Week2:GTD工作法如何幫助我管理15個專案

閱讀時間約 1 分鐘
在現代社會,我們面臨著時間管理和任務處理的挑戰。為了解決這些問題,我想分享一種稱為GTD(Getting Things Done)的工作方法,以及如何搭配TickTick使用。GTD 方法由David Allen 提出,旨在幫助人們更有效地管理任務和提高生產力。

GTD工作方法

大腦是拿來生產想法跟思考,不是記得東西的
我相信大家都有經歷過在工作到一半,腦袋有個靈光一閃的念頭或是事情要去處理,我們就放下手邊的事情去處理了,但GTD工作法建議大家,我們應該先寫下來,把事項收集起來,批次性的安排跟處理

個人步驟如下

  1. 收集:首先,將所有想法、任務在一起。這可以是一個清單、一個電子郵件收件箱或者任何適合您的地方。收集的目的是將所有需要處理的事物放在一個地方,讓我們可以批次進行後續步驟。
  2. 處理:接下來,針對收集到的每一個項目,確定下一步行動。立即去做可以快速完成(比如5分鐘內)的項目。如果需要花費較長時間,那麼將其分解成更小的子任務。
  3. 整理:將需要完成的任務各專案、清單內。
  4. 檢查:每天打開清單,確認要完成的工作
  5. 執行:專心執行今天的任務

額外執行技巧

  1. 一天一定要選一~三件重要有價值的任務:生活是一場馬拉松,一天的腦資源也有限
  2. 有明確截止日期的專案用截止日期往回推,長期的習慣培養的專案用推進的概念
  3. 要跟催某件事情,但對方沒給我回應時,把處理的時間延後,不是直接刪掉,確認自己記得再次聯繫
  4. 把要聯繫跟溝通的內容寫在待辦事項上
  5. 不要相信自己會記得

個人心得

GTD工作法讓我節省了不少心力,我比較少擔心事情漏掉,當我該處理事情的那天,系統會告訴我,自己使用的軟體是Ticktick,電腦以及手機同步,還可以匯出摘要讓我知道該周完成哪些重要工作,背後有個最重要的概念,大腦是用來計畫跟創造想法,不是記憶,把記憶外包給適合的工具
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