Ep15-如何提升與主管的溝通技能？

每周一句：要與優秀的人共事，你得先成為優秀的人。我喜歡與優秀的人共事，不願意和平庸的人為伍 —Charles Thomas Munger

_{主管的數量會根據公司規模減低或增加，舉例來說，小公司(人數不到50人)一般而言員工會直接對老闆匯報，中大型公司會因為員工數量，因此有小主管、大主管等等的職位。我就職的公司是中小型，我的Reporting Line是直接匯報給部門主管，以下我會以boss進行統稱，此篇是要分享我跟boss在對談中所得到的啟示與改善。}

_{每周我與boss會進行1:1 catch up，目的是進行每周工作的匯報，做了什麼事、遇到什麼樣的困難等等。}

_{兩周前我與boss如慣地進行每周的catch up，但開會不到5分鐘，便被告知結束此會議，請我準備好再開始，當然口吻是非常不客氣，而且很不耐煩，正當我那悶哪裡做不好的時候，手機收到一則來自boss的訊息，內容是一篇文章連結，標語是「老闆為什麼總吼我講重點？跟說話內容沒關係，而是說話方式」}

_{比起細節，更應該著重Picture}

_{主管們要處理不同部門的事情，需要同時間處理不同人的不同事件，因此在匯報時不要認為主管都記得上次的內容，每次報告時都要先把事件的架構說明，再說細節。舉例來說，若要進行每周工作的概要說明，應該如何說？}

_{過去的我(細節為重)：我星期一做了跟原廠匯報專案的進度，星期二完成文件的簽核，星期三做了你上周要求的表格修改。}

_{現在的我(架構為重)：這周主要進行原廠專案進度匯報、文件簽核、某表格修改。專案進度目前完成80%預期在4月份以前完成，文件簽核目前在大主管審核中預期在本月底會完成流程，某表格修改目前碰到A的想法還在進行調整，預期5月底前會完成。}

_{有發現差異嗎？過去的我只會報告我”做了什麼”，列點式報告做的事情，但這樣做對主管根本沒有任何匯報的價值，主管與我花時間討論的目的是在於”解決問題”，他想知道(WHY/WHAT/HOW)，為什麼要做這件事情、你做了什麼、碰到什麼困難、有什麼是他可以協助的，這謝內容才是他在乎的價值所在。}

_{重點不在於字數多寡，而是在於說話的順序}

_{目標，困難點，如何解決，這三要素順序就是與主管溝通的方法，假設我要更改某流程，需要說服主管，應該要怎麼說明呢？以下舉例：}

_{1.目標：我們的目標是提升公司內部協作效能，因此改善流程能夠讓同仁們的工作效能提高節省更多的時間。}

_{2.困難點：目前面臨的主要困難點是溝通不暢、信息不透明和工作流程不明確。這些困難點導致了專案進度滯後、重複工作和效能低下。}

_{3.如何解決：為了解決這些困難點，提出以下解決方案：資源整合、定期溝通、明確流程}

_{使用工具整合資源：使用免費軟體例如線上Excel，使得資訊可以即時分享、共同編輯文件，並隨時隨地進行討論。這將有助於打破部門之間的信息隔閡，提升整體協作效能。}

_{定期進行內部溝通會議： 每周進行15分鐘的簡單會議，尤其是疏於溝通的團員們，目的是促進團隊成員之間更加密切的互動，確保信息流通更加順暢。}

_{制定明確的工作流程： 建立清晰的工作流程和項目管理機制，確保每個成員都清楚了解自己的任務和責任。這將有助於減少工作重複、提高效能，同時確保整個團隊朝著統一的目標前進。}

_{這些措施的實施將有助於提升企業內部協作，解決目前存在的困難點，並為企業的可持續發展提供更穩固的基礎。}

_{是不是更清晰？是不是更能理解要表達的內容？所以說話的順序真的很重要。}

_{經過此事我理解到我認為的重點不叫重點，匯報的對象(老闆/主管)認為是重點才是重點。確實，在被boss吼著離開會議的當下，我覺得自己是小可憐，滿腹委屈，為何要被如此對待，我也不是沒有準備，只是準備的呈現方式不是boss想要的。但我也理解到這種受害者思維是無法解決我的窘境，畢竟在職場上唯有優秀的人才有話語權，而做錯事的人更不會被同情的。}

_{<秦阜東的每周一更>}