部分工時人員對新創團隊或派案類型的組織而言，是一種可以彈性運用人力資源的工作模式，搭配日常業務的尖峰與離峰時段，將珍貴人力用在刀口上。
不過，在勞動檢查的違反事項中，不論是全工時或部分工時，員工的特別休假及法定假期沒有給足時數或未休日數之工資，這樣的開罰已不算少見（勞基法§38, §43），下圖為114年1月至今共114筆，特休給付不完整的違反紀錄。
114/1-114/6，因特休假給付不完整，就有114筆勞動部的開罰
居家長照機構7成員工是部分工時
以我在長照產業的經驗來看，居家長照機構中有約七成的人力為部分工時人員。主要原因在於機構的排班方式以派案與個案服務為主，採用部分工時制度更能符合「以個案為中心」的營運模式。由於服務安排具高度彈性，平均工時波動幅度大，例如：二月可能僅有100小時，三月增至140小時，七月又降回100小時，服務時數常受節氣與需求變化影響。
正因為部分工時人員的休假時數，需依其平均實際工時與全時人員平均工時（160小時/月）的比例計算，因此當休假時數未達足額時，並不代表雇主刻意壓榨，而是目前的管理流程尚無法支撐如此複雜的工時計算與排班調度機制。
歷年制與週年制的設計思維
特休結算有歷年制與週年制兩種方式，公司選用哪一種，都必須寫入工作規則並經縣府勞工局核備才具合法性。而就這兩種的利益比較，週年制就是計算較為簡單，不需要處理一年中有2種年資的狀態，例如：2024/1-2024/6是1年年資，而7-12月是2年年資的狀態。比較麻煩是每個月發薪前都需要檢視此薪資項目一次，而歷年制是統一年底結算即可。
本文案例公司採用「歷年制」進行特休管理，主要考量在於部分工時人員的排班彈性高、請假需尋找代班較為困難，因此制度設計上：
鼓勵員工在年底將未休完的特休轉換為「不休假獎金」，以提升制度彈性與實務可行性。以員工滿意度而言，歷年制在年底結算，跟著年終獎金發放，也可以增加員工的幸福感。
因此，企業亦可將原本屬於法定義務的項目，延伸設計為具差異化的公司福利。例如：為肯定員工的年度貢獻，公司可依據個別績效與出勤表現，調整特休代金的換算基數，使其高於勞動契約所約定的時薪。此加乘機制不僅提升員工獎酬彈性，也成為具吸引力的福利項目之一。
我曾運用 AI 技術協助前公司建置工時計算與排班調度的自動化流程，成功解決部分工時制度下的複雜運算挑戰。現在，我也希望能公開這套語法，協助更多長照機構處理類似的管理問題，提升制度透明度與作業效率。
1.先從法令談公式『部分工時法定休假時數計算』
勞動條 2字第 1090078348 號函 (產假薪資計算）
僱用部分時間工作勞工應行注意事項 ( 111/03/14 修正)
以下為依據上述法令，部分工時人員假別時數與工資計算一覽表
部分工時人員假別時數與工資計算一覽表
2.設定 Google Sheet 運算架構
歷年制特休代金計算表需有四個分頁，如下圖
Google Sheet 分頁示意圖
分頁定義說明
- 定義（定義分頁與公式維護）
本分頁用於維護各項計算公式與邏輯設定，僅限報表擁有者編輯，其餘使用者僅有檢視權限，以確保公式的正確性與版本一致性。
- 代金發放紀錄
不論公司採用「歷年制」或「週年制」累計特休，特休代金的發放紀錄除了顯示於個人薪資清單中，也建議同步在平台上留存完整紀錄。由於此作業頻率較低，若無集中管理將難以回溯查證，故應建立可追蹤的紀錄機制。
- 月工時
記錄員工每月實際出勤總時數，並作為計算特休與假別比例的重要依據。特別說明：如當月總工時超過160小時，計算特休比例時仍以160小時計算（不含加班時數），以符合勞基法相關規定。
- 特休代金
依據員工的年資對應法定特休時數，計算其應得特休比例後，再乘以時薪計算應發給的特休代金。
第 38 條
勞工在同一雇主或事業單位，繼續工作滿一定期間者，應依下列規定給予特別休假：
一、六個月以上一年未滿者，三日。
二、一年以上二年未滿者，七日。
三、二年以上三年未滿者，十日。
四、三年以上五年未滿者，每年十四日。
五、五年以上十年未滿者，每年十五日。
六、十年以上者，每一年加給一日，加至三十日為止。
3.月工時欄位
特休計算工時 IF(C2 > 160, 160, C2)
平均月工時 SUM(D2:O2)/COUNTIF(D2:O2, "<>null")
在這個地方，只需要每月結算後，貼上實際工時的數據即可，定期維護。如下圖：
月工時分頁示意圖
4.特休代金欄位
月工時 '!A:A
到職日 #自行帶入，格式是數字
年資
DATEDIF(B2, TODAY(), "y")
特休是否變動
IF(C2 = 0, "無特休",
IF(C2 = "0.5", "半年特休",
IF(C2 >= 3,
IF(C2 <= 5, "固定", "變動"),
IF(CHOOSE(C2 + 1, 0, 7, 10, 14, 15) > CHOOSE(C2, 0, 7, 10, 14, 15), "變動", "固定")
)
)
)
歷年特休
IF(C2 = 0, 0,
IF(C2 = "0.5", 3,
IF(D2 = "固定",
CHOOSE(MIN(C2, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20),
CHOOSE(MIN(C2, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) * (1 - (TODAY() - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))) / (DATE(YEAR(B2) + C2 + 1, MONTH(B2), DAY(B2)) - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2)))) +
CHOOSE(MIN(C2 + 1, 10), 0, 7, 10, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20) * ((TODAY() - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))) / (DATE(YEAR(B2) + C2 + 1, MONTH(B2), DAY(B2)) - DATE(YEAR(B2) + C2, MONTH(B2), DAY(B2))))
)
)
)
計算基數 ＃不用管的欄位
平均月工時
IFERROR(VLOOKUP(A2, '月工時'!A:B, 2, FALSE), "無資料")
時薪單元 #自行輸入
代金總額
(G2 / 160) * (E2 * 8) * H2
#時間的小數點到後二位數
#金額最後才四捨五入整數
HR只需要定期維護月工時的員工姓名、特休代金的到職日，這樣就可透過每個月提供的實際工時，獲得最精確的特休時數與代金的資訊。
特休代金分頁示意圖
最後，分頁定義的維護畫面如下，記得分頁的權限務必要特別控管，以免語法跑掉哦！
如果操作上有問題，歡迎留言詢問與指教，謝謝您的閱讀。
