【部門管理】第10篇：部門管理必備的定期會議與工作進度報告設計(進度報告格式/週報格式)
部門管理過程中，主管會藉由定期會議追蹤同仁工作進度，形式有日會、週會、雙週會、月會等形式，本篇文章將說明定期會議在管理意涵上的目的，並建議部門主管如何設計定期工作進度報告格式
一、為什麼部門管理需要執行定期會議?
執行定期會議的原因在於：人性是懶惰的！！
若沒有定期追蹤，工作會如期如質產出是相當困難的，說得直白一點，如果部門主管不追，也不確認是否有如期產出，部門同仁會準時交付的可能性，將會大幅降低
透過定期會議追蹤，滾動修正行動方案，才可以確保工作產出
二、工作中人性特點是什麼?
工作中一些人性特點，會讓部門工作定期會議有其必要性，因這些特性讓部門主管需事先規劃管理方式屬必要職掌，總之，不要跟人性對著幹，部門管理才會相對輕鬆
１．通常，人只能理解眼前短期的目標
通常人只能理解眼前短期的目標這個特點，將長期目標拆分成短期目標，利於按部就班執行，若發生不如預期現象，易於及時找出解決方案，而且，部門主管評估同仁工作，也能有依據是否有依照所規劃
最常見的，就是年度營運目標設定，例如：年度營業額要增加20%
若以年度營業額要增加20%為目標，拆成以週為目的，就會很難想像那這週要做甚麼工作內容可以幫助這個目標達成?
２．對「落後指標」有感，卻不知如何結構性的達到目標
先來說明「領先指標」與「落後指標」的定義：（雖然定義還是有點難理解）
（１）領先指標：主要是提前反應達到目標的指標，用來預測達到目標的趨勢與接近程度。
（２）落後指標：晚一步反應目標的指標，即是看到結果，卻也來不及調整行動方案去達到設定的目標。
用減肥為例說明「領先指標」與「落後指標」的設定，較能理解
落後指標：
希望一年可以減肥12公斤，可是，當一年到了，站上體重計，就發現：啊～～～沒達到…
這時候已經來不及了，所以這種數據就被稱為「落後指標」
假若，把一年拆成12個月，1個月拆成4週，減重1週的指標是0.25Kg，雖然已經拆分到以週為單位，但站上體重計才知有沒有達到，這其實也是屬於落後指標。
領先指標：
減肥的領先指標，會依據「怎樣做可以達到減肥效果」的方向去進行設定，例如，若做到下述2個領先指標，好像就有機會達到1週減0.25Kg的效果。
（１）1天走1萬步；
（２）1週至少運動3天且每次達到30分鐘；
由上所觀察，領先指標的設定，會有一定的專業知識 (或稱之為Know How)較容易訂定出來。
解釋完「領先指標」與「落後指標」後，就可以理解「年度營業額要增加20%」是落後指標，大家對營業額為指標是相當有感，但，是否有規劃有結構的方式，一步一步達到目的呢?還是，Ｑ１做做看，沒做到，Ｑ２再換另外一種方式?
三、設計定期工作進度報告格式
１．可以使用網路上搜尋到的格式來改
網路上找找，挑到自己喜歡的拿來改，上手合用就好。有定期追蹤都比沒追蹤好！
２．呈現以部門工作職掌為基礎去展開
部門主管在管理時，通常是提供一個格式給所有的同仁去填在同一份資料中，從這份檔案可以看出整個部門的工作執行進度，而整個部門工作執行進度也就是部門職掌！
這也是為何會建議可使用部門工作職掌為基礎去展開，如何定義部門職掌，在這篇文章就不多說，有興趣的可參考：【部門管理】第5篇：定義部門職掌(執掌)
工作進度報告設計以部門工作職掌為基礎去展開
３．週報呈現建議重點－連續性與可視性
（１）連續性
不知道有沒有這樣的經驗？有一些主管，請員工每週說明工作內容，結果，聽完報告之後就覺得好熟悉，這怎麼好像上週還是上上週聽他報告過呢？但又不是這麼的肯定…
所謂連續性，就是希望可以避免這個現象，可以從定期週報中看到歷史發生過的軌跡。如下圖所示，最好把每週資料彙整在一起，易於追蹤，從同一個表中，就可以看到上週實際作業內容
此外，在下圖中呈現「規劃作業」與「實際作業」，每一週填寫工作內容時，同時要填寫本週的「實際作業」與下週的「規劃作業」，其目的有二：
①主管利用定期會議中與執行同仁共識下週工作內容與進度是否一致，若不一致在做之前就共識好，避免執行後才發現不一致，不僅可能時程受影響，也可能導致成本浪費
②同仁執行作業以為「規劃作業」目標，若當週進度沒達到，主管容易看出未達標，馬上調整容易追上，若過了幾週才發現，成功追趕的可能性將會下降
工作進度報告呈現重點－連續性
（２）可視性
在”時程”掌握上，若以甘特圖的長條圖「可視性」的效果來呈現，在執行工作中掌握工作進度將更快、有感覺
例如，當看到圖上出現甘特圖是2週時程，工作規劃上就知道要將這個短期目標拆成2週來執行，根本不需要去細看起訖時間
或是，這個工作時程有1~2個月，等執行至後面幾週，甘特圖就會看到該項工作時程快結束了，透過可視性可以意識到剩下的時間是否足以將所有的工作內容做完?
可視化管理一目了然，可以幫助掌握工作進度
工作進度報告呈現重點－可視性
四、定期工作進度報告格式
在網路上有搜尋到網站提供工作週報格式如下，提供給大家當參考
在此聲明，筆者並沒有為下面網站廣告，也不是推薦大家註冊或付費使用這些網站，週報格式重點還是要依部門實際現況設計才比較合用，設計之前若有一些格式可參考，部門主管可能會比較有靈感，大家使用網路上公開網站內容，請再自行斟酌使用
１．熊貓辦公，工作週報格式
２．Pikbest，工作週報格式
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