工具 | 效率提升 | 只要Excel / Google試算表，就能掌握大半效率

在試過一些管理時間APP還是無法改善拖延症之後，我開始試著最簡單的表格做到以下三件事：

1. 可以指出大約什麼時間應該做什麼，但保留彈性
2. 當我依照安排甚至比安排更提前時要有一點點「做到了」、「做得好」的回饋
3. 事後可以得知每件事大約需要多少時間，讓自己未來規劃更準確

邊運用邊調整大約三個月後，真心覺得這幾點都可以做到，效率也提升很多，所以也記錄一下和大家分享。

以下會分別介紹檔案內「週計畫＋紀錄」、「專案紀錄」、「活力分析」和「每週改進」四個部分。

週計畫+紀錄

這種分頁以時間為中心，也是一天中不定時就會回來檢視的分頁。

時間上以半個小時為單位，一個區塊一天，一頁一週。

從6點開始而非0點，是因為我的作息很難在12點前入睡，對我來說一天事務的開始是醒來，如果從醒來到睡覺的安排每次都要分在兩個區塊實在麻煩又不直覺，所以將近期最早醒來的時間點當作開始，這樣0~6點就會自然地接在24點後了。

每個區塊有三欄，左邊是事先安排，中間是實際紀錄，最右邊可以放各種補充、備註、檢討（最上面那列分別是日期、星期幾以及當天是否是約會日、旅行日等特殊日子）。

事先安排

我通常會在前一天晚上把固定時間的事務先填上去，然後將要做的事情寫出來（列在下面空白處或是拿紙手寫都可以），等當天開始工作前再迅速安排這些事情要在哪些時間做。（最多大約五到十分鐘）。這樣可以避免一大早就發生和事前安排牴觸的狀況時產生脫離掌控的負面感受。如果一天中間有什麼突發事件，我也會直接改掉後面的安排。（比如接到一天內要交的案件，或是家庭突然打算外出。但是我不會因為前面的事拖延到就改後面的安排。）安排的小祕訣有二：一是不要高估自己的效率，不然挫敗感很快就會跑出來，盡量根據過去經驗安排平均時間正負10%的時長；二是每天都要留一定的空白，也要留出日常生活（吃飯洗澡家庭時間等）的時間，這樣出現不至於要大改行程的突發狀況時才不會覺得煩燥，也可以用這些時間補上之前的進度、留給自己或是和身邊的人交流互動。

實際紀錄

不用太細！糾結在細節很容易放棄，我是只要半小時內有十分鐘執行就會在裡面打勾，然後加註這半小時裡還做了哪些大於十分鐘的事（小於五分鐘的真的可以不用記，除非這件事和其他事情連動而且有重要性）。通常我會在轉換手上的事情時或在其他空檔迅速更新這部分，比較可以即時瞭解自己當下的狀況。（千萬不要一直打斷自己工作每半小時就去填一次，畢竟最終目標是提升做事效率）

在事先安排欄，我會將當天安排了但沒做到的時數上紅底，不一定要完全吻合安排的時間，但時數要滿（除非事情提前完成）；在實際紀錄欄，我會將該做事卻在耍廢的時候上紅底，不用做事卻做事（為了補上當天該做卻沒做的時候不算）、提前進行事務等狀況上綠底。兩欄獨立不互相影響，然後加總紅底綠底取比值，給自己的要求是不要大於1，盡量追求在0.5以下。這個部份最近才新增，我個人覺得是已經熟悉基本表格之後有餘裕再做就好的部分。

下面的空格也會用於速記一下不同的工作費時多久（一次花了1.2小時還沒完成就先寫「'1.2+」，接著花半小時就疊上去「'1.7+」，最後又用了0.7小時完成就是「2.4」），但最後會歸納到專案紀錄，所以也可以不用，要的話就真的只是用來速記，不用太執著每件事都一定要記。

專案紀錄

本分頁以事務為中心，一週內會有幾天更新（自己的寫作或其他計畫等，以及大學期間的作業、報告），或是當天有接案子的話會更新上來。

以專案為單位，一個區塊一個月，一頁一年。

因為我自己長時間內會進行多個接案、創作，所以特別需要這個表來統整所有經手的工作所需時間、收入、結案日、業主和對接窗口。底色沒有什麼原因，只是我比較偏好用顏色區分不同類別的工作。

