的專案工作，管理整合所需的專案資訊。

例如，在一個網站設計專案中，你可以使用 Teamwork 的項目計劃功能來建立和分配任務，並使用時間追蹤功能來追蹤每個任務的工作時間和團隊成員的配合情況。你也可以使用文件管理功能來存儲和共享專案相關的所有文件和資源，通過專門的網站開發功能進行代碼編寫、產品測試、頁面設計等工作。

Wrike

Wrike 是一個專業的專案管理軟體工具，提供了各種強大的功能來幫助你和團隊計劃、追蹤和管理你們所負責的專案。功能包括互動式 Gantt Chart（甘特圖），實時活動流，自定義儀表板，和與其他工具（如 Google Drive，Microsoft Office， and Slack）的集成。

例如，在一個軟體開發專案中，你可以使用 Wrike 的互動式甘特圖來計劃和視覺化專案的時間表。你也可以使用實時活動流來隨時追蹤專案的最新任務進展，並使用自定義儀表板來查看專案是否達到預期的關鍵指標和團隊成員的工作狀態。

以上五款專案管理軟體工具都能夠令專案管理流程提速增效，而且都提供了免費賬號試用服務，包含多種功能可以體驗，你可以和團隊一起註冊免費賬號試用不同的軟體工具，看看哪一款更符合你和專案團隊的具體需求及工作流程！

結束語

希望透過這篇文章對專案管理流程的詳細介紹，你已經掌握了如何進行有效的專案管理。無論你是專案經理，還是希望了解更多專案管理知識的專業人士，都可以把這五大核心流程作為指南，配合使用相對應的專案管理軟體工具，讓你的專案工作順利達成預期目標！

專案管理流程的常見問題（FAQs）

什麼是專案管理流程的五個主要階段？

專案範疇是什麼？

如何管理專案風險？

如果專案超出預算或超時，應該怎麼辦？

專案結束階段的主要活動是什麼？

誰是專案的利益相關者？

如何確保所有的利益相關者都在專案決策中被考慮到？