化挑戰為共識！與活動設計師溝通的黃金法則
設計師通常都擁有獨特的個性（XD）
這也讓許多人在面對設計師時，可能會有些猶豫，不敢提出自己的真實想法。
今天，就讓 COSMOS 告訴大家，如何和活動設計師順利、有效，愉快的溝通！
首先，一個好的設計，是可以經得起各種角度的檢視與討論的。
當內部團隊或客戶對設計圖提出意見，其實對設計來說是非常有用的。這些反饋能夠確保最終設計滿足各方需求，並且符合彼此期待。
在交流彼此意見時，COSMOS建議可以記住下列幾個與設計溝通的關鍵法則，有機會讓整個流程更為順暢唷！
一、 清晰的溝通
在和設計師對焦需求時，要清晰地說明背景和目的，這樣，設計更能清楚理解你想得到的效果外，設計師也可能提出不同面向的解法唷，可以參考下列溝通方式：
- 完整梳理設計需求
- 告知設計師活動背景、目標、受眾、方向設定、成本預算、現有資源、時間表…等等
- 確保設計師了解並認同具體要完成的目標。（e.g提高品牌知名度、品牌形象、吸引特定受眾、或是增加客戶體驗互動…還是其他目的等等。）
- 提供一些客戶喜歡的設計風格或參考，這可以幫助設計師理解客戶的偏好。盡量避免以口頭描述，建議多以圖像或範例影片呈現。
- 討論時應就活動的需求設定去檢視設計的規劃
- 這樣設計師比較好接受並理解意見、更快地有效率的進行討論、調整的可能
- 提出具體且具建設性的反饋，避免用感受性、虛幻形容詞文字溝通
- 不建議的說法：我覺得這樣設計不好看，應該更有高級感
- 建議的說法：e.g.,我們需要一張圖是為了用在101的水舞廣場，需要列出與四周建築物的相對位置
- 具體描述情境想呈現的效果，彩色或黑白，在戶外、在室內…等等。
二、 權衡分析提出的意見
因爲時間和預算有限，我們不太可能滿足所有的想法與建議，因此針對所有的反饋意見，雙方必須進行合理的權衡和優先級別排序，要考量哪些意見是能夠提高設計的價值，哪些是可能需要妥協或不採納的。
三、 工作流程溝通頻率的設定
設定合理的時間表、比如設計草圖檢視、修改階段和最終確認、提案的日期及時間，並確保雙方在確認彼此工作排程後同意這些時間點。
在整個過程中必須保持雙方的溝通，於設置的檢視時間點及時反饋，以避免到最後一刻才發現設計風格走偏的情況。
同時，建議可與設計師分享此次的需求優先級別比重及順序。這樣設計師可根據重要性安排工作，以下提供幾個COSMOS在辦活動時常用的時間管理方式
- 制定時間計畫表
- 為每個項目或階段設定明確要完成的時間。可以利用線上共同日曆來規劃追蹤進度，確保所有任務按計畫進行
- 可以依據經驗分解項目時程，將發包製作項目依據重要性和緊急性排序依序處理，e.g., 舞台木工發包、視訊內容（大目標）、燈光規劃設計（中目標）和美工製作物（小目標）
- 因為疫情的關係，業界裡工班人力相對來說非常吃緊，因此，通常在得知一個活動的時程，我會建議同步先預告合作夥伴們（工班們），請其先預留時間、人力，以避免屆時造成活動無人可以製作、進場的狀況。
- 預留彈性緩衝時間
- 為每個項目預留一些緩衝時間，以應對可能的延遲問題、或變動的可能，活動這個產業，常常會有一些突然的調整變動。因此預留一些緩衝可以減少壓力，並確保項目能夠按時完成。
- 定期追蹤進度
- 隨時檢查項目進度，確保各個事項按照計畫推進。如發現問題，應及時排解或調整。
- 對焦會議安排
- 在每次與客戶會議後應立即召開內部對焦會議，即時反饋會議上跟客戶對焦後的調整、進展情況、問題及解決方案，確保團隊成員、設計師以及合作廠商們在專案上的信息共享是同步及時的，以避免有落差造成不同調。
除了以上幾點，COSMOS提醒大家，在討論的過程中，
要保持開放的態度面對每一個想法及反饋，將其視為可以讓最終結果更好的機會，而不是直覺的覺得被針對或批評。
畢竟，每一個意見都有機會成為新的視角唷！
期待今天分享的幾點都可以成為各位溝通上的助力唷，平常在對內對外有遇到什麼溝通趣事嗎？歡迎留言分享給極象設計的我們唷～
