在現代的工作環境中，專案管理的有效性和效率是成功的關鍵。Kanban 看板管理是日本製造業所衍生出的一種流行敏捷專案管理方法，以視覺化、靈活和注重連續改進的理念，提供了簡單而實用的方式來管理工作流程。
接下來，我們將詳細介紹 Kanban 看板管理的核心元素和方法流程，用實際案例讓你快速掌握Kanban 看板管理方法！更有免費高效的Kanban 看板管理軟體平台推薦，絕對不容錯過！
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Kanban 看板管理介紹
什麼是Kanban 看板管理？
Kanban 看板是一種用於管理工作流程並提高效率的方法，源自日本的汽車製造商豐田Kanban 的核心概念是視覺化工作流程，限制進行中的工作（Work in Progress，WIP），並通過持續改進來提高效率和產出。
在 Kanban 看板系統中，工作項目（如任務，用戶故事或問題）通常以卡片的形式表示，並在一個看板上移動，這個看板代表了工作流程的不同階段。這種方法可以讓團隊成員清楚地看到工作的現狀，並理解什麼需要做、什麼正在做，以及什麼已經完成。
為什麼你要使用 Kanban 看板管理？
Kanban 看板管理有許多優點：
- 提高透明度：Kanban 看板使工作流程和工作狀態對所有團隊成員都清晰可見，這有助於提高透明度，並確保每個人都清楚自己的工作與整個團隊的目標如何相關。
- 降低過度生產：通過限制進行中的工作（WIP），Kanban 防止團隊成員同時進行太多的工作項目，這有助於降低過度生產和浪費，並確保團隊專注於完成最重要的工作項目。
- 靈活性：與其他一些更嚴格的敏捷方法（如 Scrum）相比，Kanban 更加靈活。在 Kanban 中，新的工作項目可以在出現時立即加入看板，而不需要等到下一個迭代或冲刺。
Kanban 看板管理與 Scrum 管理比較
雖然 Kanban 和 Scrum 都是敏捷方法，但它們在一些重要方面有所不同：
- 時間框架：Scrum 依賴於固定的冲刺（通常為一到四週），每個冲刺(Sprint)開始時，團隊會選擇一組要在冲刺期間完成的工作項目。相反，Kanban 沒有固定的時間框架，新的工作項目可以隨時加入看板。
- 角色：Scrum 定義了特定的角色，如 Scrum Master 和 Product Owner。然而，Kanban 沒有這些特定的角色。
- 流程：在 Scrum 中，當一個冲刺結束時，團隊會進行回顧會議，並計劃下一個冲刺。在 Kanban 中，改進是一個持續的過程，不需要特定的回顧或計劃會議。
總的來說，選擇 Kanban 還是 Scrum 取決於你的團隊、你的項目以及你的特定需要。有些團隊甚至選擇使用二者的混合方法，例如 Scrumban，結合了 Scrum 的結構和 Kanban 的流動性。
Kanban 看板管理的核心元
Kanban 看板作為流行的 專案管理方法 ，主要目的是增加效率並降低過度生產，由多個核心元素組成：
可視化工作流
Kanban 的第一個步驟是建立可視化的工作流程。這通常涉及創建一個看板，包含多個列，每一列代表工作流程的一個階段（例如：「待辦」、「分析中」、「開發中」、「測試中」、「進行中」、「已完成」）。
每個工作項目或任務都使用卡片的形式來表示，並根據其在工作流程中的位置放在適當的列中。
例如，一個軟體開發團隊可能有一個待辦列，裡面包含各種新功能和修復需求，這些需求在被分配給開發者後，將被移動到「開發中」列。
WIP 限制進行中的工作（Work In Progress）
在 Kanban 看板中，每個流程階段的進行中的工作數量都有上限，也就是 WIP （Work In Progress）限制。這有助於確保團隊專注於最重要的任務，並防止工作過度堆積，令團隊成員能夠專注於當前最重要的任務。
例如，如果一個團隊的「開發中」列的 WIP 限制設定為 5，那麼在任何時候，該列中最多只能有 5 個任務在進行。
流量管理
Kanban 的另一個重要概念是流量管理，這意味著監控並優化工作項目從開始到結束的時間（也稱為週期時間）。如果某個階段的卡片積聚，表示那裡可能存在瓶頸，需要進一步調查並解決。
例如，如果「測試中」列總是滿的，而「已完成」列則鮮有卡片，那可能意味著測試是一個瓶頸。團隊可能需要增加測試資源，或者尋找提高測試效率的方法。
明確規則和政策
