‣你是不是也遇過這種狀況？
一場會議記錄聽得頭昏腦脹，結束後卻被追問：
- 決策結果是什麼？
- 有哪些事情要進行？
- 接下來由誰來負責哪件事？
- 什麼時候完成？
我以前也是這樣，
直到我開始改變會議記錄的方式，這些混亂立刻轉成清楚內容及行動邏輯。
‣我如何在 OneNote 做會議記錄的 5 個步驟
① 預先架構：建立會議模版
我在每次新會議前，先建一頁會議框架，包括：
- 會議標題／日期／出席者／主要討論議題
- 分區塊記錄各議程的討論／決策／負責人／期限／備註
- 最後區塊為統整結論／其他
這樣一來，會議中不用再做格式思考，專心把討論內容記錄到格式中即可，
也可以依照會議類型去調整記錄的格式，
例如客製需求開發討論，我會增加新增程式／修改程式等等。
② 當下記錄：只管記錄重點、結論與行動，不需逐字稿
我只記：
- 實際參與者（相關人員是否都到齊？）
相關人員都有參與，更能收集各方意見，讓會議的決策不容易被推翻 - 討論的核心重點（開這場會議的主要目的？）
- 過程討論議題及結果（誰提出？問題是什麼？討論結果是什麼？）
- 統整所有行動項（要做什麼？何時完成？由誰負責？）
這樣回顧時有實際價值，可以追蹤，不只是流程資訊。 - 關鍵結論、關鍵人物（決策是什麼？追蹤專案進度的主要人物由誰負責擔任？）
整個專案的進行建議由高階主管來擔任整個進度掌控人
過程中，不懂一定要問清楚，先瞭解目的，再探討解決的可能方案。
③ 狀態標記策略：快速辨識與搜尋
我會在每個行動項旁加入狀態符號或文字註記：
- ✅或[已完成] ：表示此項已經處理完成
- 🔲或[未完成] ：表示此項尚未處理完成
- 📌或[待追蹤] ：表示此項需要追蹤進度
- ❓或[待確認] ：表示此項需要找人確認、確認程式邏輯...
搭配符合命名規則的標題，讓你只要用搜尋就能整理出行動項／問題...等。
我會建議越簡單越好，若定義越複雜，那就需要花費更多思考在分類註記上。
④ 會後回顧：簡單扼要的統整結論發給相關人員
我通常會文字+條列呈現：
- 本次會議主要結論
- 條列呈現有幾項行動項、各項負責人、各項完成時間
- 補充說明、相關資料
直接讓筆記變成可傳遞共識的內容。
⑤ 跨工具整合：讓執行不斷裂
我會把待辦同步放進：
- Excel 工作日報「進行中」區塊 (可參考另篇文章－Excel日報工作管理法)
- Notion 專案任務區
- 桌曆 依項目預計完成日填到該日期中
從記錄轉為行動方案，搭配適合的工具來整合運用，大大的提高處理事情的完成效率，
也能更全貌的瞭解來龍去脈及掌握所有任務的進度。
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- 如果你也曾經有過相同經驗，也不妨跟我分享
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我會將我學到/研究的分享出來，也會用實用角度給予建議😉
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