學會思考後果

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早上,我又「依慣例」請半天假在家打混。中午準備早點出門,「老老實實的搭捷運」去上班,看到公司郵箱收到一封信。


總機Chloe發出來的。

發給MIS並抄送給我。

內容是希望:若總機100無法接聽,可以轉到職務代理人Mary的分機,這樣電話就不會塞車。


啊這件事沒有跟我討論過,大概是早上他們自己想出來的方式。


我看了信後,眉頭皺了一下,又是「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的風格。


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向Chloe問清楚她想解決什麼事之後。我就說下午再處理。


捷運上,我在思考這件事:

一、主管的能力之一,眼明手快

二、主管的能力之二,容許犯錯,給予「不必事事討論」的空間

三、思考深度及廣度的訓練,有沒有想過後果?

四、何謂「邊工作邊學習」


主管的能力之一,眼明手快

要能做為一名「可以偶爾適度打混」的主管,這個能力還蠻重要的。該出手的要馬上出手,免得後來演變成部門間的重大衝突。這次請MIS改方法,下次若覺得不適合,又叫MIS再改,他一定會抹宋,然後去跟他的主管,也就是技術長(創辦人之一)抱怨。技術長一定會問我「為何內部不先討論」,啊本來也不是我同意的,我豈不無辜?


所以必須立刻阻止這項不適合的作法。


主管的能力之二,容許犯錯,給予「不必事事討論」的空間

要想做一名「可以偶爾適度打混」的主管,你就不能要求部屬「事事討論」,而是要教會他判斷。


但判斷這件事情,講再多都沒用,一定都是要受過教訓之後才會記得清楚的。


所以即使我已經知道這件事她處理錯了,我也不能因此「為了避免往後麻煩」,去要求「以後每件事都要“先”跟我討論」,更不能直接指出她做錯,因為也許這是她已問過專業意見後的方案,也或許她有其它配套措施。所以我直接丟問題給她,是否有考慮過我所問的問題。


但她給的答案「實在太爛」,所以我才說我下午處理。


思考深度及廣度的訓練,有沒有想過後果?

我們在說「解決問題的能力」,指的是「正確的解決問題」,而不只「為了解決眼前的問題」,然後「順便製造其它更多的問題」。


敝司為了「混合辦公」的工作型態,把每個人的分機都設定轉到各自的手機,為的是「在家工作」時也不會漏接電話。但除了總機號碼以外,總機號碼在平日時會有人接聽,但假日當然不會有人理,也不應該有人去處理。


Chloe只有想到「現在電話同時進來到總機專線,第二通電話會沒法接」的問題,但她沒有想到,不論是設定給Mary的分機,或設定給她自己的分機號102,都會造成「總機(或其它財會單位同仁) 假日還要接電話」的情形,這違背我的堅持。行政人員的工作就是「當日事當日畢」,這就是行政人員的績效,為什麼假日還要接電話?行政單位跟業務單位的工作性質不同,業務或客服人員若有本事假日不處理,就等著看是業績比較強,還是客訴的力量比較大。


今天,她擔任這個職位,「她無所謂」,但將來呢?別人來做她的工作,別人也無所謂嗎?我可以要求別人要「像她一樣無所謂」嗎?所以有些堅持我是不會讓步,因為我考慮的是「整體」和「將來」。


我是嚴禁財會單位「出於好心」接下「不屬於財會單位」的工作。如果被我發現,我也是會修理的,因為「接久了就變成理所當然的」,以後會很麻煩,一旦要叫對方自己做,對方就會說「一直都是你們做的」。有些人會「嫌麻煩」、「算了」,然後攬一堆工作在身上,幻覺自己是個好同事、任勞任怨的好員工,等到耽誤了我所交辦的事時,又埋怨工作量太多,做不完,哇哩咧~~~干我屁事!那不是你自己攬的嗎?我有同意你去做那些亂七八糟的工作嗎?這種情形就是打從一開始採取「不正確」的應對態度和解決方式。一旦遇到,一定要講清楚說明白。


所以平日我還要會裝瘋賣傻,因為處理這些事情時,問題會很尖銳,我的態度也會比較嚴肅,啊下一秒又要裝沒事在噓寒問暖。


何謂「邊工作邊學習」

這次雖然不是大事,但Chloe處理得並不好。


因為當初堅持不把100轉到她的手機時,我有告訴她原因。所以才會再設一個102給她用,屬於她自己的工作,對外可以用102處理。那支100是專線,任何阿貓阿狗都會打這支分機。


然後,她有記清楚當初我的考量嗎?

還是說「麻煩到其它同事」沒關係?


「邊工作邊學習」指的不單是「技能」,也包含我們處理事情的「判斷力」、「觀察力」、「理解力」......等等。


如果只有「學技能」,你下一步是要換去哪裡呢?


進公司後,我就跟MIS說明我們的需求,可以如何解決這個問題。然後他就再拿出一支電話,再設一個分機號作為次總機的用途。就解決啦~~~~我又可以繼續我「可以偶爾適度打混」的工作模式啦~~~

PS. 我一直都覺得「頭痛醫頭、腳痛醫腳」這句話很有趣,啊不然咧? XDD




🍀2023/2/13原發佈在其它平台,於2023/10/31遭到不合理對待後,決定將文章遷移至此。

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