也可以直接在這個表把大專案拆成小項目，比如以前我會把一個報告（第一列，上底色）分為文獻查證、實際紀錄、討論與分析等細項（不上底色），需要總時數的話在第一列使用用加總功能即可。現在我也會將同一個月內的同一類文章放在一起，只在類別上底色。這樣比較好統計和比較所需時間和文長

或是如果想知道自己在特定工作種類的時薪的話，放一起對收入和工時做出統計就可以更瞭解自己的產能了。

工作未完成會在編號欄上該類別的顏色；工作完成已收款／不須收款會上比較深色的綠底，工作完成未收款／可能收款（如參加比賽尚未公布名次）會上比較淺色的綠底。

最近加上一個金色區，會一直往下拖放在最新的月份。裡面直接列出未完成（未反綠）編號和待收款（淺綠）編號（不限於當月開始的專案，所有未完成和代收款都列在裡面），順便持續瞭解自己的達成率（所有綠／總專案數）。在「未反綠」區，所有編號都可以透過超連結連到表格內相應的格子；如果是有時限的任務，且在一個禮拜內，我會反紅。對於達成率，我自己是以75~80%作為基準，達成率更低的時候我就不會在這頁加上更多未來想做的事，大於80%的時候就會開始把之後想做的事情列上去。

活力分析

在大致瞭解「各種事需要花的時間」後，最近新增來瞭解自己一天中「最適合工作的時間」的新分頁。

不是刻意睡覺的睡覺算是1，活力滿滿又靈感湧現是10，有點睏／煩燥等導致做事效率低到可能開始耍廢是5。直接設定條件格式讓顏色自己跑出來，就一目瞭然。

純吃飯、刻意入睡等不紀錄，因為是本來就沒有產值的時間。（一開始紀錄的時候會記吃飯，但我吃飯的時候精神都會特別好，同樣的時間拿來工作未必能這麼好。發現影響對趨勢的觀察後就不記了。但是洗碗、家事等就會記。）

一樣的原則：

1. 不用太細、太糾結。用直覺決定是什麼數字就迅速填上去。
2. 不用一定要填，尤其一開始會忘記非常正常，也不用打斷自己的工作去填。可以大概回想就往回寫，想不起來或忘記填就直接放掉，甚至如果一整天都有特殊行程不方便記也可以整天跳掉。反正最後看的是整體趨勢，而空白格不會算在平均裡。

最上面通常會有還在睡覺的空格，我會補上當天是否睡飽、睡眠時數、咖啡因量以及是否外出工作做為參考。但目前累計的資料不夠，現在得出的平均值也已經很能參考了，所以暫時不打算分類分析。

瞭解自己的活力週期後，最顯著的改變是知道特別需要腦力的工作應該排在什麼時候，比較普通的工作可以排在其他時候。

另外也可以很直觀瞭解到一天的活力時間有限，耍廢也別在那段時間了。

每週改進

有列出須改善事項、可能原因、改進措施、每週總結須改善點、措施評值、每週總結措施大原則等欄。

不過後來發現，這些欄位確實能幫助思考，但不是每件事都需要這麼詳細拆分。比如之前有一週發現「熬夜完成工作後兩天工作效率會降低、更容易分心、拖延」後，我直接放在「可能原因」欄，前面後面都沒有再衍生，但是一點開這個分頁就可以直接看到這句話，會讓我更清楚不得不熬夜之後兩天該怎麼期望自己的產值，這樣就夠了。

所以也有些事情是我會直接寫「改進措施」而不在前後補內容的。

核心概念仍然是：做這些只是讓自己持續變好的「過程」而已，目標從來不是要把這張試算表做成100分。

其他工具

我也還是會使用Google日曆標出一些我人一定要到／空出來的時間段（如上課、線上講座、固定時間地點的工作約會、出遊或飯局），讓Google日曆提醒我，只是就不會在裡面安排有彈性的事項。

而且我也有保留手寫日程本的習慣，只是安排線上化之後，日程本更多的是記錄每天完成了什麼比較大的項目。就我自己來說，寫下來會更有滿足感，所以保留這部分的手寫。

其他輔助工具會在下一篇中一次列出！