越早搞懂「不要」 越快把握好好「要」
一、當年的我還菜
有一次，我在公司接到一個系統改版專案。
老闆提出說：
系統要改好上手一點，兩個月後會需要給一個成果，讓業務跟客戶都比較好上手。當時傻傻的我也覺得：「說幹就幹」
於是我就帶著團隊開始衝：
- 設計一堆新功能
- 覺得既然要改，就順便把舊的痛點全部解決
- 畫了很多漂亮的畫面流程
做到快一個月，開了一次會，老闆看完表示大概如下：
這個方向他很喜歡，可是有幾個問題：
- 這次預算只有 X 萬，做不出規劃的全部功能
- 現在的客戶太多，不能停機太久
- 兩個月後不是真的上線，而是要給某個大客戶看 Demo
- 有些資料不能改欄位，會影響其他系統」
那一刻，我心裡在吐血，一直 murmur 想：
「這些如果一開始就說，我們根本不會這樣啊 ! 」
原來剛上手的菜鳥，除了要懂得盤點資源運用資源外，還有一個重要的課題要做學習，就是了解「限制條件。」
二、回顧一下前幾步，現在輪到 N 這一關
在我的顧問思維 DARE 裡，在 D 階段前面幾步大概是這樣：
- D：Describe the Situation
現在是怎樣 ? - E：Extract the Gap
是有什麼問題 ? - F：Frame the Real Question
為什麼 ? - I：Identify Stakeholders
關誰什麼事 ?
做到這裡，或許已經大概知道要 "定義問題" 的元素有：
- 是什麼情況
- 有什麼問題
- 所以呢
- 那要幹嘛
- 要誰幹嘛
接下來，就是今天想要分享的概念：
- N：Name the Constraints → 有什麼限制 ?
欸欸欸我想強調說 !!
這個 DEFINE 是元素，絕對不是步驟喔！
步驟是 DARE 啦。
如果覺得 DEFINE 那麼多元素誰記得起來。
那我想跟伴侶在一起的情況應該不容易望吧 ?
把定義問題的元素當作是兩個人在一起的情況一樣。
比如說女朋友心情不好，你也看出來他心情不好，那你要怎麼做 ?
你可能會先問她：
我：現在怎麼心情不好？
結果她回你：
她：沒事啊。
( 你心裡 OS：「看起來哪裡像沒事……」)
我：可是我看妳表情好像有點跟平常不太對，是身體不舒服嗎 ?
( 傳授個小經驗，看到伴侶心情不好的話，可以考慮先準備好吃的，或她愛吃的 )
她：就…今天上班很煩啦，不太想講細節。
我：竟然 !!! 是誰這麼過分讓你很煩 !!! 講出來我幫你教訓教訓他！
還是如果真的不想講，那我就先去買個鹹酥雞給你 ? 看你願不願意給我一個聽的「雞」會。
( 反正我是相信把東西吃下肚，話通常就會被擠出來了 )
她：就是那個 Jason 阿，他把他的責任還有 XXX 都甩鍋給我，搞得我自己的事情沒做完還要做他的事情。
我：為什麼他可以把鍋跟事情甩給你 !!! 你不是已經忙得跟什麼一樣了嗎 ?
她：對阿 !!! 因為他 XXXXX
我：他這個人真的是！不對，不能稱他為人，他怎麼這麼 XXXX。 那你有想要去釜山走走散散心？
（ 這招打得就是一個出其不意，把人家遺忘的在意，不經意的轉移過去 ）
她：啊？這麽突然嗎？
我：啊我就記得你上次有跟我提過說你想去啊，我先看一下現在機票，看價格你可不可以接受，妳先吃鹹酥雞，還是你還有沒有想要吃什麼別的？
她：XXXXXXXXXXX
(付費解鎖)
你各位啊，這段好像很平常的對話，其實就是含蓋 D.E.F.I.N.E. 的精神阿。
以往我分享的只有談到過 D.E.F.I 概念。
但其中還有兩個元素還沒被提及有沒有發現 ?
其中消失的 N 就是這篇文章的重點「限制條件」。
隱藏的限制條件是什麼 ?
