養成三種習慣,把「隨便」的印象洗刷掉!
在職場中,絕對不要讓別人覺得你很隨便,因此我建議你養成下面三種習慣,讓別人每次提到你,都覺得你是一個不隨便、可信賴的人。
(一)被問到意見時,要一問二答:
先把「隨便」從自己日常的話語體系中剔除。
工作時絕對不要開口閉口就說隨便,面對任何人問你的想法時,都要認真傾聽、準確回覆;哪怕你是真的沒有意見,也要換種方式來表達,而不是敷衍對方。
我建議養成「一問二答」的習慣,就是別人問你一句時,你都要給出兩段式回覆。
舉前面提到最頻繁的例子,中午時你同事問:「欸你想吃什麼?」你沒什麼想法也可以這樣回:「我可能要考慮很久欸……這樣吧,你先提兩個選項給我參考!」
貼著對方的問題,把你的語句延長為兩段,同時給出足夠的訊息讓「交流的節奏」不中斷,對方就能感受到你正在積極參與,不是一個隨便、又不想負責的人。
從中午吃什麼、到開會時的意見表達、老闆問你的想法,都要養成這種「一問二答」的習慣,別人也會喜歡跟你對話的感覺!
(二)別人問「有空嗎?」時,要隨手查看行事曆:
如果被你的同事、客戶、朋友問到「有空嗎?」的時候,不要直接回答有或沒有,先跟他說:「不好意思,我確認一下自己的行事曆。」
這個小動作能讓對方產生一個印象:「喔?這傢伙對自己的時間蠻有掌控感的嘛!我是不是打擾到他了?」
但有個例外,就是你的主管或老闆問你:「有空嗎?」請直接回:「有事要交辦我嗎?我馬上來!」在職場中能隨時打斷你、叫你過來的人就只有他們了。
通常老闆找你,肯定是有事發生、或是要你匯報進度;那句「有空嗎」只是一個禮貌性的開場,不是真的問你「有沒有空」,所以遇到這種情況你就別查行事曆了,馬上過去吧!
順便提醒你,如果你發現自己常被朋友一通電話、一則 LINE 訊息就叫去吃飯,像是:「欸有空嗎?我在你公司樓下,來喝杯咖啡啊!」
不要以為這是人緣好、對方把你當自己人啊……(雖然是有這個成份沒錯),其實他是沒把你的時間當時間;在他心中,你是一個很閒、閒到可以隨叫隨到的存在。
這是一種關係的不對等與不尊重,起因很可能就是你先自輕自賤,太常開口閉口都說:「喔隨便啊,反正我很閒。」
平時工作很鬆散、偷偷上網、聊 LINE 的事他都知道,所以心中對你的印象就是:「這傢伙很閒,我無聊的時候可以找他耗。」
下次你朋友臨時約你時,請一樣回他:「有什麼事嗎?我有點忙,你先說要幹嘛吧,我查一下行事曆後再回覆你。」
幾次之後就能刷新他對你的印象,把你從「這人很閒」的名單中剔除。
(三)東西出去之前,都要自我檢查一遍:
最後這點是最容易忽略的,除了言語之外,我們都要避免在工作成果上隨便;尤其是一些看似不重要的小細節,例如文件排版、郵件的寫法、甚至是附件檔名。
我們常常為了省事、怕麻煩,就隨便弄一弄套個公版,字體顏色跟日期時間也不改一下就把東西交出去了;事後才發現搞錯客戶的名字、錯別字一大堆、還漏寄很多附件檔案。
這些工作成果與做事風格的隨便,都會替你的職場生存創造破口、讓人留下「你不可靠」的印象;老闆跟主管也會覺得:「這傢伙很常出包……有重要的事最好不要託付給他。」
要知道,你的主管跟老闆不會只評估專業能力,他們也很看重一個人平時的行為、細節、甚至是禮儀;在考慮要升一個人時,他們會在腦中想像:「這個人如果坐在這個位子上,有沒有辦法 hold 住?」
結果一想到你的臉……他就狂搖頭說:「不行不行不行!這傢伙連郵件標題都能給我寫錯,怎麼敢把部門給他帶呢!」
久而久之,你就會深陷在重複性、平庸、沒有表現機會的庶務工作中。
事前太隨便,事後要道歉,事事多不便。
所以我建議養成一個小習慣,任何事情做完了,要送出去前你都要「自我檢查」一遍;我推薦一個方法,尤其能用在文書處理方面的工作。
像是簡報、文件、要寄送的郵件、發出去的短訊,都要先用嘴巴朗讀一遍(而且是要真的唸出聲音的那種喔!)。
其實就是調動你更多的感官,不只是用眼睛掃一遍,更要用耳朵「聽」一遍自己的文字、語法、標點符號,順便檢查一下錯字。
你出去的每一份文件都會代表你這個人,因此你要給自己當「品管」,替自己的工作質量把關;你越在意自己的表現,久了大家也會關注你的存在。
所以總結一下:
- 在表達意見時不要隨便敷衍,要會一問二答。
- 對自己的時間要有掌控感,先查行事曆再答覆邀約。
- 做完的每一件事都要自我檢查,當好自己的品管。
只要能養成這三個小習慣,你就不會讓「隨便」影響你的職涯發展了!
工作者的基本,你全都應該會!
從職場中的每一件小事,像「文件怎樣排版?」、「郵件如何寫的不 NG?」,到與人協作的過程中,證明自己的實力、充滿自信和邏輯的表達、以及拒絕不合理的工作、捍衛自己的權利,我都在《工作者的基本修養》這門課為你一一呈現!
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