2020-01-19|閱讀時間 ‧ 約 4 分鐘

Esor時間管理哲學-課後心得

    最近因為一位sop控朋友的推薦,上了一門時間管理課程,在此之前,完全沒有接觸Esor老師的任何一篇文章或書籍,純粹因為朋友的推薦慕名而去;當然主要還是有個一直令自己很頭痛的問題:在目前工作崗位上已經20年的年資,為數不低的客戶量,以及後端接踵而來的超大服務量,常令我疲於奔命,而無法均衡的照顧到每一位客戶,更讓我感到焦慮,所以抱著期待的心情報名,看看是否真能擠出更多時間來應付問題。
    然而上課之後,不僅改觀甚至是豁然開朗,獲得了很重要的觀念,還有具體可實踐的方法,不只能徹底解決工作上的混亂,也可以應用在許多生活方面,重新建立一套運行的秩序,幫助解決大部分的問題,非常受用。
    首先是澄清了誤解,時間管理不是透過上課後,就會生出一天36或48小時,讓自己有更多時間可應用;而是幫助我了解到不是把每件事做好做滿,而是要把時間留給最重要的人與事,這才是時間管理的最重要意義。
    充分的完成一件有價值的事;並且,在重要事情的下一步要做什麼,如何做出有價值的行動選擇
    舉個例子說明。像在工作上,每個月必須完成公司交付的業績額度,許多人通常只會記住最終被要求的業績數字,再來呢?有時候隨意翻翻通訊錄,或是點開客戶資料看看哪幾位最常買單的客戶,再向他們問看看(當然這些方法,在非常時期還是能奏效的);或是透過line發幾則無力的行銷訊息,再被動等待回應;同時又要一邊應付許多的變更以及照會、帶客戶體檢、理賠服務、回訊息及電話……,於是很快的,一個月時間又過去,該完成的業績仍然付之闕如。
    但如果運用Esor老師的方法就不同了,業績不再只是高掛的數字,而會化成可以被完成的目標,許多日常服務鎖事也能一一被安頓,不再疲於奔命。
    1. 先確定自己的業績目標,還有想例行服務的客戶。
    2. 接著寫下想對名單上的客戶所談的事項或服務,主動安排聯絡時間。
    3. 最重要的,確實寫進行事曆中,可能是每週數次或是一連串的活動安排。
    4. 將這些例行的活動,透過紙本筆記或是軟體,依照個人習慣寫下來,日後重覆執行時,便能有許多的文字記錄甚至照片可以應用,將能節省許多重新建立拜訪系統的時間。
    如此一來,最大的差別在於,所有的拜訪將由自己主動發動,而不是被公司要求,所以被追著跑;所有的待完成業績以及待辦清單不會只剩下客戶姓名與事項,後面會銜接行動方案,這些方案是被拆解過的可執行步驟方法,所以每天都會有進度;再來,把這些令人焦急的訊息透過文字記錄之後,把它們請出大腦,也解放了心情,可以讓自己不再被大量要處理的事情壓垮,比起靠記憶,改用記錄觀察自己應完成的事項要妥當的多,在相對輕鬆愉快的情況下,逐步完成目標。
    像這樣的拆解與再安排,在生活中許多事情都可以應用,例如理財;或是最近要過年了,打掃也是許多人最近的待辦事項之一;這些事先透過確立目標,拆解完成的步驟,並安排出時間,讓事情按步就班的完成,便不會因遺漏或沒時間完成而感到焦慮。另外還有一個延伸的好處是,許多事情記錄下來之後,會發現彼此間竟能產生關聯,例如在清理故障家具時,可以順便在收支上一起安排預算,知道今年即將有這一筆支出,能同時達到在財務上的預算控制效果,諸如此類應用,十分有幫助。
    最後要強調的是,找出對自己有價值有意義的部份才訂為目標,不為了做而做,才不會反被計劃控制;讓每件事在自己的行程流動中,因為有了適當的目標而有對應的步驟,什麼時間做什麼事因此有了適當的界限,同時目標明確也能減少不必要的行動浪費,在工作或是個人生活上,更能不慌不忙,更有秩序。
    (前述步驟在講義中有名稱定義,在此為了尊重Esor老師的智財權,講義中的內容僅借用一二舉例說明,其餘請容我就不一一分享了)
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