很多老闆和主管常常搞不清楚，時薪人員或工讀生到底有沒有特休假？ 依據《勞基法》第38條，年資滿一定期間就要給特休，但部分工時人員必須依比例計算，這也是最容易算錯、被勞檢開罰的地方。
在勞動檢查的違反事項中，不論是全工時或部分工時，員工的特別休假及法定假期沒有給足時數或未休日數之工資，這樣的開罰已不算少見（勞基法§38, §43），下圖為114年1月至今共114筆，特休給付不完整的違反紀錄。
本文整理了時薪人員／工讀生特休計算的完整方法，搭配 Google Sheet 自動化公式，幫助中小企業快速管理員工的特休，避免人工計算出錯。
114/1-114/6，因特休假給付不完整，就有114筆勞動部的開罰
部分工時人力具有彈性優勢
部分工時人員對新創團隊或派案類型的組織而言，是一種可以彈性運用人力資源的工作模式，搭配日常業務的尖峰與離峰時段，將珍貴人力用在刀口上。
以我在長照產業的經驗來看，居家長照機構中有約七成的人力為部分工時人員。主要原因在於機構的排班方式以派案與個案服務為主，採用部分工時制度更能符合「以個案為中心」的營運模式。
由於服務安排具高度彈性，平均工時波動幅度大，例如：二月可能僅有100小時，三月增至140小時，七月又降回100小時，服務時數常受節氣與需求變化影響。
因此計算部分工時人員的休假時數，需依其平均實際工時與全時人員平均工時（160小時/月）的比例計算。
歷年制與週年制的設計思維
很多老闆會疑惑特休結算有歷年制與週年制兩種方式，公司選用哪一種呢？首先提醒大家，無論哪一種都必須寫入工作規則並經縣府勞工局核備才具合法性。
就這兩種的利益比較，週年制就是計算較為簡單，不需要處理一年中有2種年資的狀態。
| 週年制 |
- 結算日：以員工的到職日為基準，每滿年資結算一次。
→ 範例：員工 2023/7/15 到職，第一個特休年度是 2024/1/15～2024/7/14，也就是滿半年就要給予特休，而結算日是 2024/7/14。 - 使用期限：通常是下一個年資期間（2024/1/15～2025/7/14）。也就是說，舊年度的特休要在下一個年度內用完，否則可依法折現或歸零。
| 曆年制 |
- 結算日：統一以每年 12/31 作為結算日。
- 使用期限：隔一年度的 1/1～12/31。
→ 範例：2024 年底結算，2025/1/1 起給予當年度特休，使用期限到 2025/12/31。
曆年制的複雜在於，假設 小A 於 2023/7/15 到職，這樣 2024 年應有 2024/1/15～2024/7/14的半年年資假3天，而 2025 年則有 2024/7/15～2024/12/31一年年資假7天，但必須換算半年的比例給予。也就是要給予的假需要換算前一年度的兩種年資假的比例，相當複雜。
而週年制只要每個月發薪前都檢視此項目一次，這樣就不會有計算錯誤或給予不足的問題囉。
部分工時人員歷年制特休管理方案
本文案例公司採用「歷年制」進行特休管理，主要考量在於部分工時人員的排班彈性高、請假需尋找代班較為困難，因此制度設計上：
鼓勵員工在年底將未休完的特休轉換為「不休假獎金」，以提升制度彈性與實務可行性。以員工滿意度而言，歷年制在年底結算，跟著年終獎金發放，也可以增加員工的幸福感。
因此，企業亦可將原本屬於法定義務的項目，延伸設計為具差異化的公司福利。例如：為肯定員工的年度貢獻，公司可依據個別績效與出勤表現，調整特休代金的換算基數，使其高於勞動契約所約定的時薪。此加乘機制不僅提升員工獎酬彈性，也成為具吸引力的福利項目之一。
手把手教學．自動化計算部分工時特休
我曾運用 AI 技術協助前公司建置工時計算與排班調度的自動化流程，成功解決部分工時制度下的複雜運算挑戰。現在，我也希望能公開這套語法，協助更多長照機構處理類似的管理問題，提升制度透明度與作業效率。
1.先從法令談公式『部分工時法定休假時數計算』
勞動條 2字第 1090078348 號函 (產假薪資計算）
僱用部分時間工作勞工應行注意事項 ( 111/03/14 修正)
以下為依據上述法令，部分工時人員假別時數與工資計算一覽表
部分工時人員假別時數與工資計算一覽表
2.設定 Google Sheet 運算架構
歷年制特休代金計算表需有四個分頁，如下圖
