都請補助顧問了，還不能坐領補助金？給企業的合作指南｜巷仔內的補助談 #3
有的客戶可能覺得我們很煩（？
都已經付錢請你們做事了，為什麼還要一直問東問西，要那個文件要這個資料的？
很遺憾，雖然我們也很想自己處理好一切，但臣妾真⋯真的⋯真的沒有辦法啊！
每個補助顧問公司的服務方案可能有一些差異，但最多最多，補助顧問代辦只能幫客戶處理大約 70% 的申請流程，還有 30% 是客戶「必須」自己搞定的。
這 30% 的工作不是我們不願意分擔，而是既然補助計畫是用客戶公司的名義申請，是由客戶的公司負責落地執行，在申請過程中就必然會有一些環節需要公司的人共同參與。
其實仔細想一下，就會知道為什麼了。
如果補助顧問代辦可以自己完成全部的事情，只要客戶出一個公司名字就可以拿到補助金的話，那他其實可以找個掛名公司自己去申請補助就好啦，是吧？
本篇文章將整個補助申請流程劃分為 3 階段 9 步驟，並詳細說明每個步驟中「企業與顧問的工作分配」方式，讓讀者更了解應該如何和補助顧問代辦合作。
企業 / 顧問的工作分配
每個補助計畫的申請流程都不一樣。
不過大多數政府補助的申請方式，都是從同一個大原則出發去做刪改、延伸的。
這裡我們以最經典的 SBIR 經濟部小型企業創新研發計畫 來舉例說明，當你決定委託補助顧問代辦申請補助，刷下去最 VIP 的服務方案時，你們的工作分配會長怎麼樣？
我們將整個流程劃分成 3 個階段 9 個步驟，並列出了在每個步驟中，企業一定要做的事情，和補助顧問代辦可以協助的事項：
企業 / 顧問的工作分配
- 查找補助——「企業」說明公司現況、未來規劃；「顧問」查找補助標的、提供建議
- 撰寫計畫——「企業」討論計畫內容、準備文件；「顧問」討論計畫內容、撰寫計畫
- 送出文件——「企業」配合註冊帳號、文件用印；「顧問」協助上傳文件至申請系統
- 資格審查——「企業」如需補件，配合準備文件；「顧問」來回溝通、處理補件事項
- 書面審查——「企業」討論審查意見、口頭練習；「顧問」討論審查意見、製作簡報
- 簡報審查——「企業」出席簡報審查會議、報告；「顧問」提前先模擬簡報審查會議
- 修正簽約——「企業」配合準備簽約文件、用印；「顧問」修正、裝訂簽約請款文件
- 期中審查——「企業」執行計畫、提供查核憑證；「顧問」整理期中報告、變更申請
- 結案審查——「企業」執行計畫、提供查核憑證；「顧問」整理結案報告與請款文件
第一階段：補助申請
第一階段「補助申請」通常包含 3 個步驟：查找補助、撰寫計畫、送出文件。
一般需要花費 2 個月 左右。
在這個階段，企業需要向補助顧問說明公司現況和提出未來規劃，並共同討論、研擬補助計畫內容。同時，也需要準備補助計畫要求提供的公司文件，譬如公司登記函、無欠稅證明⋯⋯等。
而補助顧問代辦則負責查找適合公司申請的補助，並提供建議，協助企業規劃、撰寫出最有利於補助通過的計畫內容。同時，也會列出所有企業需要提供的文件清單，確認文件都符合補助計畫要求後，協助補助送件。
第二階段：補助審查
第二階段「補助審查」通常包含 3 個步驟：資格審查、書面審查、簡報審查。
一般也需要花費 2 個月 左右。
首先，補助計畫的承辦人員會先檢查公司文件，一方面確認企業是否符合補助資格，一方面確認文件是否齊全。如果有文件不齊全、需要補件的狀況，補助顧問代辦會協助企業向承辦人員溝通，確認具體的要求。
資格審查通過之後，就是最重要的「書面審查」與「簡報審查」。