比如說人家這麼容易有情緒起伏，是不是有可能是因為「那個」。( 要問我「那個」是哪個的，底下留言 )
所以說要準備給他的東西，就是最好不要給她準備冰的啊！
無論食物飲料說話語氣還有語調都要避免！
隱藏的限制條件，要嘛是自己的經驗所得，要嘛就是別人的經驗所得。
我現在也算再試圖讓你活下去啊大哥！
總之我想要表示，沒有釐清限制條件處理問題，很容易延伸出更多問題。
三、障礙 vs 限制 差在哪裡
有一個概念是這麼說的，遇到障礙要想辦法克服，遇到限制要盡力滿足。
我自己是這樣做區分 :
- 障礙：以為是這樣但卻不是
- 限制：已經知道既有，但無法改變的規則
回到剛剛那個系統專案，我一開始犯的錯就是：
- 把「預算只有 X 萬」「不能長時間停機」「資料欄位不能亂改」 當成「之後再想辦法」的小細節
- 但這其實是 限制，一開始就要當前提
所以 N 這元素，就是在問：
這是我「能夠提早知道的不能做的」 ，還是「我不知道能不能做。」
四、時間限制：時間是否有彈性
還是同一個專案。
老闆說：「兩個月後給我一個成果。」
當下我聽到的是：「兩個月後，要上線正式系統。」
後來開會我才知道：
- 兩個月後其實是要給某個大客戶看 Demo
- 真正想上線，是半年後
- Demo 不一定要真的接到後端，可以是假資料
這代表什麼？
- 我原本規劃的「正式版」其實超過這次需求
- 我把 Demo 的時間壓得太剛好，把自己搞得壓力超大
那時我學到：
也要先確定時間是不是有彈性的，如果沒有就提出「請支援收銀」。( 要我加班得付加班費阿，那不然找人來幫我啊 )
五、資源限制：可以給我什麼幫助
在那個專案裡，我也想到說。
我原本想：
- 找設計師做一套新的介面
- 找外部顧問幫忙整理流程
- 再請工程師全新開發
後來才知道：
- 這次專案只有一個小預算
- 外部顧問不可能找
- 設計師只能幫忙一點點
如果這些我一開始就知道，那原本的規劃也會有所調整。
那時我幫自己訂了幾個固定要問的問題：
- 多少預算 ?
- 誰可以幫忙 ? 可以幫忙多少時間 ?
- 有沒有舊有資料或資源 ?
六、組織限制：公司本身的 SOP 都是已經習慣的
在專案進行到中期時，我們設計了一個我覺得很讚的流程：
- 把一些原本人工處理的步驟自動化
- 讓資料在不同系統之間自動同步
我自己看了覺得很滿意。
結果資安單位一看，說反應說：
「這樣不行，這個流程設計會有資安相關風險。」
我才也有意識到前面章節提到的變是利害關係人，也是造成限制的其中幾個因素：
- 有些資料不能離開某個系統
- 有些操作一定要留紀錄
- 有些變更一定要走特定流程、讓特定主管簽
這些都是 組織限制，因為不是法規所以不見得就算已知。
在公司裡，就些就是都不能。
後來我學會也詢問個組織限制，比如 :
- 「這種系統變更，有沒有一定要先找哪幾個單位聊？」
- 「公司在這類案子上，有沒有特別堅持的原則？ 比如：什麼資料一定不能離開某個系統？」
- 「之前有沒有人做過類似的事情被擋掉？是因為什麼原因？」
七、不可動之手：沒在簡報上的神秘力量
在那個專案後期，有會需要做下次怎麼會在做更好的提案。
主要目的我想是因為有顧慮到 :
- 怎樣對公司長期比較好
- 怎樣可以讓流程更簡單
- 短期可能會造成的影響，會不會衝擊到長期合作的外部廠商
所以那次的提案老闆跟我說如下大概類似的話是：
「技術上我同意你們的方案比較好，但那個廠商跟我們合作十幾年了，這樣改會讓他很難做，我們還得要再想想。」
唉呀，我怎麼知道哪個董事的好朋友就是在那個廠商的上班呢。
所以前一個章節才有提出說，也要有辨識利害關係的的能力。
如果還沒有養成，那就要記得 "問" 看看。
之後，我在談任何比較大的變更時，都會問：
- 這件事背後，有沒有特別要顧的客戶會一起?
