Ep15-如何提升與主管的溝通技能?

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘
每周一句:要與優秀的人共事,你得先成為優秀的人。我喜歡與優秀的人共事,不願意和平庸的人為伍 —Charles Thomas Munger


主管的數量會根據公司規模減低或增加,舉例來說,小公司(人數不到50人)一般而言員工會直接對老闆匯報,中大型公司會因為員工數量,因此有小主管、大主管等等的職位。我就職的公司是中小型,我的Reporting Line是直接匯報給部門主管,以下我會以boss進行統稱,此篇是要分享我跟boss在對談中所得到的啟示與改善。


每周我與boss會進行1:1 catch up,目的是進行每周工作的匯報,做了什麼事、遇到什麼樣的困難等等。

兩周前我與boss如慣地進行每周的catch up,但開會不到5分鐘,便被告知結束此會議,請我準備好再開始,當然口吻是非常不客氣,而且很不耐煩,正當我那悶哪裡做不好的時候,手機收到一則來自boss的訊息,內容是一篇文章連結,標語是「老闆為什麼總吼我講重點?跟說話內容沒關係,而是說話方式」


比起細節,更應該著重Picture

主管們要處理不同部門的事情,需要同時間處理不同人的不同事件,因此在匯報時不要認為主管都記得上次的內容,每次報告時都要先把事件的架構說明,再說細節。舉例來說,若要進行每周工作的概要說明,應該如何說?


過去的我(細節為重):我星期一做了跟原廠匯報專案的進度,星期二完成文件的簽核,星期三做了你上周要求的表格修改。

現在的我(架構為重):這周主要進行原廠專案進度匯報、文件簽核、某表格修改。專案進度目前完成80%預期在4月份以前完成,文件簽核目前在大主管審核中預期在本月底會完成流程,某表格修改目前碰到A的想法還在進行調整,預期5月底前會完成。


有發現差異嗎?過去的我只會報告我”做了什麼”,列點式報告做的事情,但這樣做對主管根本沒有任何匯報的價值,主管與我花時間討論的目的是在於”解決問題”,他想知道(WHY/WHAT/HOW),為什麼要做這件事情、你做了什麼、碰到什麼困難、有什麼是他可以協助的,這謝內容才是他在乎的價值所在。


重點不在於字數多寡,而是在於說話的順序

目標,困難點,如何解決,這三要素順序就是與主管溝通的方法,假設我要更改某流程,需要說服主管,應該要怎麼說明呢?以下舉例:


1.目標:我們的目標是提升公司內部協作效能,因此改善流程能夠讓同仁們的工作效能提高節省更多的時間。

2.困難點:目前面臨的主要困難點是溝通不暢、信息不透明和工作流程不明確。這些困難點導致了專案進度滯後、重複工作和效能低下。

3.如何解決:為了解決這些困難點,提出以下解決方案:資源整合、定期溝通、明確流程

使用工具整合資源:使用免費軟體例如線上Excel,使得資訊可以即時分享、共同編輯文件,並隨時隨地進行討論。這將有助於打破部門之間的信息隔閡,提升整體協作效能。


定期進行內部溝通會議: 每周進行15分鐘的簡單會議,尤其是疏於溝通的團員們,目的是促進團隊成員之間更加密切的互動,確保信息流通更加順暢。


制定明確的工作流程: 建立清晰的工作流程和項目管理機制,確保每個成員都清楚了解自己的任務和責任。這將有助於減少工作重複、提高效能,同時確保整個團隊朝著統一的目標前進。

這些措施的實施將有助於提升企業內部協作,解決目前存在的困難點,並為企業的可持續發展提供更穩固的基礎。


是不是更清晰?是不是更能理解要表達的內容?所以說話的順序真的很重要。


經過此事我理解到我認為的重點不叫重點,匯報的對象(老闆/主管)認為是重點才是重點。確實,在被boss吼著離開會議的當下,我覺得自己是小可憐,滿腹委屈,為何要被如此對待,我也不是沒有準備,只是準備的呈現方式不是boss想要的。但我也理解到這種受害者思維是無法解決我的窘境,畢竟在職場上唯有優秀的人才有話語權,而做錯事的人更不會被同情的。


