是誰破壞辦公室和諧?

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主管的工作中,有一項技能很重要,就是「演戲」。


即使你本身長得清新脫俗、甜美可人,或英俊瀟灑、風度翩翩,但「該嚴肅時還是要嚴肅」,該扳起臉來要求的,絕對不能客氣。


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今天,我終於等到了庫存可以關帳的好消息。


敝司並不是上市櫃公司,只是因為當初沾了點「新創」之名,吸引到不少「外部股東」投資,所以我們一切的程序都要照法規走,不像一般私人公司。一般私人企業是老闆說了算,然後財務單位自己把文件做一做,章蓋一蓋就可以算數了。


由於外部股東的期望是「上市櫃」,所以在流程上都是要求要比照上市櫃。所以我都說我們是「麻雀衰小,五帳俱全」,該做的事都不能少,有些事仍是容許有彈性的,只是會被董事「唸」。最常被唸的,就是報表出具日。


而報表出具的時間,往往都卡在前端的資料太慢給。


前端單位(也就是業務單位)永遠學不會自己檢查。


大部份的業務人員「行政能力」都很弱,所以一定會搭配「業務助理」來處理業務單位的各項行政工作,但因為業務主管自己本身行政能力弱,所以也不知道要找怎樣的業務助理來協助工作,再加上不重視,所以常常找些詭異的行政人員。


因此,業務單位和財務單位常常吵架。

業務覺得財務在刁難,財務就覺得「一加一就是等於二,為什麼你會算出三!?」,二個單位經常為了這種事匪夷所思的事情吵架。大部份的業務主管也沒有耐心,不想了解流程細節,只想維護自己單位的同仁。所以很多時候,二單位比的都是「哪個主管比較強勢」。


我是相對強勢的那個。不過我是很講道理的,至少前面該提醒該說明的通通都有做到。


比如:

1.每月底就會發關帳通知提醒關帳時間

2.信上還要強調「有問題“提早”提出來討論,不要最後一天才提出」

3.信末還要再註明「請各單位主管主動協助自己部門同仁達成目標,不要影響關帳時間。」


整串時間表貼上,附件再附上重要流程說明。每一個月都是如此。

所以,只要有人Delay,都不可能是財務單位的問題。不過即使是如此,財務人員還是經常講輸人。就是口才太差,加上性格膽怯。


我就是專門在處理這些例外情形。不過,如果要我出面,【通常場面不會好看】,這是我一貫的原則,因為不能讓部屬習慣「依賴」主管出面處理衝突,所以我也必須對自己部門的人嚴肅。如果這種情形太多次,我會直接處理我部門的人。


人一定要學會「面對並處理」衝突,至少在職場,這是很重要的。

這指的不是「不要衝突」,而是指「善用衝突」,用衝突來達成事情得以被解決。


這次遇到的這位業務助理,就是標準的不認真,

開會時我已經要求,往後針對她的情形,用字遣詞應加重語氣,明確的讓她知道我「不接受」時間延後。把衝突升高到由「主管vs主管」專門討論她的去留問題。


因為:

一、她做事不檢查的:直接把資料丟出來,讓別人檢查指出錯哪裡,然後她才會去改。

二、每次都說是因為主管不在:這牽涉到做事的積極度,已經知道這個東西今天要交出,看到主管打算下午外出,就要先報備有這份資料,請主管等等。

三、她都要拖到最後一刻才要做事。


我早就耳聞她做事的風格,這次發生負庫存,她回覆「不知道怎麼回事」。小會計也拿她沒辦法。因為那位業務助理還比較資深。


所以我直接貼出清單,請她跟我解釋:該項目在一月只有二筆銷貨,哪一筆異常,她會查不出來嗎?是不是不想查?不想做事?


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然後今天就好了。

標準的「欠人兇」。

今天都8號了,離我原訂的關帳日晚了5天。


由於我們還是希望辦公室氣氛和諧,「像她那種會破壞和諧」的,就要考慮處理。


注意哦~~~是「她」破壞和諧,不是我單位。這是正常的職場環境才應該要有的價值觀,但很多公司都會搞錯重點,以為「破壞和諧」指的是那些被氣到崩潰的人,也因此造就一種打混摸魚的人,永遠客客氣氣、笑瞇瞇的,但沒有一件事會做然後還可以在公司待到變成老臣,這就是「劣弊驅逐良弊」。


把事情都好好處理,就不會把別人逼到發火了。所以「老是沒有把事情處理好」的人,才是破壞辦公室和諧的元兇之一唷~~~~



🍀2023/2/8原發佈在其它平台,於2023/10/31遭到不合理對待後,決定將文章遷移至此。

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