打造超級幕僚#13｜幕僚的管理力：發揮影響力，聽懂老闆的期待與決定、做出完美演繹
（本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄）
在職場上，你不必喜歡或崇拜你的主管或老闆，也不需要怨恨、討厭他。
但你絕對需要管理好你的主管或老闆，讓他為組織的成效、成果，以及你個人的成功提供資源，成為助力、而不是阻力。要做到這一點，你必須發揮自己的影響力，找出主管與老闆的核心需求，並且滿足它。
在上一篇文章中，我想你明白了從「對上妥協」到「向上影響」的心態轉換，就是幕僚角色做好向上管理關鍵的第一步。而向上影響，又包括了四個面向：
一、如何找出主管的需求、滿足它？
二、如何應對主管的質疑與批評？
三、如何向主管提出需求、爭取資源？
四、如何對主管做好工作彙報？
二、如何應對主管的質疑與批評？
三、如何向主管提出需求、爭取資源？
四、如何對主管做好工作彙報？
在這篇文章中，我想和你探討第一個面向：如何打破幕僚角色與主管、老闆之間的隔閡，聽懂對方的期待與決定，找出核心需求與順利完成的方法？
．．．
主動打破隔閡、做好管理，是自己的責任
主動去打破與主管之間的隔閡，還要去管理自己的老闆？這聽起來似乎有些不合常理，但卻是我們在職涯中擔任各種角色取得成功的必要關鍵，不僅僅適用於幕僚角色。
為什麼我會說「打破隔閡、做好管理，是自己的責任」呢？
第一，你的主管不會讀心術
也許你認為，主管應該瞭解你的感受或想法；但我可以向你保證，他們做不到、也不會去做。即使他們真的會讀心術，也應該會將精力與時間投入在更上層的主管，而不會在你身上；這只是相對投資報酬率較高的選項。
換句話說，你也會這麼做，因為對方可能為個人的成功提供資源。
你必須主動告訴主管自己的想法與感受，雖然這麼做並不容易。但是當你以帶有禮貌、建設性的方式向主管分享你的想法時，相信大多數的主管都會十分讚賞這樣的行為。
注意！是有禮貌、建設性的方式，你可以搜尋與學習「回饋」相關的技巧；有機會的話，我也會寫一篇關於如何做好回饋的文章。
第二，你可能會感到焦慮，不知如何與主管相處，但這是正常的
事實上，你的主管也可能為此感到焦慮。
與其跟主管說他的管理風格讓你感到緊張，不如告訴他：如果自己能獲得持續回饋，就會做得更好。當你和主管的溝通越多，這件事就會越容易做到。
第三，每位主管都希望被管理
我們都希望有人可以告訴我，該如何做好自己的工作，你的主管也不例外。
他同樣有更上層的主管，也需要做好向上管理；所以如果你能協助你的主管，一起做好管理這件事，我想彼此的關係將會更有助於職場工作與任務的推進。
當我們理解了這些，接下來的挑戰就是：如何打破隔閡、聽懂主管的期待與決定？
．．．
四個步驟，打破隔閡、聽懂主管的期待與決定
打破隔閡，不是要你直接衝去跟主管對話。
如果我們希望行動能順利，首先就得先在思維上做出調整與改變。有四個步驟，可以幫助我們更好地做到破除隔閡、聽懂對方的期待與決定：破除、留心、提問與談判。
依循這些步驟，就能搞懂主管的期待與決定，並且在有需要的情況下爭取共識與資源，順利達成主管所交付的工作。
步驟一、破除：打破主管不能交涉與談判的權威迷思
為什麼我們可以和同事很好的溝通與共事，但是對象換成了主管或老闆，就覺得做不到了？
很大程度是因為我們在無意中將對方的位置放到很高的台階上，深怕自己的行為惹麻煩、影響了對方對自己的觀感，覺得提問是不應該的事、害怕說錯話。
其實，我們可以換個思維，在心裡將主管與老闆降級、把自己升級；雙方在這個當下是站在相同的位置上，彼此都是為了一起更好地解決這個問題。
步驟二、留心：主動留心思考工作任務背後的為什麼
不要只是悶著頭做事，要抬起頭來看看四周、思考為什麼要做這件事？
相信我們在許多地方都聽過這樣的建議，但面對主管往往又會忘了，或是覺得這不是自己該管的事情、管了也沒用。這樣的念頭反而會讓我們在一開始，就對工作任務築起了防衛心態。
在網飛（Netflix）這家公司有一份企業文化與組織管理文件，其中有一條是這樣敘述的
「員工需要以高層管理者的角度看待事物，以便感受到自己與所有層級、所有部門都必須解決的問題之間有真正的聯繫，這樣公司才能發現每個環節上的問題與機會，並採取有效行動。如果員工不了解業務，那一定是管理者失職。」
如果我們能主動留心去搞清楚管理者心裡的目標、理解公司的方向，就有更高的動機去釐清這項工作任務與自己的關聯性。
步驟三、提問：去問為什麼？為什麼我要做這件事？
