一位職場工作者來信提問, 他說:「去年開始負責一個跨部門合作的專案, 名義上是專案主導, 但實際做起來卻更像整合, 主要的工作是由其他相關部門各自去執行, 我負責進度追蹤、資訊整合以及對主管報告。專案裡預計開發的系統要一年多之後才會正式推出, 在還沒有具體成果之前, 我要如何讓主管看到我的表現呢? 去年年底主管給我的考績評分是公司的平均值3分(滿分5分), 跟我自己的期望有落差, 跟主管溝通, 主管也說不出我有什麼具體需要加強的點……」。
負責的工作短期看不到成效, 這是從事某些專案管理工作以及行政類型工作的人常會面臨的問題。沒有具體的工作成果, 年底的考績就很難拿到高分, 也會影響升遷和加薪的進度。在這樣的情境中, 能做什麼來讓主管對自己的表現更有感呢? 我認為可以從3部分著手:
1.工作進度和績效指標綁定在接手任何工作時, 都應該第一時間想到「如何評估」這個問題, 尤其是針對遠程目標達成、無法在一年內做完的工作。需要在一開始就跟主管談定在該年度的年底會以哪些點作為主要的績效考核指標。而自己在做工作規劃時, 也需要訂出在該年度能達成的幾項階段性里程碑(milestones), 來作為主要工作表現。和主管先有這方面的共識, 在年底做考核評估時雙方才能從同樣的角度來談表現。
除了年初的績效指標設定之外, 外商公司通常在年中還會有一個機會跟主管重新回顧、對焦目標的設定以及上半年的表現。如果在剛接手工作時忽略了這一點, 可以利用這個時機跟主管主動釐清今年的績效評估重點, 並深入了解主管的期望, 在這些主要考核點需要做到什麼程度才有機會拿到超過平均值的高分。千萬不要等到年底評估時, 才跟主管提出目標設定不清楚的問題。
2.製造「刷存在感」的機會
只要進度正常, 通常主管不會花太多時間關注在今年內看不到成效的工作項目, 除非出現重大的問題。這也是為什麼提問的職場工作者會覺得主管給了他3分卻沒辦法明確說出他哪裡還可以做得更好。因此, 負責這類型工作的人需要自己製造「刷存在感」的機會。除了正式的進度會議報告之外, 可以主動跟主管約定每週有一個簡短的10分鐘近況更新對談(catch up), 讓你能跟主管針對專案進度交換意見, 這就是一個呈現個人貢獻的機會。如果主管沒有固定的時段可以預留給你, 那就可以觀察、尋找非正式的機會, 例如: 主管下午固定的倒咖啡時間、中午吃飯走出辦公室的路上..等, 利用幾分鐘的時間來分享你想讓他知道的進度或成果。當然, 在刷存在感之前需要先做好準備。不管是約好的近況更新對談還是製造的偶遇, 時間都不會太長, 要說什麼、怎麼說都需要先想清楚。攔下主管卻長篇大論讓他無法脫身反而會留下不好的印象。
3.收集跨部門回饋
如果負責的工作大量牽涉到跨部門合作, 而你自評在這一塊做得很好, 可以在年底考績評分之前, 發郵件給專案裡的跨部門團隊成員, 請他們提供回饋。在外商公司工作的時候, 常常會收到在亞洲區或國外總部辦公室工作的同事發來這種徵求回饋的郵件, 由於他們的工作核心比較屬於跨國家、跨區域的溝通、整合, 沒有實際的生意績效產出, 而日常的溝通以及提供給各國家的協助他們的主管又不見得都能看到, 因此各國當地團隊給他們的感謝和讚美就會變成他們年終績效的重要支持證據。
在職場上, 不見得人人都有機會能一直負責能見度高的工作。當負責的工作在公司內的關注度不夠高時, 就要靠自己創造績效能見度。但別忘了, 能見度是讓別人更容易看到你做的成果, 需要先確保有成果, 才去想能見度。
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Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場。目前從事職涯規劃、履歷、面試等求職技巧諮詢以及職場文章創作工作。職場文章散見於104人力銀行、1111人力銀行、商業周刊以及Cheers雜誌等媒體平台。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com