<秦阜東的每周一更>

avatar-img
5會員
32內容數
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
秦阜東的沙龍 的其他內容
分享我的週末禪修心得,探討在快節奏的工作生活中如何保持平靜心情,以及對心靈成長的啟示。
在生活的洪流中,貧窮思維如同一股無形的潮流,時刻影響著我們的感知。貧窮本身並不可怕,這可能只是一時的低潮狀態,你該害怕的是否擁有貧窮思維,它不僅會使人蒙蔽雙眼,更可能讓我們低估未來成長和繁榮的無盡機會。
本文內容涉及中年危機、工作憂慮以及生活壓力,作者分享了自己在面對這些問題時的看法與處理方式。他提到避免失業與死亡的因素,並提供瞭解決方案與改進的建議。
當你花費一分鐘想著如何踩別人屍體向上爬,你同時也正在失去一分鐘可以自我成長的機會。—Gary Vaynerchuk
朋友最美在於錦上添花;而最可貴的,貴在雪中送炭—Echo Chen
不要等到生命快結束了,才發現自己從來沒有真正地活過。Last Holiday 這句話是我的諮商師告訴我的建議,因為衛福部年輕族群心理健康支持方案我接觸到心理諮商,前三次免費,第四次即開始自費,但因為是公費補助需要排隊登記,我等了三個月才得以擁有第一次諮詢
分享我的週末禪修心得,探討在快節奏的工作生活中如何保持平靜心情,以及對心靈成長的啟示。
在生活的洪流中,貧窮思維如同一股無形的潮流,時刻影響著我們的感知。貧窮本身並不可怕,這可能只是一時的低潮狀態,你該害怕的是否擁有貧窮思維,它不僅會使人蒙蔽雙眼,更可能讓我們低估未來成長和繁榮的無盡機會。
本文內容涉及中年危機、工作憂慮以及生活壓力,作者分享了自己在面對這些問題時的看法與處理方式。他提到避免失業與死亡的因素,並提供瞭解決方案與改進的建議。
當你花費一分鐘想著如何踩別人屍體向上爬,你同時也正在失去一分鐘可以自我成長的機會。—Gary Vaynerchuk
朋友最美在於錦上添花;而最可貴的,貴在雪中送炭—Echo Chen
不要等到生命快結束了,才發現自己從來沒有真正地活過。Last Holiday 這句話是我的諮商師告訴我的建議,因為衛福部年輕族群心理健康支持方案我接觸到心理諮商,前三次免費,第四次即開始自費,但因為是公費補助需要排隊登記,我等了三個月才得以擁有第一次諮詢
本篇參與的主題活動
2023年11月我從獵頭轉職成為HR,六個月後臨危授命成為MA計畫的負責人。那個月我剛過24歲生日,HR年資半年。現在計畫走過了7個月,八位MA其中四位提前升遷轉正,而我也升遷成為了Senior HR。來說說給我上了一門震撼教育的MA計畫負責人之旅。文章分為上、中、下篇。
最近在整理重要會議紀錄時,常遇到錄音轉文字工具翻錯專有名詞的問題,手動修正又太耗時間。因此我用GPT嘗試了一個免費方法(附prompt),可以有效提升逐字稿的準確度,如果你也有類似需求,或許這個方法能幫上忙!
在2023年6月30日的那個午後,Omlet Arcade正式宣布關閉服務。我相信許多人都相當的驚訝,一個曾經擁有超過一億下載量,每月活躍用戶數超過千萬的平台,怎麼會決定就這樣結束呢? 回顧2022年,全球經濟面臨多重挑戰:COVID-19疫情後遺症、供應鏈問題、烏俄戰爭,以及普遍的通脹壓力。
2023年11月我從獵頭轉職成為HR,六個月後臨危授命成為MA計畫的負責人。那個月我剛過24歲生日,HR年資半年。現在計畫走過了7個月,八位MA其中四位提前升遷轉正,而我也升遷成為了Senior HR。來說說給我上了一門震撼教育的MA計畫負責人之旅。文章分為上、中、下篇。
最近在整理重要會議紀錄時,常遇到錄音轉文字工具翻錯專有名詞的問題,手動修正又太耗時間。因此我用GPT嘗試了一個免費方法(附prompt),可以有效提升逐字稿的準確度,如果你也有類似需求,或許這個方法能幫上忙!
在2023年6月30日的那個午後,Omlet Arcade正式宣布關閉服務。我相信許多人都相當的驚訝,一個曾經擁有超過一億下載量,每月活躍用戶數超過千萬的平台,怎麼會決定就這樣結束呢? 回顧2022年,全球經濟面臨多重挑戰:COVID-19疫情後遺症、供應鏈問題、烏俄戰爭,以及普遍的通脹壓力。
你可能也想看
Google News 追蹤
提問的內容越是清晰,強者、聰明人越能在短時間內做判斷、給出精準的建議,他們會對你產生「好印象」,認定你是「積極」的人,有機會、好人脈會不自覺地想引薦給你
Thumbnail
遊戲簡介: 《HUMANKIND™》是一款歷史策略遊戲,你將重寫人類的進化過程並融合不同文化,創造出獨一無二的文明。
Thumbnail
Podcast 心匙EP15|龍德上師:百般珍愛的身體 🎧前往收聽:https://bit.ly/49mkpYk 《心匙》教法內容 本集影音版:觀音山 龍德上師YouTube
Thumbnail