- 有沒有什麼現在沒寫在簡報上，但其實你很在意的顧慮？
- 之前有沒有做過類似的改變，結果惹出什麼問題，讓大家現在特別小心？
這些問題的目主要就希望我們都可以記得問問 "限制條間" 有什麼。
八、感情裡面的「不能做」和「可以說」
講了這麼多「限制條件」，我們再回到感情的場景。
還記得前面那個情境嗎？
女朋友今天被同事雷到、被工作搞到很煩，一回家臉就整個寫著「今天別惹我」。
可以先搞清楚：
「現在有哪些事情是我最好先不要做？」
「那我還可以說些什麼，是安全又有幫助的？」
假設你的另一半今天因為工作很崩潰，你想要安慰她，我分享一個我自己的經驗 :
這個分享主要在做兩件事：
- 左邊是 「今天這個狀態下的不能做」
- 做了只會更吵架、更疏離
- 所以當成「限制條件」，千萬別這麼做
2. 右邊是 「在這些限制裡，還可以說什麼、做什麼」
- 可以說些肯定、陪伴、問需求的話
- 可以做些與他一起共感的事
所以 N：Name the Constraints 只能在職場上可以用嗎 ?
先分清楚「先不要」，再來想「要怎樣」。
專案裡，我把條件拆成「不能動」和「可以談」；
感情裡，我把互動拆成「不能做」和「可以說」。
兩邊都是在現實的限制裡，看懂界線，再選出最適合的行動。
九、限制，也是一種選擇題
以前小時候聽到一堆限制，會覺得很煩。
為什麼這個不能、那個也不行？
( 有了自己的小孩才更知道為什麼，我最近最常說 : 「手手不要放嘴巴…」
還有: 「 不要撿地上的東西來吃 !!! 」 )
總之，做了幾個專案以後，我才比較能感受到，那些規定的限制條件也算是在幫忙收斂問題的。
因為事先先知道：
- 哪些時間點不能錯過
- 預算、人力到什麼程度就要踩煞車
- 哪些規則、關係一定要考慮到
- 哪些設計一定不能動到核心資料
就比較知道：
- 先做哪一塊最有價值
- 哪一塊暫時先不要碰
- 哪一塊可以先做簡單版，之後再跌代
這樣也算在解一個，已經有範圍、有限時間的「選擇題」。
十、知道人家的「不要」也是很重要的
寫到這裡， N：Name the Constraints 講大白話就是 早點知道人家的不要 ( 把限制講清楚 )。
不要拿什麼網路上說 : 「 女生說不要就是要，要就是不要」來反駁跟我說我在胡說八道。
不要看到我文章到現在，才發現這個事實好嗎 !!!
好啦，所以 N 這一小節，就是分享 :
- 不可以怎麼樣
- 那可以怎麼樣
- 有沒有我沒發現的「不 可 以。」
串回前面的 D.E.F.I.N.E.：
- D：Describe the Situation
現在是怎樣 ? - E：Extract the Gap
是有什麼問題 ? - F：Frame the Real Question
為什麼 ? - I：Identify Stakeholders
關誰什麼事 ? - N：Name the Constraints 可不可以不要 ?
那今天想分享的練習就是，清楚的紀錄下今天覺得「不要」 對別人做的事。
也可以記錄覺得人家「不要」 自己對他做的事。
下一篇就是我這邊 How DARE you 你怎麼敢 D 大章節的最後一小節囉，E｜Evaluate Priority - 先解哪個問題，感覺寫這個相對與專業技能有關的文章真的有點耗時間。
寫作時間直接拉滿到四五個小時起跳…在考慮要不要到下個小節，結束 D 階段完就先暫停這個系列。
P.S. 我知道大家都不是要往顧問這條路上走，所以我這邊就當作是我曾經當顧問的梳理分享啦~ 無論繼續或暫停，我都先謝謝你們的收看以及給予的回覆 !!!!
習慣練習，練習習慣。
Just share to you，我是 Joker，咱們下回見。
