J046|如何利用簡單的日報讓你的時間管理更精準?

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘


「想提升生產力的話,要以1日1週1月為單位管理工作,將每日的任務與大的目標結合。」


「每日用一張A4紙,製作「行動紀錄日報」,寫下6個內容:


內容一:今日的日期


內容二:一句話描述今天一天打算怎麼過


內容三:寫下最多六個今日的任務,標上1-6的優先級,以及每個任務的預計使用時長


內容四:留一個可以容納6個列點的空間,紀錄今日的思考與得到的「構思 Idea」


內容五:留另一個「追加的任務」區域,將一天臨時想到的任務紀錄,並且決定「馬上完成」或者「委託他人完成」。


內容六:一句話描述今天過得如何。」


這段討論,節錄自日本作者 Kei [1,2] 於2024年7月12日出版的「A4・1枚ですべての仕事を可視化する 爆速ノート術 [3]」的第二章的內容,引發我對「日報」的深度思考。


Kei 所介紹的這種日報格式,從一天打算怎麼過,寫下「預定的任務,今天的思考,追加的任務」到最後描述一天過得如何,的確很有一日始終的感覺。


我目前的日報格式,則是以紀錄「知識活動」為主。


我目前使用的知識活動紀錄,是啟發自會計學中的簿記,


希望能追蹤每日產生的知識活動。


目前我每一筆「簿記」,都包含三個元素:


01 知識活動流水號:從1號開始編流水號,紀錄一天進行知識活動的次數


02 知識活動使用時間:紀錄從事該知識活動的時間,可以幫助自己更了解各種任務的耗時,也能幫助自己持續往下一個任務前進


03 知識活動的總結:我會紀錄知識活動的產出,共同參與知識活動的人名,以及該次知識活動的關鍵字。


紀錄知識活動這件事,幫助我更具體意識到自己一天有多少時間,


是真的花在思考,創造,寫作等等的知識活動上,


在做週回顧的時候相當實用。


我期待累積了足夠多的知識紀錄活動後,


我可以進一步發展「知識會計學」,


來為自己一週一月一季的知識活動做報表,


也更能夠理解自己的時間具體都花在哪裡。


我想知識會計學會是最終極的時間管理,


管理的盡頭一定都是某種會計學。



Reference

[1] https://dadsecretbase.com/

[2] https://www.youtube.com/channel/UCuOzaoqQlNs1aCHYMz-97XA

[3] https://www.kinokuniya.co.jp/f/dsg-01-9784534061195


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