【書評】矽谷簡報女王用數據說出好故事：透過故事講出讓人有感的數據

隨著 AI 和 IoT 的應用日益深入，單純依賴科技來提升公司效率，已不足以在激烈的競爭中脫穎而出。許多企業為了在市場中占據優勢，已經進入了「數據驅動」的時代，強調數據的收集與應用。企業希望透過數據，能更早洞察未來趨勢，並採取具有商業前景的行動，以搶占更大的市場份額。因此，高階主管也越來越重視，數據在商業決策中的應用。因此，我們在製作商業簡報時，必需有數據分析，才能更好地贏得高階主管的信任。而這份信任，往往是簡報成功的關鍵。因此如何透過簡報進行「數據溝通」並取得信任，變得至關重要。

南西．杜爾特為矽谷最大傳播公司杜爾特設計的創辦人兼執行長，為財星500強公司提供溝通服務與簡報技巧等服務，因此在商業簡報溝通與製作有豐富的經驗，本書【矽谷簡報女王用數據說出好故事】不僅僅聚焦在用簡報進行「數據溝通」，更期望可以透過本書，將冷冰冰的數據講出令人有記憶的好故事。

重點一：溝通方式要根據決策者進行調整

利用數據，確實有助於我們與決策者進行溝通，但公司內部的利害關係人眾多，同樣一份簡報是難以說服不同的決策者，因此在使用「數據溝通」之前，應該先理解我們的決策者是誰，才能有助於我們提供合適的溝通簡報給對方。

• 同事：

要團隊與同事能接受你的建議，就必需專注在共同目標與運用相同的術語，如果團隊彼此足夠熟悉，就不太需要太多的方式解釋建議，通常可以一點就通，因此盡量讓他們能快速熟悉，並簡明扼要的建議，讓他們可以快速地接收。

• 主管：

主管往往夾在你與高階主管之間，他需要充分了解我們建議與觀點，因此簡報除了建議簡明外，更重要的需要在附錄放上足夠的參考資料與證據，才能提供他們足夠的信心向高層匯報。

• 高階主管：

高階主管往往很忙，需要做很多的決定，因此他們通常無法給我們足夠的時間說明建議，內容不僅要簡明，符合邏輯，更需要根據他們溝通風格做應變，讓他們可以輕易了解。而高階主管往往判斷能力很快，因此可能隨時會打斷我們說明，主動向我們詢問內容，因此至少要留一半的時間給予他們發問。

重點二：善用故事說數據，比直接呈現事實更讓人容易記住

奇普和丹．希斯教授曾做過實驗，目的在測事實與故事哪種方式容易記住，最後發現 5% 的學生可以記住統計的數據，但故事卻能讓 63% 學生記得。因此善用故事進行溝通，可以順利將資訊轉換到人的腦中。

而本書採用的方式就是將數據透過用三幕，來寫成有架構的故事。讓人可以記住，三幕的使用方式如下：

• 第一幕：情況

如故事的開頭，要先交代場景、人物與背景，我們要先從現況，說明組織上的數據上發現了什麼問題與機會。如：目前的平均訂閱率是 60 %，具體用數據說明現況。

• 第二幕：紛擾

故事的主人翁會遇到什麼問題與困惱，需要他去突破跟解決。在數據的故事架構上，我們要用數據揭露主要的衝突點與困難點，啟發組織的人了解，目前組織的現況需要解決。如：某區卻只有 10 % 的訂閱率，遠遠不到平均。

• 第三幕：解決

最後故事主人翁靠著方法與努力，解決了問題，故事迎來好的結局。而我們的數據溝通也是，需要在最後提出一個有利的方法與建議，幫助我們可以突破困難點，達到未來向上提升的效果。

依靠上述三幕，即可將現況、紛擾與解決方案，藉由故事的架構快速了解內容。遞到到決策者的心中，並對我們的數據有感，對我們的方案有所信心與依據。

重點三：幫圖表做點設計，數據就會自己講出見解

作者的團隊研究了許多的簡報發現，只要為圖表在做點加註，就可以讓圖表更容易與人溝通，整理的方法如下圖所示：

• 強化數據：
• • 凸顯數據：不重要的數據反灰，將重要的數據上引人注目的顏色，讓人從圖表快速知道，目前應該關注哪一個重要數據。
  • 標示數據：為了避免觀眾忽略重要數據，直接在將數據標註出來。

• 數據運算：
• • 括弧：利用括弧的方法做簡單的運算，讓人快速知道數據與數據之間的落差。
  • 畫線：在圖表中畫線，讓人知道目標值，或是好壞的基礎點。
  • 放大：如果數據還有次級資訊需要了解，可以標註顏色之後，再另外用圖表針對該數據，畫出更細緻的圖表。

最後：

數據分析是很重要的工作，但僅僅會整理數據是不夠的，為了讓數據可以對公司產生影響，重要的能力在於溝通。如果您還在為數據的溝通煩惱，本書將是有力的工具書，著重於數據的商業簡報，協助我們該如何將數據更有力的傳達給我們的決策者與觀眾，藉此推動我們預期的行動。

本書適合閱讀的人：

✅ 數據分析師

✅ 商業分析師

✅ 創業家

書籍資訊

作者： 南西．杜爾特

書名：矽谷簡報女王用數據說出好故事

原文書名：DataStory: Explain Data and Inspire Action Through Story

譯者：顧淑馨

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