職場上如何溝通？夏韻芬的15個說話技巧
這次會上夏韻芬的【累積人脈存摺：15堂創造人際複利的說話課】，就是希望學到更多人際上的應對。
我原先就能很自然地察覺到氣氛不對，或感知到對方有些沒說出口的話，但在「形象建立」、「調節氣氛」和「肢體表達」方面，也還是學到很多，所以這堂課程對我而言，更像是梳理「外在」的概念。
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與人對話的基本觀念
找出個人說話優勢
提升說話能力，未必要勉強自己，如果強迫自己做不想做的事，你會覺得尷尬，別人也會覺得怪怪的。所以，要找到自己的優勢來打造社交策略，才能真的增加自信與說話的感染力。
1. 不要學違背本性的說話技巧
講師以前訪問到房仲業的大老闆，很多都提到自己並不喜歡聘用一些能言善道、油嘴滑舌的人，反而那些看起來老實，講話慢一點、反應慢一點，但能給人更多真實的感受的人會讓他們更喜歡。
講師認為，盡量做自己，不要去模仿別人，因為表裡不一是容易被察覺的，也會讓人感覺你不夠真誠。
課程中有舉巴菲特的例子，說他即便被公認為股神，仍是實話實說，不怕承認錯誤。如科技股大漲時，巴菲特勇於承認他錯過了最好的時機，因為他根本不懂科技股，但反倒因為真實，更受到大家的信任。
2. 找到你的活力地點
講師建議，可以詳細列出你能「充滿能量跟別人相處」的場所，例如：很多人不喜歡在公司談事情，喜歡去咖啡店或運動場所等地商談，因為那邊自己的能量會更充沛。
相反，講師則偏好在書店的咖啡廳跟別人討論事情，因為那裡很安靜，在裡面的人受到氣氛感染，都不會說話太大聲，雙方較能處在相對心平氣和的狀態。
而如果你真的不擅長說話，在見面之前可以先做以下兩點：
- 透過 E-mail 把要溝通的事情先列清楚。
- 用電話預先溝通要商談的事項。
另外，我覺得除了地點，「時間」也很重要，像是如果我有重要的事情要談，我都會跟對方約我精神最好的時間，如果沒有辦法，我還是會盡量避掉一些自己腦袋不太靈光的時段。
3. 找到真正有意義的人脈
鄧巴數 ( Dunbar's number ) 指的是一個人能維持緊密人際關係的人數上限，約 100 到 230 個人左右，後來統一以 150 人為通則。但這個數字並非是只要交 150 個朋友，而是用來提醒自己，一個人真正能維持住的人脈，其實不是社群的人數上限。
所以，在人脈經營上，要適當分配時間與精力。
至於值得交往的對象，也要分為三類：
- 盟友：惺惺相惜的工作夥伴，要經常見面和聯絡。
- 弱連結：你認為有才華的專業人士，保持線上的聯繫，也偶爾見面。
- 朋友的朋友：朋友認識的人脈，透過牽線的方式聯繫。
在評估「如何經營人脈」的這個部分，我覺得也能同時參考 Olga 的建議，待人真誠、不輕忽每一份人際關係，但在時間和精力上也要有適當的分配，是有選擇地去建立人脈。
職場溝通重要觀念
在職場溝通中，要秉持「少即是多」的原則，盡可能條列重點，快速讓對方明白你想表達什麼或你需要什麼，避免重複溝通浪費雙方的時間。以下分享三個溝通上的大重點。
1. 精簡
在職場溝通上，精簡非常重要，以下有幾個實際做法：
- 在多人報告時，簡報的內容盡量不要超過 2 頁。
- 書面報告盡量在一張 A4 內完成，但不要為了塞進所有內容，把字體弄得很小。
- 口頭報告控制在 10 分鐘之內說完，不過這並非適用於全部的情況，主要是應用在對上管理和時間有限的時候。
2. 重點
職場上說話要抓重點，但重點也盡量不要超過 3 個。
你想向老闆或客戶報告專案進度，但丟了一大堆待解決的問題，溝通效率肯定不佳，也讓個人形象被扣分。不如抓出 3 個重點，並提出解決方案讓對方決定，這樣雙方都能夠在最快的時間內完成討論。
3. 破題
這個技巧特別適合在商談和開會討論時使用，具體作法如下：
- 說明共有幾個項目要談。
- 按順序論述每項細節。
尤其是「按照順序講」這個概念很重要，常常溝通效率差，都是因為沒有循序漸進。要盡可能避免中途突然想到什麼事情突然說「對了補充一下」插進來，或是「等一下我再額外補充」的語句等，這樣容易打斷你說話的節奏，也干擾對方的思考和專注力。
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建立人脈的實戰技巧
如何事先擬定說話策略？
不管今天是上台說話，還是一對一交談，都最好針對「目的」和「對象」來設計不同的溝通策略，事前先想好如何順暢溝通及應對，並且加以練習，以下介紹課程中的 3 種做法。
1. 比喻
一個好的比喻勝過一個小時的說明，能讓人在最短的時間內立刻理解一件事。若用一個故事來說明一個道理，還能把焦點轉移到故事主角當中，幫對方從自己的角色抽離，客觀思考。
課程中有提到兩個情況，會讓你得用「迂迴」的方式表達立場，避免過於直接：
- 你想解釋清楚該怎麼做，但又想保持平等的朋友關係。
- 你想指出朋友的缺點，讓他改善。
這時候，就可以善用比喻的方式來做溝通，像是以下講師的實際案例：
講師的朋友終於能夠一個月擠出一萬元投資，便問這樣是否會太少，講師沒有正面回應，只用一個朋友想要開始跑馬拉松來問，他從現在開始從一公里開始跑，一個月增加一公里，會不會太少？朋友馬上懂了，用多少錢開始並不重要，重要的是長期累積。
2. 反問
遇到需要緩和氣氛的時候，可以試著用反問的句型來回應：
- 你認為該怎麼辦？
- 如果是你，會怎麼做呢？
但要注意的是，這種方式通常是用來解圍的，並不是真的把問題丟回發問者，是為了讓對方再多說一些，或是引導對方再多思考一下。
實際案例分享：
講師曾經面對上級主管在盛怒下，讓講師去跟一個基層同事說，叫他明天不要來上班了。此時講師溫和回應：「現在在我們都非常生氣的情況下，您認為我現在適合去做這件事嗎？」把權力交回給主管，也尊重了主管的意願，更幫自己解圍。
3. 練習
課程中提到的事前練習，主要是以「上台」為主，有以下 5 個步驟：
- 先寫下來：預先判斷哪些字句是恰當的、哪些是不恰當的，適當地做修正。
- 估算時間：估算這次說的話大概需要多少時間，可以先從計算自己一分鐘講多少字來預估。
- 建立提示：做一張可以放在手掌內的手稿，簡單寫上幾個重點。在練習時，讓你方便把這小張紙卡在掌心之間，但只能偶爾看一下，不能常常使用，最好的方式還是牢記流程與熟練每一句話。
- 錄影調整：錄下影片做細部調整，思考自己的語速是否過快或過慢，聲音給人的感覺是積極還是悲傷；查看自己的肢體語言是否會影響表達的效果。
- 換位思考：從聽者的角度來看是否有不足之處？
如果是一對一的商談，也可以事前準備簡單的腳本和應對策略，讓你說話時更有底氣。
更完整內容，請閱讀【夏韻芬社交說話課程筆記：建立人脈的觀念與實戰技巧】
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