管理筆記 | 打造自己的使用說明書

2024/10/02閱讀時間約 7 分鐘

關於管理職

「我們都是當上主管，才開始學當主管的」

多數的工程師主管，都是因為在技術能力表現好而被「升」為主管，但在我擔任團隊主管後的幾年，我才慢慢理解到這條路其實並不是升遷，而是轉職。

技術問題往往有一個標準答案，而管理管的是人，每個人都有不同的背景和經歷，因此對同一件事情會有完全不同的解讀。一句話由不同的人口中說出，效果可能完全不同。同一句話傳入不同的耳朵，也會被賦予不同的含義。這些差異是誤解的來源，也是每一位主管會面臨的挑戰。

於是，我想透過一份自己的「使用說明書」，來幫助自己解決這個問題。

這份說明書是我對團隊的一個邀請，透過一場分享會，讓夥伴們了解我是什麼樣的人、我擅長的能力、我的工作風格、思考方式，以及我在溝通中的期待。這不只是為了解決誤解，也是為了建立一個更加透明、高效協作的工作環境。

使用說明書的內容

1. 我的經歷＆技能

這部分我簡單介紹我的背景、過往經歷，以及我熟悉的技能。由於團隊成員的組成比較多元，每個人擅長的領域也不同（例如我是 BSP 出身，但團隊裡有人專注於 App 開發），藉由這個分享，讓大家知道我在哪些領域有經驗，遇到相關問題時可以來找我（有些成員可能還不知道我擅長這些）。同時，我也分享一些我在技術以外的能力，例如 Coaching，這也是我一直在學習並運用在團隊管理中的一項重要技能。

2. 我的工作習慣

這部分說明我的日常工作習慣，讓大家知道我平時如何安排工作、如何處理訊息，以及什麼時候效率最高。

例如：

我通常偏好進公司工作，因為我覺得這樣的溝通成本比較低。
每天早上，我會先在家工作一段時間，之後才進公司。在這段時間，如果有事情可以直接聯絡我，如果有需要面對面討論的問題我們可以在到公司後再深入討論。

我希望藉由這個分享，讓大家知道如何最好地與我協作。

3. 工作風格：風險趨避者

Photo from the film “Let the Bullets Fly” directed by Jiang Wen (2010)

我用了這張圖片簡單的解釋了我的工作風格「風險趨避者」。

讓團隊成員了解我的決策風格偏向保守，會優先考慮風險，並儘量把事情做對，避免留下技術債。我討厭意外，喜歡可預期的結果，所以無論在寫 code 或做決策時，我都希望我們能夠理解可能會遇到的風險，並準備好備案。這並不意味著我們不能冒險，而是希望我們每次冒險都是經過思考、可控的。我希望大家了解這一點，這樣我們在討論方案時可以更快速地達成共識。

4. 工作目標：這個團隊即使沒有我，也可以過得很好。

這意味著，我希望每位成員都能自主決策、解決問題，並彼此支援，而不需要依賴我來做每一個決定。當團隊能夠自主運作時，我就能有更多時間專注於規劃團隊的未來、找尋團隊盲點，以及幫助成員成長，這是讓團隊持續進步的關鍵。

為了讓團隊在這個過程中更順利，成員理解我的決策邏輯至關重要。當大家清楚我每個決策背後的原因，以及我在意的核心要點時，他們在面對挑戰時能做出符合團隊價值觀的選擇，進而不斷推動我們的工作向前。（這也是我要寫自己的使用說明書的原因)

如果能夠實現這個目標，那就代表我做對了某些事情。可能是我找到了比我更厲害的人，或是我有能力培養出一群比我更強的團隊，又或許是我找到了合適的方式帶領這個團隊，使每個人都能在各自的領域發揮最大潛力。

5. 工作原則：我在意的事

在我帶領的團隊中，有幾件事我非常在意：團隊的心理安全感、資訊透明，以及專注做最重要的事。

心理安全感
心理安全感是我認為建立高效團隊的基礎。每個成員都應該感受到，在這個團隊中，他們可以放心提出問題、表達不同的意見，而不必擔心受到批評或懲罰。好的樣貌有很多種，不一樣不代表是錯的。當大家能夠自由討論不同的想法，才能激發出更多創意和解決方案。我告訴團隊成員，我不介意他們不認同我的觀點，只要告訴我為什麼這麼想就好。也許我有我的盲點，也請他們允許我能跟他們一起成長。
資訊透明
資訊透明是維持團隊信任和高效合作的關鍵。我相信越是公開的資訊，越能促進溝通並減少誤解。Better to Over-Communicate Than Under，在我看來，與其讓資訊缺失，不如多說一些，這樣才能確保每個人都在同一個頻率上運作。團隊的討論應該盡量在公開平台進行，這樣每個人都能參與進來，彼此了解進度和挑戰。
專注於做最重要的事
資源總是有限的，因此我們必須將精力放在能帶來最大影響的任務上。這樣我們才能避免被次要的細節牽絆住，保持專注，推動團隊和專案前進。

6.期待團隊成員能做的練習

這部分是我根據日常觀察到的大家的工作習慣，分享一些我認為對團隊有幫助的實踐方式和練習。我也會分享一些對大家有幫助的資源，例如書籍和 Podcast，這些內容涵蓋如何提升工作效率、增強解決問題的能力，以及更好地應對挑戰。我想透過這些練習和資源，來幫助團隊更快速的成長，並取得更好的成果。

7. Q&A

這是整個過程中最最最重要的事。如果沒有保留足夠的時間讓團隊夥伴提出問題，那麼前面所做的一切努力就會失去意義。Q&A 不僅是回答問題的機會，更是創造團隊安全感的最佳時刻。它能讓大家感受到他們的疑問被重視，並且有機會得到解答。這同時也是避免誤會的重要機會，確保每個人都對我們討論的內容有一致的理解，也是個創造信任感的時間。