當我們透過提問得知主管的真正目的後，就會發現許多看似不合理、難理解的任務要求，都變得有討論空間了。其實，我們和主管之間並非是完全的對立關係，對方的要求也不是為了整我們，而是為了完成某些目標，只是我們還沒完全弄清楚而已。
當我們了解為什麼，接下來就可以進行最後一個步驟，談判。
步驟四、談判：向主管爭取共識與完成任務所需資源
談判的第一個好處，是可以贏得更多額外的幫助。
這時候，我們已經明白任務的真正目的，我們和主管之間是同一陣線的戰友，任務搞砸了對彼此都沒有好處。因此，為了完成任務，所有問題都可以談，包括我們所需要的資源與協助。
談判的第二個好處，是有機會找到替代方案，完成主管的要求。
舉例來說，主管交付了一個任務，希望你在一周內完成。但你手上還有一項工作正在進行，也清楚這項工作早就應該完成，所以肯定無法在一周內完成交付的新任務的，不知道該不該說。
說了，擔心被主管認為自己在找藉口，反被罵一頓；但是不說，勉強接下了交付的新任務，很有可能連同原有的工作都無法順利完成，到時候情況不會更好。但是，可以確定的一點是：沒有人希望這個任務搞砸，你會這麼想的、你的主管也是。
我的建議，是面對現況、提出可行方案，讓彼此有進一步討論的空間。
你告訴主管自己手上還有一項工作正在進行，如果加上這個新任務，恐怕會無法如期完成。是不是可以將這個新任務交付給其他人，或者等自己手上的工作完成後再接手這個新任務。還是說暫停手上一切工作，先接手進行這個新任務，如果這是目前最緊急的事。
當你說明了現況，也提出了幾項替代建議，我相信主管會審慎評估你提出的這些建議，或許他有自己的想法，但你們會有機會共同找出替代方案的。
別忘了最重要的一點：沒有人希望搞砸這個任務。
不要害怕談判，對主管而言，最重要的是任務背後的那個為什麼，也就是目的；主管並不在乎你會改變什麼，或是採用哪一種方法完成它，只要這個目的可以達成，其他的都可以討論。
透過這四個步驟，破除主管不能交涉的迷思、在工作中多留心、有問題直接問出來，這些都是打破你和主管之間那道隔閡的關鍵步驟；然後，你就創造出了談判與交涉的空間，向主管爭取共識與資源，順利達成交付的工作。
．．．
主管控制欲很強，根本不願意放權、只會一直干預我的工作，怎麼辦？
每當我提出前面的那些做法與建議後，總是會有人提出這樣的疑惑。
的確，破除、留心、提問與談判這四個步驟，讓我們有機會打破與主管之間的隔閡，順利完成交付的工作任務。但我們還是有可能遇到不可理喻、控制欲強，要求我們照著做就可以的主管。
這時候，又該怎麼辦？我建議，還是試著走完四個步驟。
職場工作者，不一定有能力可以選擇自己的主管。但是，懂得向上管理會讓你的職涯更順利，至少遇到差勁的主管時不會原地打轉。更重要的是，你在這個過程中，都在無形對主管施加了影響力，這種影響力就叫做「信任」感。
信任，是可以累積的。當你知道了任務背後的為什麼、經過了與主管的溝通與討論，然後再去執行任務，就會贏得更多信任，也可能獲得主管給予更大的工作空間，然後形成正向的循環。
即使你沒有改變主管的決定，你也已經實現了向上影響，只是現階段還沒有產生變化。
甚至，我們可能會發現：會不會只是自己的表達方式不夠好？
．．．
改變溝通表達的方式，有更大機會發揮影響力
最後，我想和你分享一些與主管溝通的經驗，只要「換句話說」就能創造不同的影響力。
舉例來說「主管，這個任務我完成不了。」這個常見的說法。如果換成「為了更好地完成這個任務，我想多了解以下的資訊，像是」會不會更好呢？
如果我們表達的是「最近我的事情太多了」或是「這件事太難了」不如改成「為了更好地完成這件事，我需要你的這些幫助，包括～」這樣的說法能讓對話延續下去。
不要等到事情出包了，才跟主管說「抱歉！這件事我搞砸了」而是在困難發生的當下、或是你意識到有可能出問題時，就第一時間向主管回報「我們現在遇到了一些困難，為了更好地完成目標，我需要你的協助。」
從我們說話的方式，對方就能感受到彼此是否站在同一邊？是想要推卸責任、還是共體時艱？這完全會影響對方接下來會採取的態度與做法。
在工作中多留心、有問題直接問出來，都是打破你和主管之間那道隔閡的關鍵。然後，你就有了談判與交涉的空間，好向主管爭取共識與資源，順利達成交付的工作。
即使無法改變主管的決定，你也在這個過程中實現了向上影響，只是當下還沒有看見變化。
只要持續這個向上影響的過程，我相信一定會帶來改變的。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)
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