近期上了大人學的專案管理一日特訓班，從專案的定義、專案經理的角色說明、專案初期階段的目標設定、利害關係人管理，到專案執行中的變更管理、溝通技巧，以及進度監控等。講師透過一些案例，引導學員思考如何在複雜的專案環境中有效管理，並達成目標。
大人學有以下幾本書，都是暢銷排行的呦！
講師有與 Bryan 一同錄製 Podcast 「大人的 Small Talk」 https://podcasts.apple.com/tw/podcast/大人的small-talk/id1452688611
大人學也有網站文章 https://www.darencademy.com/
有興趣的朋友們皆可以去多多了解
--------------------------------------------------------
回歸到正題，現在很常會遇到收到一個專案型工作，自己沒做過、需要跟不熟的人一起共事但又需要在有限的時間壓力下需要完成。這種時候少了熟悉的團隊默契支撐，只能依靠自己的專案管理能力。
什麼是這裡所定義的「專案型工作」？
與傳統「日常工作」有什麼不同？
專案型工作與傳統日常工作的差異在於：
- 明確的時間性： 專案有明確的開始與結束時間，必須在特定期限內完成。
- 獨特性： 專案通常是過去沒有做過的，具有獨一無二的性質。
- 臨時性團隊： 專案的成員往往是臨時組建的，專案結束後團隊可能就會解散，成員會與不同的人合作。
PM（專案經理）常會遇到的坑
在面對老闆提出的空想型專案時，常會遇到以下 3 個坑：
- 老闆想的跟我想的不一樣的坑： 老闆或客戶的描述不夠精準，PM 理解的與他們的實際想法有落差，造成認知上的差異。
- 老闆覺得一直改的坑： 專案進行中不斷變更需求，導致PM疲於奔命，難以達成目標。
- 想法到做法的坑： 無法正確掌握、理解老闆或客戶真正的需求，導致做出來的東西不符合期望。
如何將專案從想法轉換成需求
很多專案源自於老闆或客戶的「空想」，因此專案經理需要具備將這些模糊想法轉化為具體需求的技能。就像是老闆某天丟出一個專案到我頭上...到底要幹嘛你其實都不知道，你根本聽不懂」。那到底該怎麼辦呢？
講師強調，不管是怎樣模糊的專案，專案經理都必須正確理解、掌握老闆、客戶的想法，否則最終的成果，可能無法滿足需求，演變成做白工的下場。
PM 的核心任務
- 理解目標與限制： 「在所有專案的初期一定要去想辦法對焦客戶為什麼要花錢做這個專案，他一定有一個他內心對於這個專案成功的樣貌...你沒有達成別人的夢想，那就叫做失敗」。
- 利害關係人管理： 找出受到專案直接或間接影響的人物或組織，並了解他們的期望與擔憂。 講師將利害關係人定義為 「受到專案直接間接影響的人物組織」，並強調要管理好他們的意見。
- 需求翻譯： 將抽象的需求轉化為具體的交付物。可以透過草圖、線稿的方式與客戶溝通，逐步釐清客戶內心的想法。
- WBS（Work Breakdown Structure）工作分解結構： 將專案目標分解為可交付的成果，並與客戶溝通確認。
專案初期，PM 應該如何與客戶或老闆「對焦」
專案初期與老闆或客戶對焦非常重要，因為這關係到專案是否能成功。PM 可以透過以下方式來進行對焦：
- 了解客戶做這個專案的真正原因： 客戶花錢做這個專案，一定有他內心對專案成功的期望，PM 必須想辦法問出來。
- 把抽象的想法轉化為具體： 老闆或客戶可能無法清楚表達需求，PM 要主動引導，例如：提供參考範例、雜誌圖片、草圖等，幫助他們具體化內心的想法。
- 「翻譯」並確認： PM 將自己理解的需求，用自己的話或圖畫表達出來，然後與客戶或老闆確認是否一致。重點不在於一次到位，而是透過不斷的溝通與修正，逐步逼近客戶或老闆的真實想法。
什麼是「利害關係人」？ PM 應該如何管理利害關係人？
利害關係人是指受到專案直接或間接影響的人物或組織。
管理利害關係人的重點在於：
- 盡早找出所有利害關係人： 除了出錢的老闆或客戶，還包括團隊成員、下包廠商、公司高層、其他部門、客戶的窗口、客戶的使用者等等。
- 盡量收集利害關係人的資訊： 了解他們在乎什麼、在意什麼，以及可能的意見和態度。
- 持續溝通： 定期讓利害關係人了解專案的進度、專案遇到的問題以及解決方法，建立信任感。
善用「WBS (工作分解結構) 」
WBS 是一種將專案目標逐步分解成更小、更易於管理的方式。重點在於：
- 先不要考慮順序或做法： WBS 應該先專注於「做什麼」，而不是「怎麼做」，避免過度設計，浪費時間和精力。
- 所有名詞都是交付物： WBS 最底層的元素必須是可以交付的東西，而不是抽象的概念或動詞。
- 整理好任何人都可以看得懂： WBS 的目的是與出錢的人溝通，讓他們清楚知道花錢會得到什麼。
- 方便後續的驗收： WBS 必須清楚定義交付物的內容，方便 PM 在專案結束時進行驗收。
變更管理與溝通
講師強調，專案變更難以避免，關鍵在於如何管理：
- 早知道優於晚知道： 「我寧願早知道，我不要晚知道...先知道我有處理的餘裕」。
- 邊界衝撞： 變動發生時，重新檢視所有邊界條件的可能性（例如時間、預算、規格）。 「是變動發生的時候，所有的邊界都有可能可以重新去衝撞看看」。
- 提出多種方案： 準備多個備案，並評估每個方案的優缺點與影響。
總結
總體來說，我覺得這堂課是一門很有料的課程，非常推薦有興趣想要全盤理解專案管理核心的人，課堂中學到了許多身為 PM 該注意與掌握的事與概念，PM 不僅要解決技術問題，更要具備管理與公司內外政治上的敏感度，才能成功推動專案。
--------------------------------------------------------
類型：實體課程_101專案管理一日特訓班
講師：張國洋 Joe
時間：2024 / 10
機構：大人學
小編：U7、517