透過 npm run dev 啟動開發伺服器,並可使用 VSCode 的簡單瀏覽器即時預覽。開始實作一個簡單的 "Hello World" 範例,透過 <script setup> 簡化元件定義,並理解響應式變數的運作。實作後能加深對 Vue 的理解,實踐是學習的最佳方式。
「祝你連莊到十八。」,三樓陳阿伯笑的像童書繪本裡的動物,這是一種模稜兩可的形容,但卻是沈霜降腦袋裡最直觀想到的。 可能,由於是伴隨了一些她童年的記憶片段,沈浮白摁開了大門,半個身體一出現,就讓沈霜降顯得過分擁有安全感。不知道是誰的心思,跟他將整串鑰匙放在玄關島上置辦的褐色缽盤裡一樣,在容器裡頭
【要點1】只關注在自己的工作,沒有注意主管的需求及水深火熱 【試著這樣做】對於向上管理來說,某個層度是建立在你能幫助主管什麼,了解主管的需求和期望是向上管理的基礎。所以僅僅做好自己的工作是不夠的,還要明白上司的目標和壓力,並主動協助主管,當我們能在關鍵時候出手幫主管一把,其實就有建立起好的開始。
Thumbnail
在職場上努力工作很重要,但是更重要的是懂得跟主管相處。本文分享了一個年輕工程師的真實案例,教你如何建立良好的主管關係,提出了幾個小撇步和建議。記住,跟主管相處是一門學問,需要不斷學習和調整。
Thumbnail
這是一篇關於職場簡報技巧的文章,內容提供瞭如何吸引主管的注意力、讓主管記住你、避免簡報被否決等相關技巧。閒置溝通和提前確認目標和方向是文章的重點,讀者將通過本文學習到如何在職場上取得更大的成功。
Thumbnail
Y世代員工升為主管之後,開始會面臨到該如何與下屬溝通,這是主管無可避免的課題。過往身為基層員工,只需要把自己的份內事做好即可,成為主管後,執行業務變少,管理事物變多,整體的工作方向與內容也隨之改變。主管必須做好MBO目標管理,需要負責訂定部門目標、執行策略,並引導部門同仁進行腦力激盪,將執行計畫
Thumbnail
龍德上師佛王誓約🎧前往收聽:Podcast 生死思辨。在輪迴中流轉,永遠是苦多於樂,應當把握時間勤修佛法、斷惡修善,上供下施,努力累積往生淨土的資糧。供養吉祥八瑞物,如法觀想供養,佛菩薩必定慈悲攝受!
提問的內容越是清晰,強者、聰明人越能在短時間內做判斷、給出精準的建議,他們會對你產生「好印象」,認定你是「積極」的人,有機會、好人脈會不自覺地想引薦給你
Thumbnail
遊戲簡介: 《HUMANKIND™》是一款歷史策略遊戲,你將重寫人類的進化過程並融合不同文化,創造出獨一無二的文明。
Thumbnail
Podcast 心匙EP15|龍德上師:百般珍愛的身體 🎧前往收聽:https://bit.ly/49mkpYk 《心匙》教法內容 本集影音版:觀音山 龍德上師YouTube
Thumbnail
透過 npm run dev 啟動開發伺服器,並可使用 VSCode 的簡單瀏覽器即時預覽。開始實作一個簡單的 "Hello World" 範例,透過 <script setup> 簡化元件定義,並理解響應式變數的運作。實作後能加深對 Vue 的理解,實踐是學習的最佳方式。
「祝你連莊到十八。」,三樓陳阿伯笑的像童書繪本裡的動物,這是一種模稜兩可的形容,但卻是沈霜降腦袋裡最直觀想到的。 可能,由於是伴隨了一些她童年的記憶片段,沈浮白摁開了大門,半個身體一出現,就讓沈霜降顯得過分擁有安全感。不知道是誰的心思,跟他將整串鑰匙放在玄關島上置辦的褐色缽盤裡一樣,在容器裡頭
【要點1】只關注在自己的工作,沒有注意主管的需求及水深火熱 【試著這樣做】對於向上管理來說,某個層度是建立在你能幫助主管什麼,了解主管的需求和期望是向上管理的基礎。所以僅僅做好自己的工作是不夠的,還要明白上司的目標和壓力,並主動協助主管,當我們能在關鍵時候出手幫主管一把,其實就有建立起好的開始。
Thumbnail
在職場上努力工作很重要,但是更重要的是懂得跟主管相處。本文分享了一個年輕工程師的真實案例,教你如何建立良好的主管關係,提出了幾個小撇步和建議。記住,跟主管相處是一門學問,需要不斷學習和調整。
Thumbnail
這是一篇關於職場簡報技巧的文章,內容提供瞭如何吸引主管的注意力、讓主管記住你、避免簡報被否決等相關技巧。閒置溝通和提前確認目標和方向是文章的重點,讀者將通過本文學習到如何在職場上取得更大的成功。
Thumbnail
Y世代員工升為主管之後,開始會面臨到該如何與下屬溝通,這是主管無可避免的課題。過往身為基層員工,只需要把自己的份內事做好即可,成為主管後,執行業務變少,管理事物變多,整體的工作方向與內容也隨之改變。主管必須做好MBO目標管理,需要負責訂定部門目標、執行策略,並引導部門同仁進行腦力激盪,將執行計畫
Thumbnail
龍德上師佛王誓約🎧前往收聽:Podcast 生死思辨。在輪迴中流轉,永遠是苦多於樂,應當把握時間勤修佛法、斷惡修善,上供下施,努力累積往生淨土的資糧。供養吉祥八瑞物,如法觀想供養,佛菩薩必定慈悲攝受!