如何幫助ADHD(注意力不集中)助理有效率工作

助理A工作內容

負責設計案草稿協助繪製，專案內容確認陪同我與甲方進行會議，印刷廠排程，
印刷廠看印（跑現場）與部門行內部會議，客戶聯繫窗口

助理B工作內容

負責內勤文書、提案簡報製作、部門行政、簽呈催促

與部門行內部會議，客戶聯繫窗口（此人為總監直屬管理本人負責簽名）

先來跟大家說明什麼是ADHD

ADHD（注意力缺陷多動症）是一種常見的神經行為障礙，通常在兒童時期就會顯現。以下是有關ADHD的一些主要資訊：

ADHD定義：

ADHD是一種神經行為障礙，其主要特徵包括注意力不集中、多動和衝動行為。這些症狀可能會影響學業、職業、社交和家庭生活。

ADHD症狀

注意力不集中（Inattention）：難以集中注意力，經常犯粗心錯誤

容易分心難以完成任務。

多動（Hyperactivity）：過度活動，難以保持安靜，坐立不安。

衝動行為（Impulsivity）：缺乏抑制力，容易衝動行事，難以等待。

瞭解完ADHD類型後來說明同事有哪些明顯的原因，讓我調整對他的作業模式。
有以下行為：容易忘記、手頭上事物沒處理完馬上處理我交代的事物(跟他說不用馬上做)

助理AB一開始發現他們東西記不住，我以為是我語速過快，所以我把語速放慢還請他復誦一次也都正確，可是過了一陣子之後他們會忘記我剛剛說了什麼，而且做事很急躁此時我心裡就懷疑他是不是ADHD，午休時間我利用午餐餐時間請他吃飯，我直接跟他閒聊我說我問你一個問題希望你能直接回答我，他說好我問你是不是有注意力不集中問題，本文後面簡稱ADHD。
他說沒錯我有ADHD沒錯希望我不要把他辭掉，我說不會我會換方式帶你不要緊張，
助理A與助理B是認識的於是請助理A幫我約助理B中午隔天吃飯，一樣的詢問方式
得到的方式果然是YES，一樣回覆我會換方式帶你不要緊張，長期與特殊兒接觸的我果然還是有一定的領敏度。

教導方式第一版

先養成習慣方法不拘一開始先用紙本開因為公司中午有午休，我會請他們切分中午前一定要做完與下班前完成的事全部列出來，有人臨時安插也要寫上（公司月報表要寫工作日誌）

助理紙本todolist方式說明

後來發現用紙本要翻頁，容易找不到又亂乾脆轉數位

教導方式第二版加入數位基礎(google系列)

一開始他們用紙筆發現會忘記，後來改用google日曆的Google Tasks 
復盤可以複製貼上即可不用額外想，（上班前打上日曆）他們的每日的todolist用打勾來表示完成。如下圖

google task呈現方式

日誌可以靠著月曆上的項目直接複製下來直接填寫省事，會議紀錄跟一些行政工作我額外再整理一些工具我自己常用的工具包含自評表。

如何使用不對稱溝通

什麼是不對稱溝通：你傳訊息給對方對方，可以等他忙完一個段落再回覆訊息。
那根據上述，該等多久呢？我通常都是三十分鐘在公司的通訊軟體(以下簡稱slack)
我發出訊息並且＠對方後過三十分鐘，我會打slack語音電話，直接找人我會說我知道
你在忙，但是我有事找你麻煩看一下訊息並且我會記錄一下我交代什麼給他例如我在我的notion上面留存我幾點留言，一方面自保怕他沒記錄到說我沒說，保留到年底。

我使用哪些工具輔具

有期限的在開頭與結尾都會在行事曆上標示，當天完成標示在goole task，如果是隔天會寫在日曆上，當天改到task上為何要這樣做因為結束後會有明顯提示，如下圖。

task 完成後會有明顯刪除線

教導方式第三版加入筆記軟體(notion)

前情提要:因為notion是英文他們英文程度算好(一位是美國設計學院畢業，另一位助理
多益檢定金標曾留學半年)
有英文基礎下我融入notion YOUTUBE上的教學(國內外都有)，這樣前提下我慢慢建立
notion system內含廠商聯繫資訊、 todo list、專案進度追蹤、各項會議簡報(改過的版本有都會在上面)訊息留言版 、電子簽呈(下一篇文章會詳細解說)、月報表、
主管意見信箱(採用匿名制），對我有何意見都可以說，我可以改進年度主管評鑑不能太難看，以上功能都會在下一篇文章詳細說明。

帶領ADHD助理的感觸

有一位進來了6個月一位進來4個月，對我來說他們其實跟一般正常人差不多，
要找到方式來帶領，要確認他有接到我訊息，只要他有收到我訊息他一定不會有忘記的問題，同事說你不累嗎？我說不會啊，只要我有確實發布訊息就好，如果有疏忽就是客人沒說清楚，或者是他自己沒登打進Tasks，那就不在我的範疇了只能讓他自求多福。
忘了說，全team都被我教到自己會來跟我說他做到哪，有問題卡住的部分先跳過等我有空再來問我，或者視覺總監(我主管)當然，每個人習慣的軟體不一樣，有些人習慣notion(我自己也是)習慣養好很重要，工具看人用我適合他們不一定適合。

先提示下一篇我如何利用數位工具來處理一些工作問題