［職場二三事］小主管的職場態度

縱使有過接案並團體合作或者任職過小主管，但剛到這個環境內心確實感到恐慌，因為當下我的印尼話程度大概只有早安晚安跟謝謝的程度，甚至到ＫＦＣ都無法順利點餐的我如何帶領部門呢？學姊回台後整整一個月的我都無法好好睡，即便再怎麼努力好像都有處理不完的事、適應不了的印尼文化及上司的責罵。有天，我無法為了我自己真的做對但卻被上司誤會責罵的事情反駁並站在那裏被罵，回到辦公室把我桌上的所有資料夾用力摔到地上並大吼。

下一秒我愣住了，我不是情緒控管那麼差勁的人，為什麼我會這樣？明明大家都已經離開辦公室吃午餐了但我卻在這裡對我自己發脾氣？撿起地上的資料夾後我瞬間明白，自己發的脾氣要自己收拾，這個脾氣不是因為自己被誤會了，而是因為體認到自己還不夠好。所以從那天開始，我決定要有計畫性的改變工作上的問題及個人態度。

很多"高效率工作"類型的書籍及文章專欄都一定會有這項，那就是靠著筆記能夠確實的完成工作項目。我將辦公桌規畫成不同的區塊，有"已完成"、"待處理"跟"緊急"，不同的文件及不同的樣品都會在不同的區塊確實擺置，並會在我與電腦之間放著一個夾滿B級紙的點名版。當有公事需要處理時會立即在紙上寫上處理項目，比方說"OO款到料日預估OO日到廠"或者”完成OO款核可樣品於OO日OO時寄出”，這樣的筆記方式大概一天會用掉一張B級紙，我會將這些項目靠左並言簡意賅的書寫，當完成一個項目後會用紅筆將其爽快劃掉並附註於後＂OO日完成＂。這樣的進行方式除了有打怪破關的快感外，並會讓工作順序條理分明，並且在每天早上將昨日未完成的項目騰到新的B級紙上，將舊的紙揉爛丟入垃圾桶（快感UP UP）。

你會有疑問「那我該如何分出哪件事情先做哪件事情後做？」，這就是桌面分區的重要性了。將緊急的文件擺放位置靠近自己並靠近桌邊，你會因為餘光不斷地掃到那疊文件及他容易掉落的特性不得不注意它們，自然而然就會想快點處理掉這些問題。完成後的文件將其整齊的擺入書架中（或傳遞給下個單位）時會因為緊急的那疊文件消失而感到成就感，進而對於接下來的工作也會覺得處理起來更加輕鬆了。

而工作中該害怕的不是＂緊急＂這疊文件，而是＂待處理＂這疊文件，因為時效性或者令其完成的條件尚不齊全，所以往往讓人忽略它的存在，進而變成＂超緊急＂的文件，這並不是一個好的現象，所以面對待處理的文件需將交期提前好讓自己有二次修改的機會，並將尚未到齊的必要條件按照收到時間寫在桌面上的桌曆（建議每日有一格空白處可以書寫的那種），每日都可以確認今天及明後天應該要收到的資料，及完成每天的工作都可以爽快的劃掉當日（爽感UP UP）。

當一周內有六天是在工作，那就先從工作上最需要的詞彙下手吧！除了自己帶的初級印尼語課本外，先學會＂這個叫什麼？＂的印尼話開始，每天請我的員工將我不會的單字寫在我的筆記本上，並將每日生字寫在便利貼中黏在電腦螢幕左側。為什麼會選擇左側呢？因為我們的視覺在螢幕游移時大多數會由左上往右下移動，最後才是右上角的關閉視窗，所以選擇螢幕左邊做便利貼的位置是每天最容易在＂專心看一個新資料時＂最容易瞄到的地方。

另外，學到什麼單字，就把這個單字用、到、爆！當你用爆這個單字的時候又會開始覺得形容的還不夠貼切或者某些狀態下有更好的詞彙，這個時候就會出現觸類旁通的詞彙可以學習，日復一日就能更快上手。

但，總不可能一直用單字去跟員工溝通吧（員工一定會心想這個外國人真遜）！所以必要的連接詞也是需要學習的。另外還有一個很重要的就是口頭語跟語言情緒，當你的單字量根本不足以讓你們的溝通產生熱度時，這些當地口頭語跟表情肢體語言就是非常好的潤滑劑，讓員工同時懂你想表達的意思也可以用這些肢體語言去表達語言中的情緒。

當你成為小主管或中階主管時，最重要的工作就是讓底下的人順利達成目標並清楚彙整給你的上級主管。但上司百百種，不可能每個人都有閒情逸致美國時間去關心你的部門大小事，所以請記得-講、重、點。

但如何去向上司報告你的部門完成項目卻又是另外一門藝術了。報告的內容如果是以書面或者MAIL行事的方式請記得要將報告內容以三種形式呈現:簡潔、條列分明、比較圖。不該說或不重要的話就別說以免浪費時間沖淡重點，在文內將紊亂的資訊先條理分明地整理並在開頭以列表或者數字順序點出重點大綱，在適當的時機使用上Excel比較圖表能讓重點一目了然，當然這需要長時間的練習並且稍微熟悉主管希望你呈現的方式，目標就是要達到讓上司看得清楚且讓上司看到他所需要看的重點。

每個部門難免會有出差錯，但面對部門的錯誤該如何回答上司的詢問呢?我有遇過一種主管，面對部門的錯漏會先將自己放在受害者的角度並且把責任歸咎給底下的員工，我個人覺得這種行為在職場上是很不明智的，因為對於上司來說，他聽到這種回答只會很直接地覺得你只是個沒能力的主管，並且你無法好好掌控品質且無法好好的與底下的員工溝通交流，你只是想逃避責任而已。最好的狀態就是在發生問題時立刻想辦法止血，看看是否可以先行彌補錯誤，重新檢視事情脈絡看看是哪個環節脫鉤了，對於出包的職員第一時間狠狠地責罵並無濟於事，當下最需要好好地檢視人力並且加派人手先將問題的傷害縮到最小，事後再去究責或教導才是良好的主管風範。同時間也將資料整理好向上匯報完整且清楚的資料並提出改正報告，力求相同的錯誤不再發生。

新官上任難免三把火，重要的是如何讓自己快速地進入狀況且讓底下的員工快速適應你的節奏及規矩，這些並不是兩三條教戰守則能夠一語道清的，但萬變不離其宗，與人和善、賞罰分明才是真正的帶人長久之道。