每個團隊應該為其 Kanban 看板流程設定明確的規則和政策，例如何時移動卡片，如何確定 WIP 限制，以及如何處理阻塞問題。
例如，團隊可以在工作任務的開始就明確：只有當一個任務完全完成並已經過測試，才能將其卡片移動到「已完成」列。
持續改進思維
Kanban 鼓勵團隊進行持續學習和改進。這可能涉及定期的回顧會議，讓團隊一起檢視看板，討論什麼運作良好，什麼需要改進，並根據學習結果調整Kanban 看板流程和政策。
這些核心思維和方法共同提供了靈活而有效的Kanban 看板管理方式來管理工作流程，讓團隊可以迅速地適應變化，並隨時專注於最重要的工作項目。
掌握這些方法，不僅可以提升你的專案管理能力，也可以幫助你的團隊提高生產力，更好地適應變化，並持續提高工作能力。
Kanban 看板管理流程步驟
以下是實施 Kanban 管理的五個基本步驟：
確定你的工作流程階段
在開始前，你需要先確定你的工作流程。基本的工作流程可能包括「待處理」、「進行中」和「已完成」這三個階段，但你可以根據你的特定需求來調整。
例如，你可能需要添加「待審核」或「已驗證」等階段。
創建看板
看板是 Kanban 方法的核心。你可以在白板上創建一個實體看板，或使用軟體（如 Trello 或 Jira）來創建一個虛擬看板。每一個工作流程階段都應該在看板上有一個專用的區域或列。
使用/創建卡片表示工作項目
每一個工作項目都應該有一張卡片來表示。卡片應該包括所有必要的信息，如工作項目的描述、負責人、截止日期等。
在實體看板中，你可以使用便利貼或索引卡；在虛擬看板中，每個卡片會是一個可編輯的數據單元。
在看板上安排/編輯卡片
當你創建了卡片，就可以將它們安排在看板的適當區域或列中。所有的工作項目都應該從「待處理」區域開始，然後隨著它們的進展，移動到其他階段。
開始推動工作項目進行（工作量安排）
現在你已經設置好了你的 Kanban 看板系統，可以開始使用它來管理工作流程了。團隊成員應該定期檢查看板，並根據需要將卡片從一個階段移動到下一個階段。
重要的是要限制在「進行中」階段的工作量，以防止過度生產和混亂。
你可以前往看板配置的「欄」部分來配置看板的欄限制，並在這裡設置每一欄的上限和下限，如下圖所示：
如果你的「選擇上用於開發」或「正在進行」欄中有超過10項事務，則欄頂部會顯示為紅色：
通過這些步驟，你可以開始使用 Kanban 看板管理來提高你的工作效率和產出。不過，Kanban 是一種持續改進的方法，你應該定期回顧你的系統，並根據需要進行調整。
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它還提供了一系列的產品生產力工具，如文件共享、時間跟蹤和內置的聊天功能等。ClickUp 的免費版本非常強大，包括無限的任務和使用者，以及許多基本功能。
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Notion 的強大在於其靈活性和自定義性，可以 根據團隊的特定需求來配置 。Notion 的免費版本對於個人使用者已經完全足夠使用，團隊使用者如果想要更多功能則需要付費。
Jira
Jira 是由 Atlassian 公司 開發的一款強大敏捷專案管理工具，專為軟體開發團隊設計，具有專業看板功能，並提供了詳細的報告和度量工具，使團隊能夠追蹤項目進度、識別瓶頸並優化工作流程。
此外，Jira 還可以與 Atlassian 的其它工具（如 Confluence 和 Bitbucket）無縫集成，進一步提高團隊的生產力。Jira 對於少於 10 人的團隊提供了免費版本。
Trello
Trello 是一款簡單直觀且用戶友好的視覺化工具，讓你可以通過看板的形式來管理項目和任務。在 Trello 中，你可以為每個項目創建一個看板，並在看板上創建多個列表，代表工作流程的不同階段，如「待處理」、「進行中」和「已完成」。
每個列表中又包含多個卡片，每張卡片代表一個任務。你可以在卡片中添加描述、標籤、附件，並將其分配給特定的成員。
Trello 的免費版已經非常強大，但如果你需要額外的功能或集成，你也可以選擇升級到其商業版。
以上五個看板工具都有自己的特色和優勢，你可以根據你的需求來選擇最適合你的工具：
- 團隊大小：一些工具（如 Jira）對於小型團隊提供了免費版本，但對於大型團隊則需要付費。
- 功能需求：你可能需要某些特定的功能，如 Gantt 甘特圖視圖、時間跟蹤或者專為軟體開發設計的功能。你應該確保你選擇的工具提供了你需要的功能。
