專案管理實務：邱明琪的3大實戰技巧
你在執行專案時遇到困難沒人問？常被各種專案衍生的各種問題搞得焦頭爛額，不知道該怎麼辦嗎？
這篇，我想來分享更進階的管理概念與實務技巧，因此我找了由 JINS 台灣總經理邱明琪所開的「專案管理實戰：搞定難題，讓專案成功的14堂課」來學習，以下是課程重點。
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重點一：釐清專案方向的流程
定義專案目標範疇與達成標準
假設，今天你和公司討論後的專案目標是，5 年內要達到市占率的前三名，但在層層傳遞下，可能會有認知上的落差，而且基層員工很難理解「市占率前三名」的目標下，他要做什麼。
所以，針對一個模糊的願景要將其拆解兩次，才能定出目標的範疇和達成標準：
STEP 1：定義這個目標的具體範疇
以「5 年內達市占率前三」的例子來說，就要先去做市場調查，了解下面的要點：
- 整個市場每年有多少營業額？
- 公司現在每年的營業額是多少、在市場中排行第幾？
- 市占率前三的公司分別有哪些？每年營業額分別是多少？
根據上述的定義，找到公司目前在市場上的定位和市占率排名、與市占率前三名的公司有多少差距，訂出具體的營業額目標。
STEP 2：訂出每單位的階段性目標
接下來，用兩種方式把一個大的數字拆成階段性目標和可視化圖表。
- 數字化：換算成更小的單位，如週目標、月目標、季目標。
- 圖像化：把目標數字變成可視化圖表，讓人一看就懂。
一對一面對談設定 KPI 目標
在幫專案成員進行 KPI 目標設定時，一定要經過面談的方式，先從公司的終極目標開始談，接著談這次專案的目標和成員的目標，這樣做比較能讓成員真心接受。
在面談之前，管理者要請成員先針對目前的專案目標，設定好自己的目標 ( KPI ) ，但管理者也要先預想好這位成員需要達成的目標是什麼，並在面談時，針對雙方認知有落差的部分進行討論。
在一對一面談時，主要討論三個部分：
- 目標是否可以達成？
- 成員是否清楚目標如何執行？
- 目前的資源和人力充足嗎？
講師建議在幫成員設定目標時，可以參考他前一年、前半年或上一期實際做到的成績如何，假定去年的貢獻度達 3.5 %，今年就可以挑戰業績貢獻度達 5 %。
最後，我個人是覺得，由於這堂課的講師是高階經理人，有一定的權限來指導成員完成 KPI 的設定；但如果你只是一般 PM ，最好先跟你的上級討論，看看如何讓專案成果與各成員隸屬部門的 KPI 對齊，確保各部門的業績利益，大家的配合意願會更高。
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重點二：3個常見的專案難題
沒有資源該怎麼辦？
資源太少是專案管理的常見問題，但與其先考量如何增加預算，不如思考怎麼在不增加預算的情況下多出可用資源。課堂上介紹了很多種技巧，這邊記錄我自己最有收穫的兩大重點：
1. 調配預算
講師建議，不要等資源到位才開始動工，先一邊執行專案，再一邊爭取。
爭取資源時，先從下面 3 個步驟來進行：
- 盤點現有資源，確認哪裡不足。
- 向上匯報情況。
- 調整已分配的預算。
爭取預算時，不一定要增加預算，也可以是調配預算。
如講師當時準備在台灣開分店時，盤點後卻發現公司給的預算不足，她立刻和上司匯報情況，並建議先把後面的人才培育預算挪到宣傳期來使用，最後成功在開店時把品牌聲量做了出來。
2. 排序目標
除了調配預算外，也要適當管理資源，把錢花在該花的地方。
一、審視目前各部門規劃的活動與事項
- 檢視預算的分配。
- 評估各活動與事項的效益。
- 專注投資有長期效益的活動與事項。
在資源有限的情況下，確定哪些任務應該要先做？哪些可以延後處理或捨棄？並調整預算在有長期效益的活動和事項上。
二、善用個人優勢來節省預算
個人優勢可以是有熟識的廠商、對某方面的資訊特別了解等等，例如：講師帶著一家平面媒體和一家電子媒體直接到日本進行採訪，並保證對方有獨家報導的利益，也因為這兩家代表性媒體的獨家報導露出，使得後續有更多媒體的報導，最終「媒體露出」這個項目只花了原來十分之一不到的預算。
時間怎麼排比較好？
時程安排看似簡單，事實上是最容易有問題的部分，需要事前抓好緩衝時間與了解各成員的優缺點。
無論專案是哪種，都要從最後完成的時間點回推，並進行下列 4 個步驟：
- 確認每月和每週的目標。
- 安排每日待辦事項。
- 安排緩衝時間。
- 利害關係人的進度控管。
不管是日程、週程還是月程，都要記得安排一點緩衝時間，畢竟可能會有成員效率不佳、生病或其他突發事件等。以月程來看，講師建議每個目標之間預留 1 到 2 個禮拜的緩衝時間。