Google Sheet 分頁示意圖
分頁定義說明
- 定義（定義分頁與公式維護）
本分頁用於維護各項計算公式與邏輯設定，僅限報表擁有者編輯，其餘使用者僅有檢視權限，以確保公式的正確性與版本一致性。
- 代金發放紀錄
不論公司採用「歷年制」或「週年制」累計特休，特休代金的發放紀錄除了顯示於個人薪資清單中，也建議同步在平台上留存完整紀錄。由於此作業頻率較低，若無集中管理將難以回溯查證，故應建立可追蹤的紀錄機制。
- 月工時
記錄員工每月實際出勤總時數，並作為計算特休與假別比例的重要依據。特別說明：如當月總工時超過160小時，計算特休比例時仍以160小時計算（不含加班時數），以符合勞基法相關規定。
- 特休代金
依據員工的年資對應法定特休時數，計算其應得特休比例後，再乘以時薪計算應發給的特休代金。
第 38 條
勞工在同一雇主或事業單位，繼續工作滿一定期間者，應依下列規定給予特別休假：
一、六個月以上一年未滿者，三日。
二、一年以上二年未滿者，七日。
三、二年以上三年未滿者，十日。
四、三年以上五年未滿者，每年十四日。
五、五年以上十年未滿者，每年十五日。
六、十年以上者，每一年加給一日，加至三十日為止。
3.月工時欄位
特休計算工時 IF(C2 > 160, 160, C2)
平均月工時 SUM(D2:O2)/COUNTIF(D2:O2, "<>null")
在這個地方，只需要每月結算後，貼上實際工時的數據即可，定期維護。如下圖：
月工時分頁示意圖
4.特休代金欄位
月工時 '!A:A
到職日 #自行帶入，格式是數字
年資
DATEDIF(B2, TODAY(), "y")
特休是否變動
IF(C2 = 0, "無特休",
IF(C2 = "0.5", "半年特休",
IF(C2 >= 3,
IF(C2 <= 5, "固定", "變動"),
IF(CHOOSE(C2 + 1, 0, 7, 10, 14, 15) > CHOOSE(C2, 0, 7, 10, 14, 15), "變動", "固定")
)
)
)
歷年特休
IF(C2 = 0, 0,
IF(C2 = "0.5", 3,
IF(D2 = "固定",
CHOOSE(MIN(C2, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20),
CHOOSE(MIN(C2, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) * (1 - (TODAY() - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))) / (DATE(YEAR(B2) + C2 + 1, MONTH(B2), DAY(B2)) - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2)))) +
CHOOSE(MIN(C2 + 1, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) * ((TODAY() - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))) / (DATE(YEAR(B2) + C2 + 1, MONTH(B2), DAY(B2)) - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))))
)
)
)
計算基數 ＃不用管的欄位
平均月工時
IFERROR(VLOOKUP(A2, '月工時'!A:B, 2, FALSE), "無資料")
時薪單元 #自行輸入
代金總額
(G2 / 160) * (E2 * 8) * H2
#時間的小數點到後二位數
#金額最後才四捨五入整數
HR只需要定期維護月工時的員工姓名、特休代金的到職日，這樣就可透過每個月提供的實際工時，獲得最精確的特休時數與代金的資訊。
特休代金分頁示意圖
最後，分頁定義的維護畫面如下，記得分頁的權限務必要特別控管，以免語法跑掉哦！
如果操作上有問題，歡迎留言詢問與指教，謝謝您的閱讀。
