你真的足夠了解Notion自訂資料庫功能嗎？資料庫自訂功能與衝刺工作流

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Notion是個強大的專案管理工具，在2.30版中推出了許多新功能，讓你能夠輕鬆使用許多現成的功能設定來快速建立一個高效、靈活的工作流程。不論你是獨自作業還是與團隊協作，都能找到適合自己的功能。

可直接啟用的自訂項目

沒有下屬自訂項目

在 Notion 資料庫中，有一部分不需要額外前置作業、可以直接啟用的自訂項目，如果有需要，不要懷疑，直接把他開起來。

資料庫項目之間的關係設定

• 子項目：建立層次分明的資料結構，讓內容關係一目了然。
• 相依性：定義項目之間的依賴關係，助你追蹤流程進度。

AI 相關功能

• AI 摘要：快速生成內容摘要。
• AI 翻譯：自動轉換各種語言。
• AI 關鍵字：提取內容重點，讓你快速抓住重點。
• 自訂 AI 自動填寫：根據設定的提示詞，自動填入相關的內容。

連結外部程式

• github
• google drive
• figma
• zendesk

任務管理功能詳解

若你的需求更加複雜、多元，那麼啟用 Notion 的「任務」功能將是個不錯的選擇。啟用後，系統會自動為你的資料庫新增三個屬性：

1. 負責人：指定任務的執行者，確保每個任務都有明確負責人。
2. 截止時間：標示任務完成的最後期限，方便追蹤進度。
3. 狀態：透過單選方式顯示任務目前所處的階段（如進行中、待處理或已完成）。

※ 特別注意：這三個屬性是固定屬性，無法刪除。如果你原本已設置了相似的屬性，可以手動選擇並沿用，若沒有則會自動創建，可依需求開始使用或直接忽視也無妨。

啟用任務功能後，還會開放更多自訂選項，讓專案管理更加精細化：

1. 開放屬性，包含：
2. 1. 優先級：為任務設定高、中、低或P1、P2、P3等級，幫助你了解任務先後順序。
   2. 估計：完成任務所需的時間預估，可採用斐波那契數列法（1、2、3、5、8）或T-shirt尺碼的記錄法（S、M、L、XL）。
   3. 標籤：可以自訂標籤內容。
2. 開放檢視模式，包含：
3. 1. 看板：視覺化管理。
   2. 依負責人：根據不同成員分組檢視任務，方便協作時了解不同人的工作量安排。
   3. 時間軸：以時間軸方式呈現任務安排，讓整體進度一目了然。
   4. 日曆：依日期檢視任務，便於掌握各項工作的時間分佈。
   5. 我的：透過篩選器顯示只屬於自己的任務，在分配工作後方便專注自己的工作。
3. 開放衝刺功能：新增sprint屬性，新增sprint看板、衝刺資料庫

衝刺（Sprint）功能介紹

衝刺開發法原本主要應用於軟體開發中，用於將大型項目分解為短期的、可管理的工作周期。實際執行層面，強調聚焦會議、進度分享、策略調整與每週回顧的迭代流程。這套方法同樣適用於個人與團隊的任務管理，搭配 Notion 的自動化功能，可以讓你的工作規劃更加高效。

啟用衝刺功能後，除了在原有資料庫中新增一個 衝刺 屬性外，Notion 還會額外建立兩個全新的資料庫：

1. 衝刺資料庫
   可視為你的 衝刺 倉庫，記錄每次衝刺的詳細內容。遵循衝刺的工作流程，你可以直接利用此資料庫來規劃每週（或每兩週）任務目標，並依照需求設定衝刺模板內容，包含衝刺目標、規劃以及與相關任務的連結。
   
2. 衝刺看板
   想像一個共通的任務看板，當所有人確定了衝刺目標後，這裡便會展示上次、本次與未來衝刺的相關任務及待處理需求。這個看板將任務資料庫與衝刺資料庫的信息結合在一起，幫助你從多角度掌握專案全貌。。
   

使用情境與建議

個人使用

如果是個人使用單一資料庫，我認為使用可以直接開啟的功能就好，如果加入過多的屬性，反而會增加管理的難度。

團隊協作

當資料庫需要與他人共用時，啟用任務功能可以快速加入人員、日期、狀態等必要資訊，還能根據需求調整檢視模式，降低協作帶來的麻煩、提升效率，讓團隊成員都能即時掌握任務狀況。

總之，Notion 的資料庫功能已經非常強大，而更多自訂功能正等待你去發掘。若將 Notion 資料庫用作任務與專案管理系統，加入這些自訂功能便能提供方便的工作流程，提升管理效率。