- 集成需求：如果你的團隊已經使用了一些其他的工具（如 Slack、Google Drive 或 GitHub），你應該確保你選擇的看板工具可以與這些工具集成。
- 預算：雖然這些工具都提供了免費版本，但如果你需要更多的功能或容量，你可能需要選擇付費版本。你應該考慮你的預算，並查看每個工具的價格與所提供的價值。
【進階技巧】如何提升Kanban 看板管理能力？
設定和調整 WIP 限制
工作進行中（Work In Progress，WIP）限制是 Kanban 方法的一個重要部分，其目的是防止過度生產和混亂。WIP 限制應該根據團隊的能力來設定，常見的策略是開始時設定一個寬鬆的限制，然後逐漸縮小，直到找到一個可以在保持流動性的同時最大化效率的數字。
如果你發現某個階段的卡片經常堆積起來，那麼可能需要降低該階段的 WIP 限制。這樣可以防止團隊在未完成的工作項目上分散注意力，並鼓勵他們專注於將現有的工作項目推進到下一個階段。
利用看板追蹤專案進度
看板提供了一個視覺化的方式來追蹤專案的進度。你可以快速地看到哪些工作項目正在進行，哪些已經完成，以及哪些還在等待。此外，你也可以看到工作項目在工作流程中的位置，這可以幫助你估計它們完成的時間。
如果你使用的是數位看板，你可能還可以利用內建的報表和分析工具來獲取更多的信息。例如，你可能可以看到工作項目的平均流動時間，或者看到專案的累計流程圖，如下圖所示：
識別和解決工作流程中的瓶頸
如果你發現某個階段的卡片經常堆積起來，這可能表明該階段是工作流程中的一個瓶頸。為了解決這個問題，你可能需要找出導致緩慢的原因。
可能的原因包括資源不足、技能匹配度不高或者過程不清晰。一旦你找到了問題的原因，你就可以採取措施來解決它。
可能的解決方案包括增加資源、提供培訓或者改進過程。在這個過程中，持續改進和學習是至關重要的。你應該定期回顧你的工作流程並調整你的策略，以確保你的 Kanban 看板系統可以有效地支持你的團隊。
Kanban 看板在不同領域的應用
Kanban 看板作為一種流程可視化的方法工具，最初在豐田的製造線中使用，用於管理和改進工作流程。現在，Kanban 已被廣泛應用於許多不同的領域和行業，包括軟體開發、人力資源、市場營銷等。
Kanban 在軟體開發的應用
在軟體開發中，Kanban 通常用於管理工作流程，尤其是在敏捷開發團隊中。Kanban 看板通常包含多個列表，每個列表代表工作流程的一個階段（例如「待處理」、「進行中」、「測試」和「完成」）。
每個任務或工作項目都被表示為一張卡片，並隨著其在工作流程中的進展而在看板上移動。
Kanban 的主要優點是它提供了一個可視化的工作流程，使團隊成員可以清楚地看到所有的任務和它們的狀態。此外，Kanban 還能幫助團隊識別瓶頸，並優化工作流程，以提高效率和生產力。
Kanban 在其它領域（如人力資源、市場營銷等）的應用
除了軟體開發，Kanban 也被廣泛應用於其他領域。
- 人力資源：HR 團隊可以使用 Kanban 管理招聘流程。例如，看板的列表可能包括「待審核的簡歷」、「初次面試」、「第二次面試」、「提供職位」和「完成」等階段。這不僅可以幫助 HR 團隊跟蹤每個候選人的進度，還可以讓團隊成員清楚地了解每個階段有多少工作需要完成。
- 市場營銷：市場營銷團隊可以使用 Kanban 管理各種營銷活動和項目，例如內容創作、社交媒體策略、活動策劃等。看板可以幫助團隊跟蹤每個活動或項目的狀態，並確保所有的工作都按計劃進行。
- 客戶服務：客戶服務團隊可以使用 Kanban 跟蹤客戶問題的解決狀況。每個問題都可以作為一張卡片，並在「新問題」、「處理中的問題」和「已解決的問題」等列表之間移動。
總的來說，無論在哪個領域，只要涉及到需要管理和跟蹤的流程或項目，Kanban 看板都可以提供有效的幫助。
關於Kanban 看板管理的常見問題（FAQs）
看板管理系統 (Kanban) 是一種流行的工作流程管理方法，旨在最大化效率，降低浪費，並實現持續改進。以下是有關看板管理的一些常見問題（FAQs）：
什麼是 Kanban 看板？
為什麼要使用 Kanban？
Kanban 和 Scrum 有什麼區別？
如何實施 Kanban？
什麼是 WIP 限制？
Kanban 是否只適用於軟體開發？
Kanban 可以解決所有的生產問題嗎？
Kanban 看板管理適合所有的項目和團隊嗎？
如何有效地使用 Kanban 看板？
