專案管理不再是噩夢：我的實用工具大公開

延伸上一篇從問題出發：選擇工具的實踐與原則，這裡將用尋找專案管理工具舉例

確定問題

有好幾個專案需要跟進，但總感覺忙中有錯，容易漏掉事。所以我在找一個主要是給個人用的數位工具，不需要和其他人共用這份清單

看看別人怎麼做

相信自己遇到的問題別人也有，除了Google以外，也可以問問看Chatgpt

Google這樣回答我

Chatgpt這樣回答我

理解產品為什麼被設計出來

1. Notion ⇒Notion is the connected workspace where
   better, faster work happens. Now with AI
2. Quire ⇒ 是一款專案協同管理軟體，有別於傳統項目管理軟體，Quire樹狀結構的項目列表，可以讓繁多的待辦項目，有層次的分類管理。藉由網路可以與團隊成員線上即時互動溝通、協同合作，也支援離線操作。Quire主要是給大公司的小型團隊或是中小企業使用。主要功能包含：項目清單、看板、時間軸 、代辦事項、暫緩延遲事項、多合一資料夾、屬性過濾、實時協作等其他功能(摘要至維基百科)

設計流程

緩慢地引入生活，不要一次期待太大的改變，有記得用就好逐漸養成習慣，以下分享當時導入TickTick的生活習慣

1. 當有一個事情需要我完成，我就先記錄下來
2. 記錄下來後放到對應的專案中
3. 寫下要開始做這件事情的時間 ⇒ 這個可能比較少見，因為我希望被提醒的時機是這東西需要花心力去完成，不是到真的截止時，才想起這件事情要做

挑選數位工具要滿足的條件

1. 工具只為特定項目服務：我不喜歡把每個工作都塞在同一個工具內，雖然我也是Notion的愛用者，但我只把它用在共享資料。我更傾向產品為特定的項目服務，這麼一來比較容易養成使用的習慣，不用讓大腦太花力氣思考，例如：待辦事項使用TickTick，心智圖工具用Gitmind，蒐集知識還有寫作使用Heptabase，簡報／圖文使用Canva。
2. 雲端同步功能，因為我有多個設備－幾台常用的電腦、平板、手機，我希望在這些設備上都能看到資料，且編輯後，可以儲存，每個設備上都是看到最新的

常用的數位工具

• 待辦事項：TickTick

• 心智圖工具：Gitmind

• 蒐集知識還有寫作：Heptabase

• 簡報／圖文：Canva

• 與他人共享資料：Notion

• 時間紀錄：Toggl