此外，也要先列出所有團隊成員、合作單位、客戶甚至是老闆等等相關人員，再列出所有需要跟催的事項及時程，並備註每個人的工作習慣，例如會延遲或不會延遲等等。
在進度控管方面有 2 個技巧可以運用：
- 每週要追蹤並檢視一次專案進度，包含自己的進度。
- 比較容易出錯的人，要多給一點緩衝時間。
風險管理該怎麼做？
在風險管理上要有的心態是：每個專案無論大或小，都一定會有發生在你預期之外、無法預料的事情。
想要控管風險，最好的方法就是事前擬定一份專案風險控管表，盡量降低你無法預測的事情發生機率。
- 分別列出每項業務在自然、人為等兩方面可能會發生什麼事。
- 判斷這些風險影響的程度是大、中還是小。
- 是否有替代方案來解決相應的危機。
做出以上的專案風險控管表，能在事前降低很多不確定的因素。
例如舉辦品牌開幕活動，負責該活動的專案管理者必須事先設想好所有可能發生的危機：
- 如果觀眾不多，影響程度為中，替代方案可以是事前廣發公關票和安排工作人員入座。
- 如果活動花了許多預算邀請大牌明星和媒體，也發了許多廣告，但當天下起大雷雨，影響程度為大，替代方案可以事前搭建好雨棚、事前幫觀眾準備雨衣等。
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重點三：2種內部溝通技巧
其實，「溝通」幾乎貫穿了專案管理的核心，可以說專案的成敗都和「溝通」有關。
在執行專案時，最關鍵的其實是「內部溝通」，畢竟連打仗都要先安內，才能攘外，即便只是一個小專案，若能做好兩者，不僅僅對這次的專案有幫助，對以後的專案都有幫助。
內部溝通又可分為「向上溝通」與「水平溝通」，也就是跟上級、同級的溝通。
向上溝通的技巧
對老闆來說，你最重要的任務是完成他的目標，幫他解決問題，不需要做額外的打點關係或請客。
只要把他當作一個合作夥伴，以專業的方式給予建議，或以第三方的客觀立場來尋求意見即可，並盡量在私領域保持距離。
不過，老闆都很忙碌，在匯報時要盡量以下列 3 個要點來進行：
- 定期回報工作進度。
- 統整好再報告。
- 5 分鐘之內報告完畢。
水平溝通的技巧
專案通常是跨部門的合作，只要是同層級部門或員工間的溝通，都是水平溝通。
如何在事前讓不同部門願意提供你資料，又如何讓跨部門的成員願意在期限內支援你完成專案，都是專案規畫期間很關鍵的事情。
下面兩種方式可以做參考：
1. 諮詢
如果你接到一個超出原本業務範圍的新專案，完全不懂該如何執行，就先盤點有哪些部門可以解答疑問或提供資料，再釐清這些部門裡有哪些人比較容易接觸，依照對方的層級會有不同的作法：
一、如果你要請教的人是高階主管：
先評估對方的狀況，如他平常的工作習慣、和人說話的習慣與說話方式。
假設你了解到對方非常忙碌，每件事都需要長話短說，就客氣地和對方預約 5 分鐘的時間，事前說明自己想要大概請教什麼樣的問題。
講師認為，只要你的態度是客氣的、好好說，盡量不麻煩對方太多時間，都能夠約到時間。而依據我的經驗，會建議一定要事前做好功課，問最關鍵的問題，才不會浪費這 5 分鐘。
二、如果你要請教的人是同事：
在請教之前，要盡量站在對方的立場為他著想：
- 讓對方分享這些，有沒有害對方逾越職權？
- 和對方開會，會不會給太多壓力？
- 如果覺得會議太過正式，就以用餐聊天的方式請教。
在挑選合作對象時，除了能力的考量，是否熟識也是一個重點，但要是你真的跟這個部門完全不熟悉。記得保持好奇心與真誠的態度，從對方感興趣的話題開始聊，最後再提自己的請求。
2. 合作
如果你已經被指派了專案成員，或是你需要自己去找專案成員，讓他們在專案期限內幫助你，要記住很重要的一點：要讓對方覺得你不是來麻煩他的。
- 盤點專案中你不熟悉的相關部門。
- 抱持著好奇心私下找人請教。
- 對其工作展現興趣和真誠，用聊天方式展開對話，敞開對方的心房。
從以上 3 點，你可以初步了解其他部門的工作內容，並評估各部門在專案中的執行範疇是什麼，但若進一步需要幫忙，就要找出這部門中你最有可能親近的人，一樣保持好奇心和真誠的態度，從認識對方的對話開始，最後才提出自己的請求。
不過，無論是專業諮詢還是尋求合作，最好先在接觸前找出對方需要你的地方，或提前預測對方可能需要什麼，如果你能解決他的煩惱或問題，對他來說是很大的助力。
最重要的是，建立起平等互惠的長期關係，專案只是一時的。
更完整的內容，請閱讀【邱明琪專案管理課程心得：3大難題解法與2種溝通技巧】
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