嗨嗨～我是陪你玩轉活動的活動策劃師Haruhii~

今天來聊聊演講/講座/分享會的關鍵環節。在講者獲知講座目的、時間地點、演講規模等資訊，並初步同意演講之後，下一步通常就是寄出一封「確認細節的信件」。

一方面讓講者能精準準備內容，另一方面也讓主辦單位的行政流程能順利推進。如果細節沒有提前說清楚，最後很容易變成活動前一天才在來回確認，雙方都焦頭爛額。

以下幾項內容，通常建議在信件中一次說明清楚。

一、活動情境與基本資訊

提供以下資訊，能幫助講者快速想像聽眾與環境：

活動輪廓

簡要說明活動舉辦的起因、整體議程表、預估聽眾人數與背景來源。例如是學生、產業人士或一般民眾。若過去曾辦理類似活動，也可補充聽眾互動情況或年齡層分布。

時間分配

清楚列出演講時間、QA時間以及中場休息時間。例如： 演講50分鐘＋QA10分鐘。 若有主持人或引言人(附上單位、職稱)，也建議一併告知。

現場硬體與授權事項

建議附上會議室照片，例如講台與座位配置，讓講者能理解現場動線。

另外幾件事務必提前說明：

• 是否會線上同步直播
• 是否會進行拍攝／錄影（需附授權同意書）
• 現場使用投影布幕或LED電視

特別提醒：如果現場是LED大電視而非投影幕，雷射光筆通常會失效，最好提前提醒講者，以免影響演講節奏。

二、講題、簡介與簡報檔案

為了製作文宣、系列活動宣傳，講題/講者簡介/講者照片/講座摘要等資訊，會需要提前彙整提供，為了避免宣傳已經開始，但講題還沒確定，建議在信中明確設定幾個繳交期限。

講題與個人簡介

說明需要提供講題的日期，以及個人簡介的字數限制。若需要製作文宣，也可附上照片規格，例如：

• 半身生活照
• 解析度建議（如300dpi）
• 檔案大小或比例

若有過往活動海報或刊物範例，也可以附上截圖，讓講者更容易理解格式。

簡報檔案與播放方式

建議提前確認並告知講者：

• 簡報格式（PPT或PDF）
• 簡報繳交日期（為了避免不合宜的內容以及提前測試聲音影像，請避免讓講者演講當天才提供簡報）
• 是否自備筆電或存在隨身碟
• 是否需要HDMI或其他轉接頭（蘋果筆電會需要特殊的轉接頭）
• 活動前是否允許臨時更換檔案（可規範特定時段才可抽換檔案）
• 主辦單位是否會加上浮水印
• 會後是否能提供PDF給聽眾下載

有些機構需要會後公開簡報，但講者不一定同意，因此最好提前確認授權範圍。

三、交通、住宿與行政核銷

如果講者是外地邀請，交通安排往往是行政流程最多的部分。

交通與住宿

可在信件中附上交通路線圖或Google Map連結，並詢問：

• 來回交通方式
• 是否需要住宿
• 是否需要高鐵接駁
• 是否需要預留停車位（若企業有自有停車場，請主動協助講者消磁）

若需停車，通常也會先詢問車牌或車型顏色。

同時提醒講者保留交通票根，以利後續核銷。

領據預填

若演講費需要開立領據，建議先詢問是否方便提前提供：

• 身分證字號
• 戶籍地址

這樣可以避免活動當天還要現場填寫資料。

若演講費涉及個人所得申報，也應提前告知。

四、餐食與隨行人員

飲食需求確認

若活動有供餐，建議詢問：

• 葷食或素食
• 是否有過敏或飲食禁忌
• 是否有咖啡或飲品需求（若無特殊需求，可準備瓶水）

隨行助手或同行者

有些講者會帶助理或助手同行，因此可詢問：

• 是否有隨行人員
• 是否需要預留座位或餐點
• 是否需要支付講座助理費或交通費

若未提前詢問，活動當天才突然多出人員，可能導致餐點或座位不足

五、其他特殊需求與加值環節

有些活動會安排額外互動環節，也建議提前確認。

展品與互動需求

例如：

• 是否會帶書籍或作品展示
• 是否需要觀眾事先準備工具（如圍裙、手套等）

會後活動安排

例如簽書會、合影時間等。 若講者當天需要趕車班，最好事先約定活動長度。

六、線上演講與口譯（若有）

若活動採線上或雙語形式，也需提前說明。

線上分享

• 提供會議連結
• 告知顯示名稱格式
• 約定提前10分鐘測試設備

口譯方式

需說明是：

• 同步口譯
• 逐句口譯

若是逐句口譯，演講時間通常需要預留更多，因為實際內容可能會被壓縮一半。

小建議：講者的「回信風格」其實差很多

有些講者習慣一次性把所有問題處理完；也有些人看到長長一封信，反而會覺得壓力很大。

如果不確定講者回信風格，可以在信件開頭先簡單說明：「因行政流程較為繁雜，以下幾點需請您協助確認，感謝您的配合。」或者先用電話簡單溝通，再寄出確認信件。

這樣往往能讓整個合作過程順暢許多。