不論是同事、客戶、還是合作夥伴，職場上我們每天都要和不同的人溝通，但你有沒有發現，我們在溝通的過程中，有時候也在應用「行銷」思維！我自己就有一個很深刻的體驗，來源是一位非常忙碌的客戶，他經常需要出差，時間緊湊，也沒有太多耐心看冗長的訊息。因此，我不得不調整自己的溝通方式，才能確保他能快速理解並回應。
受眾分析：習慣與偏好
就像行銷需要先了解消費者習慣一樣，溝通也要觀察對方的特性。
我發現這位客戶有個特點，每次打開訊息，只能專心處理一件事。如果同時提醒他三四件事情，他往往會忽略大半，甚至遺漏最重要的部分。因此，我從一開始的「分散提醒」 轉為「列點式整理」，讓他可以一眼掃過就知道重點，同時我會額外標示出「最緊急」的事項，幫助他快速判斷優先順序。這就好像行銷文案一樣，如果給太多資訊，受眾就會迷失重點，相反地，簡潔直接的表達才能真正吸引注意。
除此之外，我也逐漸摸清他不喜歡點連結，所以即便我傳送了PPT或文件的雲端連結，高機率他也不會打開。
為了提高資訊傳遞率，我開始把重點截圖，或者用螢幕錄影的方式提供內容，這樣他只需要花幾秒鐘，就能掌握我想表達的重點。這讓我再次聯想到行銷的趨勢：圖片和影像的傳達速度往往比文字快得多，更能夠降低理解成本。
多管道策略：訊息只是其中之一
光靠訊息提醒當然不夠，我還會搭配不同的溝通管道，例如在Email裡發送正式文件，在訊息中提供提醒，也經常打電話追蹤。透過觀察他的回覆速度與狀態，我也能逐漸摸清他偏好的溝通管道，以及什麼時段最容易聯絡上他。
這其實就和行銷中的「多渠道策略」很像，消費者可能白天滑手機看到品牌廣告，晚上回家打開電腦又看到Email提醒，最後才在門市完成購買，我們在溝通時也是透過不同渠道增加觸及率與成功率。
用字策略：簡單、精準、情境化
最後就是用字的調整，我發現對這位客戶來說，文字訊息必須「簡單、精準」，不需要太多背景鋪陳，而是直接告訴他三件事：
- 需要他做什麼
- 會用在哪裡
- 為什麼重要
但是如果是打電話，溝通模式就完全不同了。我需要先給他一點前情提要，幫助他快速回想，才能讓對話進入正題，這樣他比較容易給出有效的回應。
所以，日常溝通會不會用到行銷？
答案是肯定的。
我們了解受眾習慣，調整管道與內容形式，甚至根據不同情境改變說話方式。而我們的目的都是一樣的 ——讓對方更容易「接收」訊息，並且「做出行動」。
這，就是行銷，也是溝通的藝術。
