Y世代主管該如何與Z世代新人溝通? -職場大小事
本文由 Jason謝易芨 | 共同創辦人/行銷經理 at TJ2 Lighting, led lighting manufacturer, lighting manufacturer and led lighting supplier in Taiwan 撰文分享
Y世代員工升為主管之後，開始會面臨到該如何與下屬溝通，這是主管無可避免的課題。過往身為基層員工，只需要把自己的份內事做好即可，成為主管後，執行業務變少，管理事物變多，整體的工作方向與內容也隨之改變。主管必須做好MBO目標管理，需要負責訂定部門目標、執行策略，並引導部門同仁進行腦力激盪，將執行計畫擬定出來，過程中必須隨時跟進執行進度與時程，運用PDCA確保目標確實達成。不過事情最困難的地方往往會發生在溝通協調上，當主管開始嘗試與跨世代的下屬溝通時，常會發現力不從心、似乎有聽沒有懂、無法理解主管想表達的意思...等，作者也透過本篇文章與讀者分享，身為主管之後，該如何調整心態，運用相對較佳的方式來與下屬做好溝通的工作，讓部門得以順利達成目標。
Z世代下屬的特質，該如何與其溝通
Z世代新人具有直白的特質，在職場上常會打開天窗說亮話，會直接將其認為是對的事情打破砂鍋問到底。不過有些事情在職場上，並不是直線思考就行，即便是要繞圈才能達成目標，這條遠路也必須去走。因此，往往主管會覺得很困擾，到底該如與其說明。其實有一定工作經驗的下屬，倒不一定會持續追問，但往往Z世代的特質以及工作經驗多寡會將這類事情變得較為複雜。
以作者的經驗，面對Z世代下屬直白的詢問，主管可以嘗試以情境題舉例的方式來讓下屬有所感，適度將各方利害關係人立場做分析，更有利於其了解實際狀況。或許有些主管會認為這麼做很麻煩，也沒必要，直接用主管權威，以命令口吻去溝通即可，不過請記得，這麼做是治標不治本，當Z世代下屬沒有獲得他所希望的答案，或是適度解開疑惑前，後續執行業務反而會事倍功半，而且會更加深其對於主管的不信任感，不可不慎之。
做事之前，應該先學會做人
作者過去曾在大型軟體集團擔任高階主管特助(主管職)，旗下公司數十間，光是作者管理的總經理室內部同仁就高達約10位助理。當然，員工有資深有資淺，面對工作經驗較少的下屬，作者仍是對其循循善誘，尤其總經理室是高階幕僚單位，其中牽涉的業務更是廣又雜，工作內容幾乎都是溝通協調為主，執行業務為輔。
在職場中，只要牽涉到"人與溝通"的事情就會變得複雜，常常較資淺的員工會無法理解作者當下的決策與做法，而且很勇於挑戰與詢問，站在他們的立場總會認為，某件事直接這樣做即可，為什麼作者要繞圈或以打帶跑的方式來執行，事情豈不是會變得沒效率!?
遇到這類問題，作者通常不會有太多情緒，反而會適度與其溝通，將各方利害關係與立場分析給對方理解。以直線思考的方式去完成事情本質上並沒有錯，但是當我們採取直接行動時，可能會因此影響到A方的利益、B方的好處、C方業務上也可能因此有動盪，如果沒有詳加思考，並適度與ABC三方溝通斡旋之前，直接貿然行動，之後必定會在集團月會中，被群起圍攻、加以反彈並打臉。其實在作者與下屬溝通之後，幾乎都能夠認同與理解，後續業務的執行也都相對順利許多。
在職場上做事，務必要謀定而後動，做事情之前，也須先學會做人。
主管的用人與留人，必懂的基礎人力資源觀念
作者本身的帶人哲學，即是以長遠合作的心態來規劃下屬的選育用留，相對於免洗式的帶人方式會比較疲勞，不過只要下屬能夠認同主管，則部門很容易就能夠自動化運作，留任率也會更高。
三個重點讓部屬願意聽你的話
一、說得好：交辦事項務必需明確
以中階主管而言，交辦事項通常需明確有人、事、時、地、物，並且請對方複誦一遍。原因是通常基層同仁執行部門事務資歷較淺，時間稍短，一開始磨合期務必將細節多加著墨，待雙方清楚彼此對於某類事務的判斷邏輯亦或是型態或標準時，則主管可逐步釋放出權限或僅提出主題，由同仁自行處理。
二、管進去：實際了解同仁執行內容與進度
其實，有非常多主管對於新穎事務、新的領域概念或應用不甚了解，但礙於工作已由老闆發派下來，必須交辦給同仁去執行，便以"感覺"去訂出任務交期。如此會產生一個問題是，當主管不清楚執行面需經歷哪些步驟，又如何能夠將交期定的準確、當交期或指令失真時，又如何能服人？
所以，主管們必須了解到，親身去了解部屬工作內容需執行的部分為何？步驟是否繁複？都是相當重要的一環。當然，主管並非自身親自去執行，而是"了解"，併予說明。
三、做出來：隨時鞭策以身作則
了解以上幾點後，最後一塊拼圖便是如何能夠以自身言行舉止，讓部屬願意追隨或信服。有許多主管可能仗勢資深，說的一口好話但自己執行時卻完全不是一個樣子、甚至完全不懂，試問倘若你我遇到這種主管，是否會信服呢？因此，身為主管的我們務必要清楚自身職責職權為何，將所言與所行互相輝映。
舉個例子來說，主管告知部屬出勤非常重要，則自身的出勤狀況亦必須相當謹慎。
規劃升遷與獎懲制度，提供舞台讓下屬有充分發揮機會
當主管能夠確實做好溝通，並依照員工特質、個性等面向做好溝通與工作分配之後，下一步即是運用科學化方式將舞台創造出來，讓下屬有機會發揮長才，提高部門員工留任率。
管理與制度是企業持續成長中最重要的二件事，MBO目標管理如果沒有制度做輔助，將會難以達成目標。有興趣的讀者可以參考作者過去的文章，【績效考評】- 四個要點提升可行性，設計出可達成目標的獎金制度、2021最新績效考評-六個步驟學會績效考評!
結論
身為主管，與下屬的溝通在職場中是重中之重，尤其是面對Z世代特質的員工。如果能夠做好溝通、創造條件，讓下屬理解並認同主管，讀者便會發現管理其實並不是一件困難的事喔~
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作者: Jason謝易芨 | Co-Founder/Manager at TJ2 Lighting, LED Lighting Manufacturer, lighting manufacturer and led lighting supplier in Taiwan.
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