承辦人員會先把企業的計畫書給審查委員過目，讓審查委員先給出一份「書面審查意見」，寄給企業。而企業則需要根據「書面審查意見」製作簡報，出席簡報審查會議，並回覆審查委員的問題。
這邊要注意的是，簡報審查會議需要由企業親自派人參加，無法由補助顧問代勞，因為補助顧問不是企業內部的人，基本上不會被補助單位允許參加會議。
不過補助顧問可以與企業共同討論回覆的內容，並協助製作簡報、模擬簡報審查會議⋯⋯等，同時也會提醒企業如何回答可以更強化企業優勢、增加過案機會。
第三階段：補助執行
第三階段「補助執行」通常包含 3 個步驟：修正簽約、期中審查、結案審查。
依據補助計畫的計畫總時長而定，一般需要花費至少 6 個月 。
在補助審查通過後，審查委員可能還是會對計畫書提出一些修改意見。此時補助顧問可以協助企業與政府單位溝通，並整理出最終版的計畫書內容，讓企業與政府單位順利簽約，拿到補助金。
之後就由企業按照計畫內容開始執行補助計畫，期間需要注意留存紀錄及消費憑證。
同時，政府單位會在計畫執行期間分別對企業進行「期中審查」和「結案審查」。當遇到審查時，企業需要提供紀錄與憑證，交由補助顧問整理成政府單位需要的報表，再由企業去向政府單位報告。
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企業永遠是補助計畫的核心主角
以上我們敘述了在整個補助流程中，企業與補助顧問代辦分別負責的工作。不過其實你不需要全部背下來，只要有個基本概念，然後記得下面這張圖就好——
企業 / 顧問的工作分配（簡化版）
- 企業——提出想法 ► 準備文件 ► 面對政府單位
- 顧問——提供建議 ► 撰寫計畫 ► 處理文書作業
到這邊你應該發現了，在整個補助的流程中，你是主角，補助顧問只是背後的助手。
所以，有 3 件事情我們沒辦法幫你做。
1. 我們沒辦法憑空幫你寫一個計畫
我們畢竟不是實際在產業裡的人，不了解產業的實務層面。就算我們寫出來了，如果客戶對計畫內容沒有思考和反芻，沒有足夠多的執行細節支撐，在簡報審查的階段，很快就會被審查委員問倒了。
2. 我們沒辦法代替你在審查委員面前發言
出席審查會議的人，只能是寫在計畫書裡的「參與計畫人員」，或是「委外廠商」。要列在「參與計畫人員」裡，必須有公司的勞保證明。就算以「委外廠商」的身份出席，當委外廠商一直越過客戶發言，也很容易被審查委員質疑申請公司對計畫的主導性。
3. 如果補助申請通過了，我們沒辦法代替你執行計畫
你一定有你的專業，並且審查委員肯定你的專業，才會決定撥下補助金。如果我們可以代替客戶執行計畫的話，我們早就自己去申請補助啦是不是！
結論：企業（主要輸出）＋補助顧問（輔助）＝ 勝利！
當你想要申請補助時，補助顧問可以在很多地方提供你幫助，但是你還是需要自己把控方向。因為如果方向盤歪了，後果會是你自己承擔。
常常有客戶會跟我們說：「你們怎麼寫我就怎麼做。」
但從統計結果來看，由我們努力填補空白處的補助計畫書，和雙方一起腦力激盪完成的補助計畫書，絕對是後者的通過機率比較高。同時，也比較不容易在補助執行階段出問題，讓企業面臨被扣補助金的窘境。
只能說，審查委員都是很火眼金睛的，你對這份補助計畫到底是不是了然於心，它到底是不是你的心血之作，是會被看出來的。
所以，為了不讓努力和金錢打水漂，你可以委託補助顧問代辦處裡 70% 的繁瑣流程，但也要記得對補助申請中最絕對性的 30% 工作全力以赴，如此才能真正幫助到你的公司。
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