今天和大家分享《「打造第二大腦」》這本書，算是我針對職場寫作的初體驗。
話說你記不記得上一次在辦公室感到「背脊發涼」，是什麼時候？
以下的故事可能是你常碰到的畫面。
某次週會。主管突然轉頭問：「上次那個競品分析的數據，你不是有整理過嗎？現在投屏看一下。」
會議室瞬間安靜下來，只剩下我滑鼠瘋狂點擊的聲音。我在 Line 的過期檔案裡找、在 Email 的大海裡撈、甚至打開資源回收桶翻箱倒櫃。全場的人都在等我，那短短的 30 秒，漫長得像一世紀。最後，只能尷尬地擠出一句：「不好意思，檔案一時找不到，我晚點傳群組。」
那一刻，我覺得自己的專業形象直接歸零......
事後我非常懊惱，明明我很努力，資料也都看過，為什麼關鍵時刻就是「掉鍊子」？
後來我讀了《「打造第二大腦」》（Building a Second Brain）這本書，才發現一個殘酷的真相：我的問題不是記憶力不好，而是我試圖用一顆「原始人的大腦」，來應付 2026年的資訊洪流。
你的大腦是 CPU，不是硬碟
我們常有一種錯誤的職場迷思：「我要把事情都記在腦子裡，這樣才顯得我反應快、很專業。」
但事實上，「打造第二大腦」這本書就有講到，大腦的工作原理跟電腦很像：
- 第一大腦（你的腦袋）是 CPU（處理器）： 用來思考、做決策、想創意。
- 第二大腦（筆記軟體）是硬碟： 用來儲存資料、記憶細節。
大部分上班族最累的地方，就是試圖把大腦當硬碟用。想像一下，如果你電腦開了 50 個 Chrome 分頁，後台還跑著 Photoshop、GPT、等應用程式。電腦會怎樣？肯定過熱、風扇狂轉，最後死當。
這就是我們現在最常見的狀態：資訊焦慮、決策疲勞、忘東忘西。
建立「第二大腦」，就是把「記憶」這項低階工作外包給電腦（Notion, Evernote, 或任何筆記軟體），其實我現在也試著用notebooklm，讓你的大腦騰出空間來處理真正重要的事。
職場生存急救包：只要 4 個資料夾 (PARA)
「我也想整理啊，但整理很花時間！」這是我聽到最多的抱怨。
其實，你會覺得累，是因為我們用了最原始的方式，「圖書館員」的邏輯在分類（例如分出：行銷類、行政類、合約類）。拜託，我們是苦命上班族，不是要當圖書管理員。
這本書中最實用的 PARA 系統，是依照「急迫性」與「行動」來分類。好了，現在，我們一起你的電腦桌面或筆記軟體，簡化成這四個資料夾：
1. Projects（專案）👉 這是你的「戰鬥區」
這裡只放「近期要完成、有死線（Deadline）」的任務。
- 放什麼： EX:「Q1 結案報告」、「網站改版計畫」、「週五部門聚餐籌備」。
- 好處： 這是你每天工作最常打開的地方。一打開這裡，就是為了「解決問題」，不用暖機，直接進入戰鬥狀態。
2. Areas（領域）👉 這是你的「責任區」
這裡放「沒有截止日期，但你長期要負責」的事。
- 放什麼： 「財務報銷紀錄」、「團隊成員績效考核」、「健康檢查報告」。
- 好處： 這是你身為一個職人(社畜)的底氣。不管專案多忙，這些日常維運不能垮。
3. Resources（資源）👉 這是你的「軍火庫」
這裡放「未來可能會用到、感興趣」的素材。
- 放什麼： 「厲害的簡報模板」、「競品案例截圖」、「好用的 Excel 公式」。
- 好處： 當老闆要你做新提案，千萬別從零開始！先來這裡挖寶，把過去存好的靈感「複製貼上」。高手不是動作快，而是懂得站在巨人的肩膀上，現在AI很多，但也要能馬上派上用場，總不能現學現賣。
4. Archives（存檔）👉 這是你的「冷凍庫」
- 放什麼： 結案的專案、不再感興趣的資料、做完的雜事。(不是垃圾桶喔)
- 好處： 勇敢地把舊東西丟進去！眼不見為淨，是最高級的專注。 把它們移出視線，你的焦慮感會瞬間少一半。
給未來的自己留條活路：防失憶筆記法
最後分享一個我個人的血淚經驗。
以前我做會議記錄，總是把每一句話都記下來，結果三個月後回頭看，密密麻麻幾千字，我完全抓不到重點，只好從頭再讀一遍——這就是無效勞動。
現在我學乖了，我會用「漸進式總結」幫未來的自己省時間：
- 第一層： 先把資料存下來（這誰都會）。
- 第二層： 讀過一遍，把重點加粗（Bold）。
- 第三層（關鍵）： 在加粗的文字中，把「精華中的精華」用螢光筆（Highlight）標起來。(簡單說就是畫兩次重點)
這樣做的好處是，當未來的你急著要用這份資料時，不需要重讀全文，只需要掃描那些螢光筆畫過的地方，30 秒內就能喚醒記憶，直接上場報告。
這不只是做筆記，也是我閱讀後的一個高效率吸收的發現。
結語：把腦袋清空，才能裝進生活
建立第二大腦，不是為了讓你變成一個整理控，也不是為了讓你在公司做更多事。
是為了讓你「安心」。
當你知道所有的重要資訊都被妥善安放哪個位置，你的大腦就不會再焦慮地問：「我是不是忘了什麼？」、「那個檔案到底在哪裡？」。
你會發現，你的大腦變輕盈了。你可以準時下班，把電腦蓋上，然後真正地把工作留在電腦裡，把生活還給自己。
這篇以職場上班族的角度寫的讀書心得與文章，希望對大家有所幫助。
🚀 最後我們現在就做一個小練習
讀到這裡，如果你覺得手癢，別想太多，我給你一個現在就能做的任務：
- 去你的電腦桌面建立一個資料夾，命名為 「Archives (冷凍庫)」。
- 把桌面上所有超過一個月沒打開的檔案，全部拖進去。
看著那張乾淨清爽的桌布，深呼吸一口氣。 感覺到了嗎？那就是大腦被釋放的快感。
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